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Gérer les demandes et les rendez-vous de votre site
Chaque formulaire envoyé sur votre site est un client potentiel. Au lieu de vous perdre dans une boîte de réception, les demandes s'alignent dans le panneau : vous savez toujours qui a été appelé et qui attend encore.
En bref
- Les envois des formulaires de contact et « rappelez-moi » de votre site arrivent à l'écran Fonctionnalités › Demandes et rendez-vous.
- Les demandes par formulaire et les notifications par e-mail sont incluses dans le forfait Starter gratuit.
- Le forfait Professional débloque la gestion des demandes (suivi des statuts, notes, rappels, statistiques, export) et les rendez-vous en ligne.
- Avec les vues liste ou tableau, les filtres, et les notes et l'historique sur chaque demande, rien ne s'oublie.
Avoir un site web sert d'abord à recevoir des appels et des formulaires. Mais ce qui se passe après l'arrivée d'une demande compte tout autant : un formulaire auquel vous répondez tard, c'est souvent un client parti chez un concurrent. Dans le panneau de l'entreprise Heyşirket, chaque demande venue de votre site est regroupée sur un seul écran.
Partie 1 Où arrivent les demandes ?
Quand quelqu'un remplit un formulaire de contact, de devis ou « rappelez-moi » sur votre site, l'envoi arrive dans le panneau, à l'écran Caractéristiques › Demandes et rendez-vous. Vous recevez aussi une notification par e-mail au même moment, pour être prévenu même sans vous connecter. Vous gérez l'adresse de réception des notifications dans Réglages › Notifications.
Partie 2 Vues liste et tableau
Vous pouvez afficher les demandes de deux façons :
| Vue | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Liste | Pour parcourir rapidement beaucoup de demandes par date, formulaire ou source |
| Tableau | Pour voir les demandes en colonnes selon leur statut (par exemple nouvelle, appelée, devis envoyé, clôturée) |
Utilisez le filtre en haut pour n'afficher que les demandes du jour, un formulaire précis ou les demandes auxquelles vous n'avez pas encore répondu. Cliquez sur une demande pour ouvrir son détail : ce qui a été écrit dans le formulaire, la page d'origine, ainsi que les notes et l'historique qui lui ont été ajoutés.
Partie 3 Une routine quotidienne conseillée
Ouvrez les nouvelles demandes le matin
Sélectionnez les nouvelles demandes dans le filtre ; lisez chacune et décidez qui doit s'en occuper.
Répondez et ajoutez une note
Après un appel ou une réponse, ajoutez une courte note à la demande (par exemple « Envoyer le devis jeudi »). Quand un collègue la consultera, il verra où vous en êtes.
Mettez le statut à jour
Dans la vue tableau, déplacez la demande vers son statut suivant. Avec le forfait Professional, vous pouvez aussi programmer un rappel.
Faites le point une fois par semaine
Regardez de quelles pages et de quels formulaires viennent vos demandes ; une page qui apporte beaucoup de demandes vaut la peine d'être améliorée.
Partie 4 Rendez-vous en ligne et calendrier
Avec le forfait Professional, un formulaire de prise de rendez-vous est ajouté à votre site, et les rendez-vous reçus apparaissent sur le même écran, dans un calendrier des rendez-vous. Pour les activités qui fonctionnent à l'heure, comme les cliniques, les salons de beauté et les cabinets de conseil, cela réduit nettement le temps passé au téléphone. Quand l'heure d'un rendez-vous change, la modification apparaît dans l'historique de la demande.
Partie 5 Export et forfaits
Vous pouvez télécharger les demandes au format CSV pour les ouvrir dans Excel ou les transférer vers un autre système. Le forfait Starter gratuit comprend les demandes par formulaire et les notifications par e-mail ; la gestion des demandes, qui comprend le suivi des statuts, les notes, les rappels, les statistiques et l'export, ainsi que les rendez-vous en ligne, sont inclus dans le forfait Professional. Avec le forfait Professional, vous pouvez relier votre propre numéro WhatsApp et y recevoir les notifications de demandes et de rendez-vous ; avec le forfait Premium, les notifications peuvent aussi venir du numéro WhatsApp de Heyşirket. Pour comparer les forfaits, voir les différences entre les forfaits de site.
Liste de contrôle des demandes
- Les e-mails de notification arrivent à la bonne adresse.
- Chaque demande reçoit une réponse dans les 24 heures.
- Une note est ajoutée à chaque demande traitée.
- Les sources des demandes sont vérifiées une fois par semaine.
Les demandes sont-elles visibles aussi avec le forfait gratuit ?
Oui. Les demandes par formulaire et les notifications par e-mail sont incluses dans le forfait Starter.
Quelqu'un de mon équipe peut-il aussi voir les demandes ?
Vous pouvez inviter des membres depuis Réglages › Équipe et définir leurs rôles ; l'accès à la lecture des demandes dépend du rôle.
Puis-je mettre mes demandes dans Excel ?
Vous pouvez exporter les demandes en CSV ; l'export fait partie de la fonctionnalité de gestion des demandes.
Vérifiez vos demandes Retrouvez les formulaires et les rendez-vous de votre site sur un seul écran. Aller aux demandes
Auteur : équipe éditoriale Heyşirket