Tahsilat · 6 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-17

Müşteri raporları ve ödeme talepleri: yaptığınız işi gösterin, ödemeyi zamanında alın

Ajans, yazılım, SEO ya da danışmanlık hizmeti veriyorsanız müşteriniz iki şeyi unutur: ne kadar iş yaptığınızı ve ödeme gününü. Bu ekran ikisini de sizin yerinize hatırlatır.

Kısaca

• Hizmet anlaşması ücret modelini (sabit, saatlik, saat paketi), rapor ve ödeme talebi gününü ve hatırlatma dizisini tek yerde tutar.
• Rapor günü geldiğinde önceki dönemin iş kayıtları ve metrikleriyle taslak hazırlanır; müşteriye onayınız olmadan hiçbir şey gitmez.
• Göndermeden önce gerçek e-posta önizlemesini görür, kendinize test gönderir ve isterseniz ileri bir saate planlarsınız.
• Ödeme talebi rapordan ayrı bir e-postayla gider; ödenmezse vadeye göre kibarca hatırlatılır, dizi bitince size "arayın" bildirimi gelir.
• Fatura istemeyen müşterilerde talepler seçtiğiniz gönderen profilinin adı, logosu ve IBAN'ıyla gider; ödeme talebi cari bakiyeye işlemez.

Atlas Dijital, iki diş kliniğinin web sitesini ve SEO'sunu yönetiyor. Her ay onlarca iş yapılıyor: blog yazıları, teknik düzeltmeler, hız iyileştirmeleri. Ama ay sonunda müşteri "bu ay ne yaptınız?" diye soruyor, ödeme de çoğu zaman bir hafta gecikiyor.

Raporlar ve talepler ekranı bu iki sorunu birlikte çözer. Bu rehberin sonunda ilk anlaşmanızı kurmuş, işlerinizi kaydetmeye başlamış ve ilk raporunuzu kendinize test olarak göndermiş olacaksınız.

1. Teklif onayı — Çalışma başlar
2. İş kaydı — Ay boyunca
3. Rapor taslağı — Rapor günü
4. Önizle · test · onayla — Siz
5. Ödeme talebi — Birkaç saat sonra
6. Hatırlatma — Vadeye göre
7. Tahsilat — Teşekkür e-postası

Bölüm 0 · Başlangıç Her iş teklifin onaylanmasıyla başlar

Müşteriniz teklifi çevrimiçi onayladığında (ya da siz teklifi Kabul edildi olarak işaretlediğinizde) bir çalışma başlangıcı açılır ve size "çalışmayı başlatın" bildirimi gelir. Teklif penceresindeki Çalışmayı başlat düğmesi de aynı ekranı açar.

Başlatma sihirbazı

1. Teklif kalemleri

   Her kalemi Tek seferlik ya da Düzenli işaretleyin. Düzenli kalemlerin toplamı anlaşmanın aylık ücreti olur; tek seferlikler (ör. web tasarımı) ilk ödeme talebine gider.

2. Anlaşma ve projeler

   Tekliften önerilen anlaşma adını, ücret modelini, rapor ve talep takvimini kontrol edin; projeleri ve verilen hizmetleri ekleyin.

3. Başlangıç bilgileri

   Başlangıç tarihi, ilk toplantı, sorumlu kişi ve karşılama mesajı. Hepsi müşterinin e-postasında ve başlangıç sayfasında görünür.

4. Sizden ihtiyacımız olanlar

   Hizmetlere göre öner logo, panel erişimi, Search Console izni gibi maddeleri ekler. Şifre hiçbir maddede istenmez; müşteri sizi yetkili kullanıcı olarak ekler.

5. Başlat

   Önizleyin, kendinize test gönderin ve Çalışmayı başlat deyin: anlaşma ve projeler kurulur, karşılama e-postası "Onaylanan teklif" PDF'iyle gider; tek seferlik ödeme talebi isterseniz birkaç saat sonra ayrı e-postayla gider.

Bölüm 1 · Kurulum Hizmet anlaşması: ücret, takvim, alıcılar

Sol menüde Satışlar grubundaki Raporlar ve talepler satırından ekranı açın, sağ üstteki Yeni anlaşma düğmesine basın. Anlaşma bir müşteriyle yaptığınız düzenli işi tanımlar; bir anlaşmaya birden çok proje bağlanabilir ve rapor tek belge olarak, projeler bölüm bölüm çıkar.

Anlaşmayı oluşturmak

1. Müşteri ve ad

   Müşteriyi seçin, anlaşmaya anlaşılır bir ad verin (ör. "Web sitesi ve SEO hizmetleri").

2. Ücret modeli

   Sabit ücret, Saatlik ücret ya da Saat paketi seçip tutarları KDV hariç yazın. Fatura istemeyen müşteride KDV'yi %0 bırakabilirsiniz.

3. Fatura tercihi ve gönderen

   Fatura istiyor ya da Fatura istemiyor seçin; müşterinin göreceği gönderen kimliğini belirleyin.

4. Takvim

   Rapor (haftalık / aylık) ve ödeme talebi (haftalık / aylık / üç aylık) gününü, vadeyi ve talebin rapordan kaç saat sonra gideceğini seçin.

5. Alıcılar ve hatırlatma

   Kime boş kalırsa müşterinin birincil yetkilisinin e-postası kullanılır. Hatırlatma dizisini seçin: nazik, sıkı ya da hafif.

Bölüm 2 · Ay boyunca İş kaydı: raporun asıl içeriği

Ekranın üstündeki İş kaydı düğmesi 20 saniyelik bir form açar: proje, yapılan iş, tür, tarih, isteğe bağlı açıklama, yayınlanan sayfanın bağlantısı, ekran görüntüsü ve süre. Telefondan da aynı form çalışır.

• İç not işaretli kayıtlar ekipte kalır; müşteri raporunda görünmez.
• Faturalanabilir süre işareti saatlik ve paket anlaşmalarda talep tutarına girer.
• Açıklamayı müşterinin anlayacağı dille yazın; rapora olduğu gibi girer.

Bölüm 3 · Rapor günü Raporu kontrol etmek, test etmek, göndermek

Taslaktan gönderime

1. Özet yazın

   Dönem özeti alanına 2–3 cümle yazın. Hazır cümle ekle iş kayıtlarınızdan kısa bir giriş önerir; değiştirmeniz serbest. Yazdıklarınız otomatik kaydedilir.

2. Metrikleri gözden geçirin

   Her metriğin göz simgesi onu müşteri raporundan gizler. Bağlı kaynaklardan verileri yenile Search Console, GA4, PageSpeed ve site izleme verilerini o dönem için yeniden okur.

3. Plan ve beklentiler

   Gelecek dönem planı ve Sizden beklediklerimiz alanları raporun sonunda yer alır; ikincisi müşteriye sarı bir kutuda gösterilir.

4. Önizleyin ve test edin

   E-postayı önizle Gmail, Outlook ve telefon görünümünde müşterinin göreceği e-postanın aynısını gösterir. Kendime test aynı e-postayı PDF ekiyle size [TEST] etiketiyle gönderir.

5. Onaylayın

   Onayla ve gönder penceresinde alıcıları kontrol edin, Şimdi gönder ya da İleri tarihe planla seçin. Aynı dönemin ödeme talebini de rapordan birkaç saat sonra ayrı e-postayla gidecek şekilde birlikte planlayabilirsiniz.

Bölüm 4 · Tahsilat Ödeme talebi ve hatırlatmalar

Ödeme talebi; tutarı, son ödeme tarihini, IBAN'ı ve talep numarasını (açıklamaya yazılması için) içerir. Müşteri e-postadaki düğmeyle ödeme sayfasını açar: IBAN'ı tek dokunuşla kopyalar, firma kimliğinde sanal POS bağlıysa kartla öder ya da Ödemeyi yaptım ile dekontuyla birlikte bildirir.

Bölüm 5 · Kimlik Fatura tercihi ve gönderen profili

Müşteri kartında ya da anlaşmada Fatura istiyor / Fatura istemiyor seçilir. Fatura isteyen müşteride ödeme gelince talepteki Faturayı kes düğmesi kalemleri fatura taslağına aktarır; kesilmeyenler Genel bakışta "Tahsil edildi, faturası kesilmedi" listesinde durur.

Gönderen profilleri sekmesinde firmanızın kimliğini (logo, marka rengi, IBAN, imza) tamamlarsınız. Fatura istemeyen müşteriler için başka bir kişinin adı, logosu ve IBAN'ıyla kişi profili açabilirsiniz; bu profille giden e-postada, PDF'te ve ödeme sayfasında müşteri yalnız o kişiyi görür. Kişi profilinde kartla ödeme yoktur, müşteri havale/EFT ile öder.

Raporlar ve talepler İlk anlaşmanızı oluşturun, projeleri bağlayın ve ilk raporu kendinize test olarak gönderin. Ekranı aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi