الحجوزات · قراءة 9 دقيقة
ما هو نظام الحجز الإلكتروني وكيف تُعدّه لعملك؟
المكالمات الهاتفية المتعلقة بالحجوزات يمكن أن تنتقل إلى موقعك. نشرح أي مستوى من النظام تحتاجه فعلًا، وكيف يُعدّ كل مستوى في Heyşirket.
باختصار
- نظام الحجز الإلكتروني يتيح للعملاء اختيار اليوم والساعة بأنفسهم على موقعك، ويصل الحجز إلى لوحتك.
- في باقة Starter المجانية من Heyşirket تجمع استفسارات الحجز عبر نماذج التواصل و«اتصلوا بي»، أما نموذج الحجز الإلكتروني الذي يختار فيه العميل اليوم والساعة فموجود في باقة Professional.
- نظام إدارة المواعيد في باقة Premium يتضمن تقويمًا بعمود لكل طبيب أو موظف، والخدمات، والمواعيد المتكررة، وقائمة الانتظار، وبطاقات المرضى، والموافقة عبر واتساب والتذكيرات.
- رسائل التأكيد والتذكير للمرضى أو العملاء مغلقة افتراضيًا؛ وبعد تفعيلها تُرسل عبر واتساب أو SMS أو البريد بالترتيب الذي تختاره.
- التقويم على موقعك يعرض الأوقات التي يعمل فيها شخص واحد على الأقل وهو متاح، لذلك فإدخال ساعات العمل بشكل صحيح هو أهم خطوة في الإعداد.
في عمل يعتمد على المواعيد، لا يتوقف الهاتف طوال اليوم. يسأل مريض أو عميل عن موعد فارغ، فتراجع جدولك، ثم يلغي أحدهم موعده فيبقى الوقت فارغًا. نظام الحجز الإلكتروني ينقل هذا الزحام إلى موقعك: يختار العميل الوقت، ويصل الحجز إلى لوحتك، ويُرسل التذكير تلقائيًا.
لكن ليس كل عمل يحتاج النظام نفسه. مستشار لديه بضعة حجوزات في الأسبوع وعيادة فيها ثلاثة أطباء لا يحتاجان الأداة نفسها. في هذه المقالة نفصل المستويات أولًا، ثم نوضح كيف يُعدّ كل مستوى في Heyşirket، بأسماء الشاشات الفعلية.
- يختار العميل موعدًا — تقويم على موقعك
- يصل الاستفسار إلى اللوحة — بانتظار الموافقة
- تعتمد الاستفسار — من اللوحة أو WhatsApp
- يُرسل التذكير — قبل الزيارة
الجزء 1 · التعريف ما هو نظام الحجز الإلكتروني؟
نظام الحجز الإلكتروني طريقة يرى فيها العملاء الأيام والساعات المتاحة على موقعك، ويختارون ما يناسبهم، ويصل الاختيار إلى تقويمك كحجز أو كاستفسار بانتظار الموافقة. الفرق عن الحجز الهاتفي أن معظم العمل يستمر حتى وأنت مشغول.
النظام الجيد يحل ثلاثة أمور معًا. أولًا التوفر: تُعرض الأوقات الفارغة فعلًا، ولا يستطيع شخصان حجز الوقت نفسه. ثانيًا الموافقة: تقرر هل توافق على الاستفسارات بنفسك، أم يُؤكَّد الموعد الفارغ فورًا. ثالثًا التذكير: رسالة قصيرة قبل الموعد تقلل حالات عدم الحضور.
الجزء 2 · المستويات كم يحتاج عملك من نظام حجز؟
قبل أن تقرر، اسأل نفسك سؤالين: كم موعدًا تعطي في اليوم، وكم شخصًا يعطون مواعيد؟ وبناءً على الجواب تختار واحدًا من ثلاثة مستويات.
| المستوى | كيف يعمل | لمن يناسب |
|---|---|---|
| نموذج استفسار الحجز | يكتب العميل اسمه وهاتفه وسبب استفساره، وتتصل به وتتفقان على الوقت معًا | بضعة حجوزات في الأسبوع، وشخص واحد |
| نموذج اختيار اليوم والساعة | يختار العميل يومًا وساعة ضمن ساعات عملك؛ يصل الاستفسار إلى اللوحة وتتابعه أنت | حجوزات منتظمة، وتقويم واحد |
| برنامج إدارة المواعيد | تقويم بأعمدة للموظفين، ومدد للخدمات، وموافقة، وحجوزات متكررة، وقائمة انتظار، وتذكيرات | عدة أطباء أو موظفين، وتقويم مزدحم |
الجزء 3 · الباقات ماذا تتضمن كل باقة في Heyşirket؟
في Heyşirket تُفتح المواعيد كوحدة في لوحة شركتك حسب باقتك. الميزة غير الموجودة في باقتك تظهر مقفلة في القائمة، فترى ما تفعله وترقّي باقتك عندما تحتاجها.
| الميزة | Starter (مجانًا) | Professional | Premium |
|---|---|---|---|
| نماذج التواصل و«اتصلوا بي»، وإشعارات بالبريد الإلكتروني | ✓ | ✓ | ✓ |
| نموذج حجز إلكتروني مع اختيار اليوم والساعة | — | ✓ | ✓ |
| إدارة الاستفسارات: الحالة والملاحظات والإسناد والتذكيرات واللوحة وCSV | — | ✓ | ✓ |
| إشعارات من رقم WhatsApp الخاص بك، وإشعارات SMS | — | ✓ | ✓ |
| نظام إدارة المواعيد: التقويم والموظفون والخدمات وبطاقات المرضى | — | — | ✓ |
| المواعيد المتكررة، وقائمة الانتظار، وشاشة الملخص | — | — | ✓ |
| الموافقة عبر WhatsApp والتذكيرات ورابط الإلغاء | — | — | ✓ |
تكلّف باقة Professional 699.99 TL شهريًا أو 6,999.90 TL سنويًا، وباقة Premium 24,999 TL شهريًا أو 249,990 TL سنويًا، والأسعار شاملة KDV. للفروق الكاملة بين الباقات راجع باقات الموقع، ولأحدث الأسعار راجع صفحة الأسعار.
الجزء 4 · الإعداد إنشاء نظام حجز خطوة بخطوة في باقة Professional
في باقة Professional يُثبَّت الحجز الإلكتروني كميزة. الإعداد من ثلاث خطوات، ونادرًا ما يتجاوز عشر دقائق.
تشغيل نموذج الحجز الإلكتروني على موقعك
فعّل الميزة
في اللوحة، ثبّت المواعيد الإلكترونية من شاشة الميزات › متجر الميزات. تعرض بطاقة الإعداد الخطوات المتبقية بالترتيب.
أدخل ساعات عملك
في شاشة الملف التجاري، أدخل الأيام والساعات التي تستقبل فيها المواعيد. لا يمكن اختيار إلا هذه الأيام في النموذج على موقعك.
أضف النموذج إلى صفحة
في شاشة التصميم › الصفحة الرئيسية، أضف قسم المواعيد الإلكترونية أو الخريطة والمواعيد، واسحبه إلى مكانه.
رُدّ على الاستفسارات الواردة
تظهر استفسارات الحجز في شاشة الميزات › الاستفسارات والحجوزات بنوع "موعد إلكتروني". اتصل بالعميل، وغيّر الحالة إلى تم الحجز أو ملغى.
لأن إدارة الاستفسارات موجودة في الباقة نفسها، يمكنك إسناد الاستفسار إلى أحد أعضاء الفريق، وضبط تذكير لنفسك، ومتابعة الاستفسارات في أعمدة الحالة على عرض اللوحة. لجدول يومي مقترح راجع إدارة استفسارات الموقع.
الجزء 5 · التقويم برنامج متابعة المواعيد: تقويم Premium
إذا كان لديك عدة أطباء أو معالجين أو موظفين، فقائمة الاستفسارات لا تكفي؛ تحتاج أن ترى بنظرة واحدة من المشغول ومتى. نظام إدارة المواعيد في باقة Premium مصمم لذلك. يعمل مع القوالب التي تتضمن تقويم حجز إلكتروني، ويظهر في اللوحة كقائمة المواعيد منفصلة.
- التقويم: عرض يومي وأسبوعي وشهري. في العرض اليومي يكون لكل موظف عمود. انقر على خانة فارغة لفتح حجز جديد، واسحب البطاقة إلى وقت آخر أو إلى عمود شخص آخر.
- الموظفون وساعات العمل: في شاشة إعدادات الحجوزات › الموظفون تُدخل الساعات مع فترات الاستراحة والإجازات والأيام المغلقة.
- الخدمات: المدة واللون، وعند الحاجة وقت فاصل (للتنظيف أو التحضير). عند اختيار خدمة تُملأ مدة الحجز تلقائيًا.
- المواعيد المتكررة: أسبوعيًا أو كل أسبوعين، بعدد جلسات أو حتى تاريخ انتهاء. الجلسة التي تقع في عطلة رسمية تُتخطى وتُضاف إلى نهاية السلسلة.
- قائمة الانتظار: أضف من يقول «اتصل بي إذا فُتح موعد أبكر»؛ وعندما يتحرر موعد يقترح النظام من يناسبه.
- بطاقة المريض: في شاشة المرضى ترى بيانات التواصل والموافقات والحجوزات السابقة والقادمة والرسائل المرسلة. تُحفظ بيانات التواصل بشكل مشفّر.
- الملخص: نسبة الإشغال ومعدلات عدم الحضور والإلغاء، ومن أين يأتي الحجز، والحجوزات لكل موظف.
يظهر الاستفسار القادم من الموقع في التقويم كبطاقة بإطار متقطع؛ اضغط عليها واختر اعتماد أو رفض. ولتسجيل من لم يحضر بالحالة لم يحضر من قائمة البطاقة، ويتحدّث معدل عدم الحضور في شاشة الملخص تلقائيًا. دليل خطوة بخطوة في اللوحة: المساعدة › متابعة المواعيد.
الجزء 6 · القواعد كيف تضع قواعد الحجز الإلكتروني؟
القواعد التي تحدد من يمكنه الحجز عبر تقويم موقعك، ومتى، وكم، موجودة في شاشة إعدادات الحجوزات › الحجز الإلكتروني. ضبطها بشكل صحيح من البداية يوفر عليك تصحيح الأمور لاحقًا بالهاتف.
| الإعداد | ماذا يفعل |
|---|---|
| الموافقة | مع أنا أؤكدها ينتظر الاستفسار الموافقة، ومع يُؤكَّد فورًا إن كان الوقت فارغًا يُؤكَّد الاستفسار لوقت فارغ مباشرة |
| أقل مدة قبل الموعد | يمنع الحجز في آخر لحظة، مثلًا قبل ساعتين على الأقل |
| أقصى عدد أيام مقدمًا | يحدد إلى أي مدى يُظهر التقويم المواعيد، مثلًا 30 يومًا |
| الحد اليومي | يحدد كم حجزًا يمكن إجراؤه عبر الموقع في اليوم الواحد |
| خطوة الوقت | تُعرض الأوقات على الموقع بفترات 10 أو 15 أو 20 أو 30 أو 60 دقيقة |
| اختيار الموظف | يمكن للعميل اختيار شخص معين أو اختيار «لا تفضيل»، ويذهب الحجز إلى من هو متاح |
| رابط الإلغاء | يحصل العميل على رابط شخصي ويمكنه الإلغاء حتى الوقت الذي تختاره، ويصلك إشعار |
عند تفعيل تقويم العطل الرسمية في شاشة إعدادات الحجوزات › عام، تُغلق العطل في تقويم موقعك. والموظف الذي لا توجد له ساعات عمل لا يظهر له أي موعد فارغ على الموقع أصلًا، وهذه الخطوة هي الأكثر إغفالًا أثناء الإعداد.
الجزء 7 · WhatsApp كيف يعمل نظام الحجز عبر WhatsApp؟
في كثير من الأعمال تُرتَّب الحجوزات عبر WhatsApp أصلًا. في Heyşirket يساعد WhatsApp في مكانين منفصلين: اعتماد الاستفسارات، وإبلاغ العملاء.
- الموافقة عبر WhatsApp (Premium): في شاشة الحجز الإلكتروني تُدخل رقم الموافقة. عند وصول استفسار جديد من الموقع تصل رسالة على ذلك الرقم، فقط ردّ بـ«نعم» أو «لا». ويمكن إضافة حتى ثلاثة أرقام.
- الرسائل للعملاء (Premium): في شاشة إعدادات الحجوزات › الرسائل تفعّل التأكيدات والتذكيرات، وإن أحببت طلبات التقييم. تختار ترتيب القنوات: WhatsApp ثم SMS ثم البريد الإلكتروني. ويمكن ضبط تذكير ثانٍ للحجوزات التي تُجرى قبل الموعد بوقت قصير.
- رقمك الخاص (Professional فما فوق): إن ربطت رقم WhatsApp الخاص بك عبر رمز QR، تُرسل الإشعارات ورسائل العملاء من رقمك.
الجزء 8 · قائمة التحقق أخطاء شائعة في الحجز الإلكتروني
تحقق قبل التشغيل
- ساعات العمل والاستراحات مُدخلة لكل موظف.
- الإجازات والأيام المغلقة مُعلَّمة، وتقويم العطل الرسمية مفعّل.
- مدد الخدمات واقعية، وفاصل زمني مضبوط حيث يلزم وقت للتحضير.
- طريقة الموافقة اختيار واعٍ: هل توافق بنفسك، أم يُؤكَّد الموعد الفارغ فورًا؟
- النموذج يسأل فقط عما يلزم: الاسم والهاتف واليوم المفضل.
- رسائل التذكير مفعّلة، وقد قرأت نص القالب.
- أجريت حجزًا تجريبيًا من الموقع ورأيته يصل إلى اللوحة.
هل يمكنني إعداد نظام حجز إلكتروني مجانًا؟
في باقة Starter المجانية من Heyşirket تضيف نموذج تواصل أو «اتصلوا بي» إلى موقعك، وتجمع استفسارات الحجز؛ تظهر الاستفسارات في اللوحة ويصلك إشعار بالبريد. أما نموذج الحجز الإلكتروني الذي يختار فيه العميل اليوم والساعة فموجود في باقة Professional.
ما الفرق بين برنامج متابعة المواعيد ونموذج الحجز الإلكتروني؟
نموذج الحجز الإلكتروني يرسل إليك اليوم والساعة التي اختارها العميل كاستفسار، وتتصل به لتأكيده. أما برنامج متابعة المواعيد فيدير الحجز كاملًا بتقويم بأعمدة للموظفين، ومدد للخدمات، وموافقة، ومواعيد متكررة، وقائمة انتظار، وتذكيرات. في Heyşirket الأول في باقة Professional، والثاني في Premium.
هل يمكنني اعتماد الحجوزات عبر WhatsApp؟
نعم، مع نظام إدارة المواعيد في باقة Premium. تُدخل رقم الموافقة في إعدادات الحجز الإلكتروني؛ وعند وصول استفسار جديد تأتيك رسالة على ذلك الرقم، فتعتمده أو ترفضه بالرد بـ«نعم» أو «لا».
هل يستطيع العملاء إلغاء حجزهم بأنفسهم؟
إذا كانت الرسائل مفعّلة، يتضمن التأكيد والتذكير رابطًا شخصيًا. يستطيع العميل الإلغاء من خلاله حتى الوقت الذي تحدده، ويصلك إشعار.
هل يستطيع كل طبيب رؤية تقويمه فقط؟
نعم. تربط الموظف بمستخدم في اللوحة؛ والمستخدم غير المدير يرى عموده فقط ويعدّله.
هل يعمل مع برنامج حجز آخر أستخدمه حاليًا؟
الربط مع بعض برامج العيادات والحجز متاح لكل موقع من شاشة التكاملات في نظام إدارة المواعيد. عند الربط تظهر حجوزات ذلك البرنامج في التقويم، وتُغلق المواعيد الفارغة المقابلة على موقعك. اكتب لنا عن البرنامج الذي تستخدمه.
افتح تقويم مواعيدك أدخل موظفيك وساعات عملهم، واختر قواعد الحجز الإلكتروني، ودع الاستفسارات القادمة من موقعك تصل إلى تقويمك. انتقل إلى المواعيد
إن لم يكن لديك موقع بعد، ابدأ مجانًا؛ ومع زيادة احتياجات الحجز ترقّي باقتك من اللوحة.
الكاتب: فريق تحرير Heyşirket