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Anfragen und Termine Ihrer Website verwalten
Jedes Formular, das auf Ihrer Website abgeschickt wird, ist ein möglicher Kunde. Statt im Posteingang unterzugehen, reihen sich Anfragen im Panel auf, sodass Sie immer wissen, wen Sie schon angerufen haben und wer noch wartet.
Kurz gesagt
- Eingänge aus den Kontaktformularen und „Rufen Sie mich zurück“-Formularen Ihrer Website landen im Bildschirm Funktionen › Anfragen und Termine.
- Formularanfragen und E-Mail-Benachrichtigungen sind im kostenlosen Starter-Tarif enthalten.
- Der Professional-Tarif schaltet die Anfragenverwaltung (Statusverlauf, Notizen, Erinnerungen, Statistiken, Export) und Online-Termine frei.
- Mit Listen- oder Boardansicht, Filtern sowie Notizen und Verlauf zu jeder Anfrage geht nichts vergessen.
Der ganze Sinn einer Website ist, dass das Telefon klingelt und Formulare eingehen. Doch was nach dem Eingang einer Anfrage passiert, ist genauso wichtig: Ein Formular, das Sie zu spät beantworten, ist oft ein Kunde, der zur Konkurrenz gegangen ist. Im Heyşirket-Unternehmenspanel werden alle Anfragen Ihrer Website auf einem Bildschirm gesammelt.
Teil 1 Wohin gehen die Anfragen?
Wenn jemand auf Ihrer Website ein Kontakt-, Angebots- oder „Rufen Sie mich zurück“-Formular ausfüllt, landet der Eingang im Panel im Bildschirm Funktionen › Anfragen und Termine. Gleichzeitig erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, sodass Sie auch ohne Anmeldung von neuen Anfragen erfahren. An welche Adresse Benachrichtigungen gehen, legen Sie unter Einstellungen › Benachrichtigungen fest.
Teil 2 Listen- und Boardansicht
Sie können Anfragen auf zwei Arten ansehen:
| Ansicht | Wann sie sich eignet |
|---|---|
| Liste | Um viele Anfragen schnell nach Datum, Formular oder Quelle zu überfliegen |
| Board | Um Anfragen in Spalten nach Status zu sehen (z. B. neu, angerufen, Angebot gesendet, abgeschlossen) |
Mit dem Filter oben zeigen Sie nur die heutigen Anfragen, ein bestimmtes Formular oder Anfragen an, die Sie noch nicht beantwortet haben. Klicken Sie auf eine Anfrage, um ihre Details zu öffnen: Was im Formular stand, von welcher Seite sie kam sowie die dazu hinzugefügten Notizen und der Verlauf stehen alle hier.
Teil 3 Ein empfohlener Tagesablauf
Neue Anfragen morgens öffnen
Wählen Sie im Filter neue Anfragen aus; lesen Sie jede und entscheiden Sie, wer sie bearbeiten soll.
Antworten und Notiz hinzufügen
Fügen Sie nach dem Anruf oder der Antwort der Anfrage eine kurze Notiz hinzu (z. B. „Angebot am Donnerstag senden“). Wenn jemand anderes im Team sie ansieht, erkennt er, wo Sie aufgehört haben.
Status aktualisieren
Verschieben Sie die Anfrage in der Boardansicht in den nächsten Status. Im Professional-Tarif können Sie zusätzlich eine Erinnerung setzen.
Einmal pro Woche auswerten
Prüfen Sie, von welchen Seiten und Formularen Ihre Anfragen kommen; eine Seite, die viele Anfragen bringt, lohnt sich zu verbessern.
Teil 4 Online-Termine und Kalender
Im Professional-Tarif wird Ihrer Website ein Terminformular hinzugefügt, und eingehende Termine erscheinen auf demselben Bildschirm als Terminkalender. Für Betriebe, die stundenweise arbeiten, etwa Praxen, Kosmetikstudios und Beratungen, verkürzt das die Zeit am Telefon spürbar. Wenn sich ein Termin ändert, erscheint das im Verlauf der Anfrage.
Teil 5 Export und Tarife
Sie können Anfragen als CSV-Datei herunterladen, um sie in Excel zu öffnen oder in ein anderes System zu übernehmen. Der kostenlose Starter-Tarif enthält Formularanfragen und E-Mail-Benachrichtigungen; die Anfragenverwaltung mit Statusverlauf, Notizen, Erinnerungen, Statistiken und Export sowie Online-Termine gehören zum Professional-Tarif. Im Professional-Tarif können Sie Ihre eigene WhatsApp-Nummer verbinden und dort Benachrichtigungen zu Anfragen und Terminen erhalten; im Premium-Tarif können Benachrichtigungen auch über die WhatsApp-Nummer von Heyşirket kommen. Einen Tarifvergleich finden Sie unter Die Unterschiede zwischen den Website-Tarifen.
Checkliste für die Anfragenroutine
- Benachrichtigungs-E-Mails gehen an die richtige Adresse.
- Jede Anfrage bekommt innerhalb von 24 Stunden eine Antwort.
- Zu jeder beantworteten Anfrage wird eine Notiz hinzugefügt.
- Die Anfragequellen werden einmal pro Woche ausgewertet.
Sind Anfragen auch im kostenlosen Tarif sichtbar?
Ja. Formularanfragen und E-Mail-Benachrichtigungen sind im Starter-Tarif enthalten.
Kann auch jemand aus meinem Team Anfragen sehen?
Sie können Teammitglieder unter Einstellungen › Team einladen und ihre Rollen festlegen; die Berechtigung, Anfragen zu sehen, hängt von der Rolle ab.
Kann ich meine Anfragen nach Excel bekommen?
Sie können Anfragen als CSV exportieren; der Export gehört zur Funktion Anfragenverwaltung.
Anfragen ansehen Sehen Sie die Formulare und Termine Ihrer Website auf einem Bildschirm. Zu den Anfragen
Autor: Heyşirket-Redaktionsteam