Citas · 12 min de lectura
¿Qué es un sistema de citas en línea y cómo lo montas en tu negocio?
Las llamadas para reservar pueden pasar a tu web. Te explicamos qué nivel de sistema necesitas de verdad y cómo se configura cada uno en Heyşirket.
En resumen
- Un sistema de citas en línea permite que el cliente elija día y hora en tu web por su cuenta, y la cita llega a tu panel.
- En el plan Starter gratuito de Heyşirket recibes solicitudes de cita con formularios de contacto y de “llámame”; el formulario de cita en línea con selección de día y hora está en el plan Professional.
- El sistema de gestión de citas del plan Premium incluye un calendario con una columna por médico o miembro del personal, servicios, citas recurrentes, lista de espera, fichas de pacientes, aprobación por WhatsApp y recordatorios.
- Los mensajes de confirmación y recordatorio a pacientes o clientes vienen desactivados por defecto; cuando los actives, se envían por WhatsApp, SMS o correo en el orden que elijas.
- El calendario de tu web solo muestra horas en las que al menos una persona trabaja y está libre, así que cargar bien los horarios de trabajo es el paso de configuración más importante.
En un negocio que trabaja con citas, el teléfono suena todo el día. Un paciente o cliente pide un hueco libre, miras tu agenda, luego alguien cancela y ese hueco se queda vacío. Un sistema de citas en línea lleva ese tráfico a tu web: el cliente elige la hora, la cita llega a tu panel y el recordatorio sale solo.
Pero no todos los negocios necesitan el mismo sistema. Una consultora con unas pocas citas a la semana y una clínica con tres médicos no tienen por qué usar la misma herramienta. En este artículo primero separamos los niveles y luego mostramos cómo se monta cada uno en Heyşirket, con los nombres reales de las pantallas.
- El cliente elige una hora — Calendario en tu web
- La solicitud llega al panel — Esperando aprobación
- Tú apruebas — Panel o WhatsApp
- Sale el recordatorio — Antes de la visita
Parte 1 · Definición ¿Qué es un sistema de citas en línea?
Un sistema de citas en línea es una configuración en la que los clientes ven en tu web los días y horas libres, eligen el que les conviene, y la elección llega a tu calendario como una cita o como una solicitud pendiente de aprobación. La diferencia con reservar por teléfono es que la mayor parte del trabajo sigue avanzando mientras tú estás ocupado.
Un buen sistema resuelve tres cosas a la vez. Primero, disponibilidad: solo se muestran los huecos realmente libres, y dos personas no pueden reservar la misma hora. Segundo, aprobación: decides si apruebas las solicitudes tú o si un hueco libre se confirma al momento. Tercero, recordatorios: un mensaje corto antes de la cita reduce las ausencias.
Parte 2 · Niveles ¿Cuánto sistema de citas necesita tu negocio?
Antes de decidir, hazte dos preguntas: ¿cuántas citas das al día y cuántas personas dan citas? Según la respuesta, eliges uno de tres niveles.
| Nivel | Cómo funciona | Para quién es |
|---|---|---|
| Formulario de solicitud de cita | El cliente escribe su nombre, teléfono y solicitud; tú llamas y acordáis la hora entre los dos | Unas pocas citas a la semana, una persona |
| Formulario de selección de día y hora | El cliente elige un día y una hora dentro de tu horario de trabajo; la solicitud llega al panel y tú haces el seguimiento | Citas regulares, un solo calendario |
| Software de seguimiento de citas | Calendario con columnas por personal, duración de servicios, aprobación, citas recurrentes, lista de espera y recordatorios | Varios médicos o personal, calendario muy ocupado |
Parte 3 · Planes ¿Qué incluye cada plan de Heyşirket?
En Heyşirket, las citas son un módulo que se abre en el panel de empresa según tu plan. Una función que no está en tu plan aparece bloqueada en el menú, así puedes ver qué hace y mejorar el plan cuando lo necesites.
| Función | Starter (gratis) | Professional | Premium |
|---|---|---|---|
| Formularios de contacto y de “llámame”, avisos por correo | ✓ | ✓ | ✓ |
| Formulario de cita en línea con selección de día y hora | — | ✓ | ✓ |
| Gestión de solicitudes: estado, notas, asignación, recordatorios, tablero, CSV | — | ✓ | ✓ |
| Avisos desde tu propio número de WhatsApp, avisos por SMS | — | ✓ | ✓ |
| Sistema de gestión de citas: calendario, personal, servicios, fichas de pacientes | — | — | ✓ |
| Citas recurrentes, lista de espera, pantalla de resumen | — | — | ✓ |
| Aprobación por WhatsApp, recordatorios y enlace de cancelación | — | — | ✓ |
Professional cuesta 699,99 TL al mes o 6999,90 TL al año, y Premium 24.999 TL al mes o 249.990 TL al año; los precios incluyen KDV. Para ver todas las diferencias entre planes, mira planes de web, y para los precios vigentes, la página de Precios.
Parte 4 · Configuración Crear un sistema de citas: paso a paso en el plan Professional
En el plan Professional, la cita en línea se instala como una función. La configuración son tres pasos y rara vez tarda más de diez minutos.
Pon en línea el formulario de citas
Activa la función
En el panel, instala Citas en línea en la pantalla Características › Catálogo de funciones. La tarjeta de configuración muestra los pasos que faltan, en orden.
Introduce tu horario de trabajo
En la pantalla Perfil del negocio, introduce los días y horas en que das citas. Solo se pueden elegir estos días en el formulario de tu web.
Añade el formulario a una página
En la pantalla Diseño › Página de inicio, añade la sección Citas en línea o Mapa y citas y arrástrala a su lugar.
Responde las solicitudes que lleguen
Las solicitudes de cita aparecen en la pantalla Características › Solicitudes y citas con el tipo “Cita en línea”. Llama al cliente y pon el estado en Reserva confirmada o Cancelado.
Como la gestión de solicitudes está en el mismo plan, puedes asignar una solicitud a una persona del equipo, ponerte un recordatorio y seguir las solicitudes en columnas de estado vistas en el tablero. Para una rutina diaria sugerida, mira cómo gestionar las solicitudes de la web.
Parte 5 · Calendario Software de seguimiento de citas: el calendario del plan Premium
Si tienes varios médicos, terapeutas o personal, una lista de solicitudes no basta; necesitas ver de un vistazo quién está ocupado y cuándo. El sistema de gestión de citas del plan Premium está pensado para eso. Está disponible en temas con calendario de citas en línea y aparece en el panel como un menú aparte, Citas.
- Calendario: vistas de día, semana y mes. En la vista de día, cada persona del equipo es una columna. Haz clic en un hueco vacío para abrir una cita nueva, o arrastra una tarjeta a otra hora o a la columna de otra persona.
- Personal y horario de trabajo: en la pantalla Ajustes de citas › Personal introduces los horarios, incluidas las pausas, las ausencias y los días cerrados.
- Servicios: duración, color y, si hace falta, tiempo de margen (limpieza, preparación). Al elegir un servicio, la duración de la cita se rellena sola.
- Citas recurrentes: semanales o cada dos semanas, por número de sesiones o por fecha de fin. Una sesión que cae en festivo se salta y se añade al final de la serie.
- Lista de espera: añade a las personas que dicen “avísame si se libera un hueco antes”; cuando se libera uno, el sistema sugiere a quién le encaja.
- Ficha del paciente: en la pantalla Pacientes ves los datos de contacto, los consentimientos, las citas pasadas y próximas, y los mensajes enviados. Los datos de contacto se guardan cifrados.
- Resumen: ocupación, tasas de ausencia y de cancelación, de dónde llegan las citas y citas por persona del equipo.
Una solicitud de la web aparece en el calendario como una tarjeta con borde discontinuo; tócala y elige Aprobar o Rechazar. Marca a quien no vino como No vino desde el menú de la tarjeta, y la tasa de ausencias de la pantalla de resumen se actualiza. Guía paso a paso en el panel: Ayuda › Seguimiento de citas.
Parte 6 · Reglas ¿Cómo se configuran las reglas de la cita en línea?
Las reglas que deciden quién puede reservar, cuándo y cuántas citas por la agenda de tu web están en la pantalla Ajustes de citas › Citas online. Configurarlas bien desde el principio te evita corregir cosas por teléfono después.
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Aprobación | Con Lo apruebo yo, la solicitud espera tu aprobación; con Confirmar al momento si la hora está libre, una solicitud para un hueco libre se confirma directamente |
| Aviso mínimo | Bloquea las citas de última hora, por ejemplo, con al menos 2 horas de antelación |
| Máximo de días por adelantado | Define hasta cuántos días adelante muestra el calendario, por ejemplo 30 días |
| Máximo diario | Limita cuántas citas se pueden hacer desde la web en un día |
| Intervalo de horas | Ofrece las horas en la web en intervalos de 10, 15, 20, 30 o 60 minutos |
| Elección de personal | El cliente puede elegir a una persona o decir “sin preferencia”, y la cita va a quien esté libre |
| Enlace de cancelación | El cliente recibe un enlace personal y puede cancelar hasta la hora que elijas; tú recibes un aviso |
Cuando el calendario de festivos de la pantalla Ajustes de citas › General está activado, los festivos aparecen cerrados en el calendario de tu web. Una persona del equipo sin horario de trabajo no muestra ningún hueco libre en la web; es el paso que más se suele saltar al configurar.
Parte 7 · WhatsApp ¿Cómo funciona un sistema de citas por WhatsApp?
En muchos negocios, las citas ya se acuerdan por WhatsApp. En Heyşirket, WhatsApp ayuda en dos sitios distintos: aprobar solicitudes e informar a los clientes.
- Aprobación por WhatsApp (Premium): en la pantalla Citas online introduces tu número de aprobación. Cuando llega una solicitud nueva desde la web, llega un mensaje a ese número; solo tienes que responder “Sí” o “No”. Se pueden añadir hasta tres números.
- Mensajes a clientes (Premium): en la pantalla Ajustes de citas › Mensajes activas las confirmaciones, los recordatorios y, si quieres, las solicitudes de reseña. Eliges el orden de los canales: WhatsApp, SMS, correo. Se puede programar un segundo recordatorio para las citas que se reserven poco antes.
- Tu propio número (Professional y superiores): si conectas tu número de WhatsApp con un código QR, los avisos y los mensajes a clientes salen desde tu propio número.
Parte 8 · Lista de revisión Errores comunes con la cita en línea
Revisa antes de publicar
- Los horarios de trabajo y las pausas están cargados para cada persona del equipo.
- Las ausencias y los días cerrados están marcados; el calendario de festivos está activado.
- La duración de los servicios es realista; hay margen donde hace falta tiempo de preparación.
- El método de aprobación es una decisión consciente: ¿apruebas tú, o un hueco libre se confirma al momento?
- El formulario solo pide lo necesario: nombre, teléfono y día preferido.
- Los recordatorios están activados y has leído el texto de las plantillas.
- Has hecho una cita de prueba desde la web y has visto que llega al panel.
¿Puedo montar un sistema de citas en línea gratis?
En el plan Starter gratuito de Heyşirket puedes añadir a tu web un formulario de contacto o de “llámame” y recibir solicitudes de cita; las solicitudes aparecen en el panel y recibes un aviso por correo. El formulario de cita en línea en el que el cliente elige día y hora está en el plan Professional.
¿Cuál es la diferencia entre el software de seguimiento de citas y un formulario de cita en línea?
Un formulario de cita en línea te envía el día y la hora que eligió el cliente como solicitud; tú llamas para confirmar. El software de seguimiento de citas gestiona toda la cita con un calendario por columnas de personal, duración de servicios, aprobación, citas recurrentes, lista de espera y recordatorios. En Heyşirket, lo primero está en el plan Professional y lo segundo en Premium.
¿Puedo aprobar citas por WhatsApp?
Sí, con el sistema de gestión de citas del plan Premium. Introduces tu número de aprobación en los ajustes de cita en línea; cuando llega una solicitud nueva, llega un mensaje a ese número y apruebas o rechazas respondiendo Sí o No.
¿Pueden los clientes cancelar su propia cita?
Si los mensajes están activados, la confirmación y el recordatorio incluyen un enlace personal. El cliente puede cancelar por ese enlace hasta la hora que hayas fijado, y tú recibes un aviso.
¿Puede cada médico ver solo su propio calendario?
Sí. Vinculas a una persona del equipo con un usuario del panel; un usuario que no es administrador solo ve y edita su propia columna.
¿Funciona con otro software de citas que ya uso?
Las conexiones con algunos programas de gestión de consultas y de citas se activan por web desde la pantalla Integraciones del sistema de gestión de citas. Una vez conectado, las citas de ese programa aparecen en el calendario y cierran los huecos libres correspondientes en tu web. Escríbenos sobre el programa que usas.
Abre tu calendario de citas Introduce tu personal y tus horarios de trabajo, elige tus reglas de cita en línea y deja que las solicitudes de tu web lleguen a tu calendario. Ir a citas
Si todavía no tienes web, empieza gratis; a medida que crezcan tus necesidades de citas, mejoras tu plan desde el panel.
Autor: Equipo editorial de Heyşirket