Randevu · 8 dk okuma · Güncellendi:
Online randevu sistemi nedir, işletmenize nasıl kurulur?
Telefonda geçen randevu trafiği sitenize taşınabilir. Hangi seviyede bir sisteme ihtiyacınız olduğunu ve Heyşirket'te nasıl kurulduğunu sırayla anlattık.
Kısaca
- Online randevu sistemi, müşterinin uygun gün ve saati sitenizden kendisinin seçtiği, randevunun sizin panelinize düştüğü düzendir.
- Heyşirket'te ücretsiz Başlangıç paketinde iletişim ve "sizi arayalım" formlarıyla randevu talebi alınır; gün ve saat seçtiren online randevu formu Profesyonel pakettedir.
- Premium paketteki randevu takip sistemi hekim ya da personel sütunlu takvim, hizmetler, tekrarlayan randevu, bekleme listesi, hasta kartı, WhatsApp ile onay ve hatırlatma içerir.
- Hastaya ya da müşteriye giden onay ve hatırlatma mesajları varsayılan olarak kapalıdır; siz açınca WhatsApp, SMS ya da e-posta sırasıyla gider.
- Sitedeki takvim yalnız en az bir kişinin çalıştığı ve boş olduğu saatleri gösterir; çalışma saatlerini doğru girmek kurulumun en önemli adımıdır.
Randevuyla çalışan bir işletmede telefon gün boyu çalar. Hasta ya da müşteri boş saat sorar, siz defterinize bakarsınız, sonra biri iptal eder ve o saat boş kalır. Bir online randevu sistemi bu trafiği sitenize taşır: müşteri uygun saati kendisi seçer, randevu panelinize düşer, hatırlatma kendiliğinden gider.
Ama her işletmenin aynı sisteme ihtiyacı yok. Haftada birkaç randevu alan bir danışmanla üç hekimli bir klinik aynı aracı kullanmak zorunda değil. Bu yazıda önce seviyeleri ayırıyoruz, sonra Heyşirket'te her seviyenin nasıl kurulduğunu ekran adlarıyla anlatıyoruz.
- Müşteri saati seçer — Sitedeki takvim
- Talep panele düşer — Onay bekliyor
- Siz onaylarsınız — Panel ya da WhatsApp
- Hatırlatma gider — Randevudan önce
Bölüm 1 · Tanım Online randevu sistemi nedir?
Online randevu sistemi, müşterinin sitenizde boş gün ve saatleri görüp kendine uygun olanı seçtiği, seçimin sizin takviminize randevu ya da onay bekleyen talep olarak düştüğü düzendir. Telefonla randevudan farkı, işin büyük kısmının siz meşgulken de yürümesidir.
İyi bir sistem üç şeyi birlikte çözer. Birincisi müsaitlik: yalnız gerçekten boş saatler gösterilir, aynı saate iki kişi yazılmaz. İkincisi onay: talebi siz mi onaylarsınız, boşsa hemen mi kesinleşir, bunu siz seçersiniz. Üçüncüsü hatırlatma: randevudan önce giden kısa bir mesaj gelmeme oranını düşürür.
Bölüm 2 · Seviyeler İşletmenize ne kadar randevu sistemi lazım?
Karar vermeden önce kendinize iki soru sorun: Günde kaç randevu veriyorsunuz ve randevu veren kaç kişi var? Cevaba göre üç seviyeden birini seçersiniz.
| Seviye | Nasıl çalışır | Kime uygun |
|---|---|---|
| Randevu talep formu | Müşteri adını, telefonunu ve isteğini yazar; siz arayıp saati birlikte belirlersiniz | Haftada birkaç randevu, tek kişi |
| Gün ve saat seçtiren form | Müşteri çalışma saatleriniz içinden gün ve saat seçer; talep panele düşer, siz dönersiniz | Düzenli randevu, tek takvim |
| Randevu takip programı | Personel sütunlu takvim, hizmet süreleri, onay, seri randevu, bekleme listesi ve hatırlatma | Birden çok hekim ya da personel, yoğun takvim |
Bölüm 3 · Paketler Heyşirket'te hangi pakette ne var?
Heyşirket'te randevu bir modüldür; şirket panelinizde paketinize göre açılır. Paketinizde olmayan özellik menüde kilitli görünür, ne işe yaradığını görür, ihtiyaç olunca yükseltirsiniz.
| Özellik | Başlangıç (ücretsiz) | Profesyonel | Premium |
|---|---|---|---|
| İletişim ve "sizi arayalım" formu, e-posta bildirimi | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gün ve saat seçtiren online randevu formu | — | ✓ | ✓ |
| Talep yönetimi: durum, not, atama, hatırlatma, pano, CSV | — | ✓ | ✓ |
| Kendi WhatsApp numaranızdan bildirim, SMS bildirimi | — | ✓ | ✓ |
| Randevu takip sistemi: takvim, personel, hizmetler, hasta kartı | — | — | ✓ |
| Tekrarlayan randevu, bekleme listesi, özet ekranı | — | — | ✓ |
| WhatsApp ile onay, hatırlatma ve iptal bağlantısı | — | — | ✓ |
Profesyonel paket 699,99 TL/ay ya da 6.999,90 TL/yıl, Premium 14.999 TL/ay ya da 149.990 TL/yıl; fiyatlar KDV dahildir. Paketlerin tüm farkı için site paketleri yazısına, güncel fiyatlar için Fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Bölüm 4 · Kurulum Randevu sistemi oluşturma: Profesyonel pakette adım adım
Profesyonel pakette online randevu bir özellik olarak kurulur. Kurulum üç adımdır ve çoğu işletmede on dakikayı geçmez.
Online randevu formunu yayına almak
Özelliği açın
Panelde Özellikler › Özellik kataloğu ekranında Online randevu'yu kurun. Kurulum kartı kalan adımları sırayla gösterir.
Çalışma saatlerini yazın
İşletme profili ekranında hangi gün ve saatlerde randevu verdiğinizi girin. Sitedeki formda yalnız bu günler seçilebilir.
Formu sayfaya ekleyin
Tasarım › Ana sayfa ekranında Online randevu ya da Harita ve randevu bölümünü ekleyin, yerini sürükleyerek seçin.
Gelen talepleri yanıtlayın
Randevu talepleri Özellikler › Talepler ve randevular ekranında "Online randevu" türüyle listelenir. Müşteriyi arayın, durumu Randevu verildi ya da İptal yapın.
Talep yönetimi aynı pakette olduğu için talebi ekipten birine atayabilir, kendinize hatırlatma kurabilir, talepleri pano görünümünde durum sütunlarında izleyebilirsiniz. Günlük akış önerisi için site taleplerini yönetme yazısına bakın.
Bölüm 5 · Takvim Randevu takip programı: Premium'daki takvim
Birden çok hekim, terapist ya da personeliniz varsa talep listesi yetmez; kimin hangi saatte dolu olduğunu tek bakışta görmeniz gerekir. Premium paketteki randevu takip sistemi bunun için var. Online randevu takvimi olan temalarda açılır ve panelde ayrı bir Randevular menüsü olarak görünür.
- Takvim: gün, hafta ve ay görünümü. Gün görünümünde her personel bir sütundur. Boş alana tıklayınca yeni randevu açılır, kartı sürükleyip başka saate ya da başka kişinin sütununa taşırsınız.
- Personel ve çalışma saatleri: Randevu ayarları › Personel ekranında molalarla birlikte saatleri, izinleri ve kapalı günleri girersiniz.
- Hizmetler: süre, renk ve isterseniz tampon süre (temizlik, hazırlık) tanımlanır. Hizmet seçilince randevunun süresi kendiliğinden dolar.
- Tekrarlayan randevu: haftada bir ya da iki haftada bir, seans sayısıyla ya da bitiş tarihiyle seri kurulur. Tatile denk gelen seans atlanır ve serinin sonuna eklenir.
- Bekleme listesi: "daha erken bir saat açılırsa arayın" diyenleri eklersiniz; bir saat boşalınca kime uyduğu önerilir.
- Hasta kartı: Hastalar ekranında iletişim bilgileri, izinler, geçmiş ve gelecek randevular, gönderilen mesajlar. İletişim bilgileri şifreli saklanır.
- Özet: doluluk, gelmeme ve iptal oranı, randevuların nereden geldiği ve personel başına randevu sayısı.
Siteden gelen talep takvimde kesikli kenarlı kart olarak görünür; karta basıp Onayla ya da Reddet dersiniz. Gelmeyen kişiyi kartın menüsünden Gelmedi olarak işaretlersiniz, özet ekranındaki gelmeme oranı buna göre hesaplanır. Panelde adım adım anlatım: Yardım › Randevu takip sistemi.
Bölüm 6 · Kurallar Online randevu kuralları nasıl ayarlanır?
Sitedeki takvimin kimin, ne zaman, ne kadar randevu alabileceğini belirleyen kurallar Randevu ayarları › Online randevu ekranındadır. Bunları baştan doğru kurmak, sonradan telefonla düzeltme yapmanızı önler.
| Ayar | Ne işe yarar |
|---|---|
| Onay | Ben onaylayayım seçilirse talep onay bekler; Saat boşsa hemen onaylansın seçilirse boş saatteki talep doğrudan kesinleşir |
| En az ne kadar önce | Son dakika randevularını engeller, ör. en az 2 saat önce |
| En uzak kaç gün | Takvimin ne kadar ileriyi gösterdiğini belirler, ör. 30 gün |
| Günlük en çok | Siteden bir günde alınabilecek randevu sayısını sınırlar |
| Saat adımı | Sitede saatlerin 10, 15, 20, 30 ya da 60 dakikalık aralıkla sunulması |
| Personel seçimi | Müşteri kişi seçebilir ya da "fark etmez" der, randevu boş olan kişiye atanır |
| İptal bağlantısı | Müşteriye kişiye özel bir bağlantı gider; seçtiğiniz süreye kadar kendisi iptal edebilir, size bildirim gelir |
Randevu ayarları › Genel ekranındaki resmî tatil takvimi açıkken tatil günleri sitedeki takvimde kapanır. Çalışma saatleri girilmemiş bir personel sitede hiç boş saat göstermez; kurulumda en sık atlanan adım budur.
Bölüm 7 · WhatsApp WhatsApp randevu sistemi nasıl çalışır?
Birçok işletmede randevu zaten WhatsApp'tan konuşuluyor. Heyşirket'te WhatsApp iki ayrı yerde işe yarar: talebi onaylamak ve müşteriye haber vermek.
- WhatsApp ile onay (Premium): Online randevu ekranında onay numaranızı girersiniz. Siteden yeni talep gelince bu numaraya mesaj gelir; "Evet" ya da "Hayır" yazmanız yeter. En çok üç numara eklenebilir.
- Müşteriye mesajlar (Premium): Randevu ayarları › Mesajlar ekranında onay, hatırlatma ve isterseniz değerlendirme isteği açılır. Kanal sırasını siz seçersiniz: WhatsApp, SMS, e-posta. Kısa süre önce alınan randevular için ikinci bir hatırlatma da kurulabilir.
- Kendi numaranız (Profesyonel ve üstü): WhatsApp numaranızı QR ile bağlarsanız bildirimler ve müşteri mesajları sizin numaranızdan gider.
Bölüm 8 · Kontrol Online randevuda sık yapılan hatalar
Yayına almadan önce kontrol edin
- Her personelin çalışma saatleri ve molaları girildi.
- İzin ve kapalı günler takvimde işaretli, resmî tatil takvimi açık.
- Hizmet süreleri gerçeğe uygun; hazırlık süresi gerekiyorsa tampon tanımlandı.
- Onay yöntemi bilinçli seçildi: siz mi onaylıyorsunuz, boş saat hemen mi kesinleşiyor?
- Formda yalnız gerekli alanlar var: ad, telefon, tercih edilen gün.
- Hatırlatma mesajları açıldı ve şablon metni okundu.
- Siteden bir deneme randevusu alındı, panele düştüğü görüldü.
Online randevu sistemi ücretsiz kurulabilir mi?
Heyşirket'in ücretsiz Başlangıç paketinde sitenize iletişim ya da "sizi arayalım" formu ekleyip randevu talebi toplayabilirsiniz; talepler panelde listelenir ve e-posta bildirimi gelir. Müşterinin gün ve saat seçtiği online randevu formu Profesyonel pakettedir.
Randevu takip programı ile online randevu formu arasındaki fark nedir?
Online randevu formu, müşterinin seçtiği gün ve saati talep olarak size iletir; siz arayıp kesinleştirirsiniz. Randevu takip programı ise personel sütunlu takvim, hizmet süreleri, onay, tekrarlayan randevu, bekleme listesi ve hatırlatmayla randevunun tamamını yönetir. Heyşirket'te ilki Profesyonel, ikincisi Premium pakettedir.
WhatsApp üzerinden randevu onaylayabilir miyim?
Evet, Premium paketteki randevu takip sisteminde. Online randevu ayarlarında onay numaranızı girersiniz; yeni talep gelince bu numaraya mesaj gelir, Evet ya da Hayır yazarak onaylar veya reddedersiniz.
Müşteri randevusunu kendisi iptal edebilir mi?
Mesajlar açıksa onay ve hatırlatma mesajında kişiye özel bir bağlantı gider. Müşteri ayarda seçtiğiniz süreye kadar bu bağlantıdan iptal edebilir, size bildirim gelir.
Her hekim yalnız kendi takvimini görebilir mi?
Evet. Personeli bir panel kullanıcısıyla eşleştirirsiniz; yönetici olmayan kullanıcı yalnız kendi sütununu görür ve değiştirir.
Kullandığım başka bir randevu yazılımıyla birlikte çalışır mı?
Bazı muayenehane ve randevu yazılımlarıyla bağlantı, randevu takip sisteminin Entegrasyonlar ekranından siteye özel açılır. Bağlıyken o yazılımın randevuları takvimde görünür ve sitedeki boş saatleri kapatır. Kullandığınız yazılım için bize yazın.
Randevu takviminizi açın Personeli ve çalışma saatlerini girin, online randevu kurallarını seçin; siteden gelen talepler takviminize düşsün. Randevulara git
Henüz siteniz yoksa ücretsiz başlayın; randevu ihtiyacınız büyüdükçe paketinizi panelden yükseltirsiniz.
Yazar: Heyşirket Editör Ekibi