Termine · 11 Min. Lesezeit
Was ist ein Online-Terminsystem und wie richten Sie eines für Ihr Unternehmen ein?
Den Telefonverkehr rund um Termine können Sie auf Ihre Website verlagern. Wir erklären, welche Stufe eines Systems Sie wirklich brauchen und wie jede in Heyşirket eingerichtet wird.
Kurz gesagt
- Mit einem Online-Terminsystem wählen Kunden auf Ihrer Website selbst Tag und Uhrzeit, und der Termin landet in Ihrem Panel.
- Im kostenlosen Starter-Tarif von Heyşirket sammeln Sie Terminanfragen über Kontaktformulare und „Rufen Sie mich zurück“-Formulare; ein Online-Buchungsformular mit Auswahl von Tag und Uhrzeit gehört zum Professional-Tarif.
- Die Terminverwaltung im Premium-Tarif umfasst einen Kalender mit einer Spalte je Arzt oder Mitarbeiter, Leistungen, Serientermine, eine Warteliste, Patientenkarten, WhatsApp-Bestätigung und Erinnerungen.
- Bestätigungen und Erinnerungen an Patienten oder Kunden sind standardmäßig aus; sobald Sie sie einschalten, gehen sie in der von Ihnen gewählten Reihenfolge per WhatsApp, SMS oder E-Mail raus.
- Der Kalender auf Ihrer Website zeigt nur Zeiten, in denen mindestens eine Person arbeitet und frei ist; deshalb ist die korrekte Eingabe der Arbeitszeiten der wichtigste Einrichtungsschritt.
In einem Betrieb, der nach Terminen arbeitet, klingelt den ganzen Tag das Telefon. Ein Patient oder Kunde fragt nach einem freien Termin, Sie schauen in den Kalender, dann sagt jemand ab, und der Termin bleibt leer. Ein Online-Terminsystem verlagert diesen Verkehr auf Ihre Website: Der Kunde wählt eine Zeit, der Termin landet in Ihrem Panel, und die Erinnerung geht von selbst raus.
Nicht jedes Unternehmen braucht aber dasselbe System. Ein Berater mit ein paar Terminen pro Woche und eine Praxis mit drei Ärzten müssen nicht dasselbe Werkzeug nutzen. In diesem Artikel trennen wir zuerst die Stufen und zeigen dann anhand der echten Bildschirmnamen, wie jede in Heyşirket eingerichtet wird.
- Kunde wählt eine Zeit — Kalender auf Ihrer Website
- Anfrage landet im Panel — Wartet auf Bestätigung
- Sie bestätigen — Panel oder WhatsApp
- Erinnerung geht raus — Vor dem Termin
Teil 1 · Definition Was ist ein Online-Terminsystem?
Ein Online-Terminsystem ist eine Einrichtung, bei der Kunden auf Ihrer Website freie Tage und Zeiten sehen, eine passende auswählen und die Auswahl als Termin oder als Anfrage zur Bestätigung in Ihrem Kalender landet. Der Unterschied zur telefonischen Terminvergabe: Der größte Teil der Arbeit läuft weiter, während Sie beschäftigt sind.
Ein gutes System löst drei Dinge zugleich. Erstens die Verfügbarkeit: Es werden nur wirklich freie Zeiten gezeigt, und zwei Personen können nicht dieselbe Zeit buchen. Zweitens die Bestätigung: Sie entscheiden, ob Sie Anfragen selbst bestätigen oder ob eine freie Zeit sofort bestätigt wird. Drittens Erinnerungen: Eine kurze Nachricht vor dem Termin verringert Nichterscheinen.
Teil 2 · Stufen Wie viel Terminsystem braucht Ihr Unternehmen?
Stellen Sie sich vor der Entscheidung zwei Fragen: Wie viele Termine vergeben Sie pro Tag, und wie viele Personen vergeben Termine? Je nach Antwort wählen Sie eine von drei Stufen.
| Stufe | So funktioniert es | Für wen geeignet |
|---|---|---|
| Terminanfrage-Formular | Der Kunde schreibt Name, Telefon und Anliegen; Sie rufen an und vereinbaren gemeinsam eine Zeit | Ein paar Termine pro Woche, eine Person |
| Formular mit Auswahl von Tag und Uhrzeit | Der Kunde wählt innerhalb Ihrer Arbeitszeiten Tag und Uhrzeit; die Anfrage landet im Panel, und Sie haken nach | Regelmäßige Termine, ein Kalender |
| Software zur Terminverwaltung | Kalender mit Mitarbeiterspalten, Leistungsdauer, Bestätigung, Serienterminen, Warteliste und Erinnerungen | Mehrere Ärzte oder Mitarbeiter, voller Kalender |
Teil 3 · Tarife Was ist in welchem Heyşirket-Tarif enthalten?
In Heyşirket sind Termine ein Modul, das sich je nach Tarif in Ihrem Unternehmenspanel öffnet. Eine Funktion, die nicht in Ihrem Tarif enthalten ist, erscheint im Menü gesperrt, damit Sie sehen, was sie kann, und bei Bedarf upgraden können.
| Funktion | Starter (kostenlos) | Professional | Premium |
|---|---|---|---|
| Kontaktformulare und „Rufen Sie mich zurück“-Formulare, E-Mail-Benachrichtigungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Online-Buchungsformular mit Auswahl von Tag und Uhrzeit | — | ✓ | ✓ |
| Anfrageverwaltung: Status, Notizen, Zuweisung, Erinnerungen, Board, CSV | — | ✓ | ✓ |
| Benachrichtigungen von Ihrer eigenen WhatsApp-Nummer, SMS-Benachrichtigungen | — | ✓ | ✓ |
| Terminverwaltung: Kalender, Mitarbeiter, Leistungen, Patientenkarten | — | — | ✓ |
| Serientermine, Warteliste, Übersichtsbildschirm | — | — | ✓ |
| WhatsApp-Bestätigung, Erinnerungen und Stornolink | — | — | ✓ |
Professional kostet 25 $ pro Monat oder 250 $ pro Jahr; die Preise enthalten die MwSt. Alle Unterschiede zwischen den Tarifen finden Sie in Website-Tarife, aktuelle Preise auf der Seite Preise.
Teil 4 · Einrichtung Buchungssystem erstellen: Schritt für Schritt im Professional-Tarif
Im Professional-Tarif wird die Online-Buchung als Funktion installiert. Die Einrichtung dauert drei Schritte und selten länger als zehn Minuten.
Das Online-Buchungsformular freischalten
Funktion einschalten
Installieren Sie im Panel auf dem Bildschirm Funktionen › Funktionsshop die Funktion Online-Termine. Die Einrichtungskarte zeigt die verbleibenden Schritte der Reihe nach.
Arbeitszeiten eintragen
Tragen Sie auf dem Bildschirm Unternehmensprofil die Tage und Zeiten ein, an denen Sie Termine vergeben. Nur diese Tage lassen sich im Formular auf Ihrer Website auswählen.
Das Formular auf einer Seite einfügen
Fügen Sie auf dem Bildschirm Design › Startseite den Abschnitt Online-Termine oder Karte und Termine hinzu und ziehen Sie ihn an die richtige Stelle.
Eingehende Anfragen beantworten
Terminanfragen stehen auf dem Bildschirm Funktionen › Anfragen und Termine mit dem Typ „Online-Termin“. Rufen Sie den Kunden an und setzen Sie den Status auf Termin vergeben oder Storniert.
Weil die Anfrageverwaltung im selben Tarif enthalten ist, können Sie eine Anfrage einem Teammitglied zuweisen, sich selbst eine Erinnerung setzen und Anfragen in der Board-Ansicht nach Status in Spalten verfolgen. Einen Vorschlag für eine tägliche Routine finden Sie in Website-Anfragen verwalten.
Teil 5 · Kalender Software zur Terminverwaltung: der Premium-Kalender
Wenn Sie mehrere Ärzte, Therapeuten oder Mitarbeiter haben, reicht eine Anfrageliste nicht; Sie müssen auf einen Blick sehen, wer wann beschäftigt ist. Genau dafür ist die Terminverwaltung im Premium-Tarif gebaut. Sie ist in Themes mit einem Online-Buchungskalender verfügbar und erscheint im Panel als eigenes Menü Termine.
- Kalender: Tages-, Wochen- und Monatsansicht. In der Tagesansicht ist jeder Mitarbeiter eine Spalte. Klicken Sie auf einen freien Platz, um einen neuen Termin zu öffnen, oder ziehen Sie eine Karte auf eine andere Zeit oder in die Spalte einer anderen Person.
- Mitarbeiter und Arbeitszeiten: Auf dem Bildschirm Termineinstellungen › Personal tragen Sie Zeiten einschließlich Pausen, Urlaub und geschlossener Tage ein.
- Leistungen: Dauer, Farbe und bei Bedarf Pufferzeit (Reinigung, Vorbereitung). Wenn eine Leistung gewählt wird, füllt sich die Dauer des Termins automatisch.
- Serientermine: wöchentlich oder alle zwei Wochen, nach Anzahl der Sitzungen oder Enddatum. Eine Sitzung, die auf einen Feiertag fällt, wird übersprungen und ans Ende der Serie gehängt.
- Warteliste: Tragen Sie Personen ein, die sagen „Rufen Sie mich an, wenn ein früherer Termin frei wird“; wird ein Termin frei, schlägt das System vor, wem er passt.
- Patientenkarte: Auf dem Bildschirm Patienten sehen Sie Kontaktdaten, Einwilligungen, vergangene und kommende Termine und gesendete Nachrichten. Kontaktdaten werden verschlüsselt gespeichert.
- Übersicht: Auslastung, Quoten für Nichterscheinen und Stornierung, woher die Termine kommen und Termine je Mitarbeiter.
Eine Anfrage von der Website erscheint im Kalender als Karte mit gestricheltem Rand; tippen Sie darauf und wählen Sie Bestätigen oder Ablehnen. Markieren Sie jemanden, der nicht gekommen ist, im Kartenmenü als Nicht erschienen, und die Quote auf dem Übersichtsbildschirm wird entsprechend aktualisiert. Schritt-für-Schritt-Anleitung im Panel: Hilfe › Terminverwaltung.
Teil 6 · Regeln Wie legen Sie die Regeln für Online-Buchungen fest?
Die Regeln, die festlegen, wer wann und wie viel über den Kalender Ihrer Website buchen kann, stehen auf dem Bildschirm Termineinstellungen › Online-Terminbuchung. Wenn Sie sie von Anfang an richtig einstellen, müssen Sie später nicht per Telefon nachbessern.
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Bestätigung | Bei Ich bestätige sie wartet die Anfrage auf Bestätigung; bei Bei freier Zeit sofort bestätigen wird eine Anfrage für eine freie Zeit direkt bestätigt |
| Mindestvorlauf | Verhindert Buchungen in letzter Minute, z. B. mindestens 2 Stunden im Voraus |
| Maximale Tage im Voraus | Legt fest, wie weit voraus der Kalender zeigt, z. B. 30 Tage |
| Tageslimit | Begrenzt, wie viele Termine pro Tag über die Website gebucht werden können |
| Zeitraster | Bietet Zeiten auf der Website in Schritten von 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten an |
| Mitarbeiterauswahl | Der Kunde kann eine Person wählen oder „egal“ sagen, und der Termin geht an die Person, die frei ist |
| Stornolink | Der Kunde bekommt einen persönlichen Link und kann bis zu der von Ihnen gewählten Zeit stornieren; Sie erhalten eine Benachrichtigung |
Wenn der Feiertagskalender auf dem Bildschirm Termineinstellungen › Allgemein eingeschaltet ist, sind Feiertage im Kalender Ihrer Website geschlossen. Ein Mitarbeiter ohne Arbeitszeiten zeigt auf der Website gar keine freien Zeiten; das ist der Schritt, der bei der Einrichtung am häufigsten übersprungen wird.
Teil 7 · WhatsApp Wie funktioniert ein WhatsApp-Terminsystem?
In vielen Betrieben werden Termine schon über WhatsApp vereinbart. In Heyşirket hilft WhatsApp an zwei getrennten Stellen: beim Bestätigen von Anfragen und beim Informieren von Kunden.
- WhatsApp-Bestätigung (Premium): Auf dem Bildschirm Online-Terminbuchung tragen Sie Ihre Bestätigungsnummer ein. Kommt eine neue Anfrage von der Website, erreicht diese Nummer eine Nachricht; antworten Sie einfach mit „Ja“ oder „Nein“. Es lassen sich bis zu drei Nummern hinzufügen.
- Nachrichten an Kunden (Premium): Auf dem Bildschirm Termineinstellungen › Nachrichten schalten Sie Bestätigungen, Erinnerungen und, wenn Sie möchten, Bewertungsanfragen ein. Sie wählen die Reihenfolge der Kanäle: WhatsApp, SMS, E-Mail. Für Termine, die kurz vor dem Termin gebucht werden, lässt sich eine zweite Erinnerung einstellen.
- Ihre eigene Nummer (Professional und höher): Wenn Sie Ihre WhatsApp-Nummer per QR-Code verbinden, gehen Benachrichtigungen und Kundennachrichten von Ihrer eigenen Nummer raus.
Teil 8 · Checkliste Häufige Fehler bei der Online-Buchung
Vor dem Livegang prüfen
- Arbeitszeiten und Pausen sind für jeden Mitarbeiter eingetragen.
- Urlaub und geschlossene Tage sind markiert; der Feiertagskalender ist eingeschaltet.
- Die Dauer der Leistungen ist realistisch; wo Vorbereitungszeit nötig ist, ist ein Puffer gesetzt.
- Die Art der Bestätigung ist eine bewusste Entscheidung: Bestätigen Sie selbst, oder wird eine freie Zeit sofort bestätigt?
- Das Formular fragt nur nach dem Nötigen: Name, Telefon, Wunschtag.
- Erinnerungsnachrichten sind eingeschaltet, und Sie haben den Vorlagentext gelesen.
- Sie haben eine Testbuchung von der Website gemacht und gesehen, dass sie im Panel ankommt.
Kann ich ein Online-Terminsystem kostenlos einrichten?
Im kostenlosen Starter-Tarif von Heyşirket können Sie ein Kontaktformular oder ein „Rufen Sie mich zurück“-Formular auf Ihre Website setzen und Terminanfragen sammeln; die Anfragen stehen im Panel, und Sie bekommen eine E-Mail-Benachrichtigung. Das Online-Buchungsformular, in dem Kunden Tag und Uhrzeit wählen, gehört zum Professional-Tarif.
Was ist der Unterschied zwischen Software zur Terminverwaltung und einem Online-Buchungsformular?
Ein Online-Buchungsformular schickt Ihnen Tag und Uhrzeit, die der Kunde gewählt hat, als Anfrage; Sie rufen zur Bestätigung an. Software zur Terminverwaltung steuert den ganzen Termin mit einem Kalender mit Mitarbeiterspalten, Leistungsdauer, Bestätigung, Serienterminen, Warteliste und Erinnerungen. In Heyşirket gehört das Erste zum Professional-Tarif und das Zweite zu Premium.
Kann ich Termine über WhatsApp bestätigen?
Ja, mit der Terminverwaltung im Premium-Tarif. Sie tragen Ihre Bestätigungsnummer in den Einstellungen der Online-Buchung ein; kommt eine neue Anfrage, geht eine Nachricht an diese Nummer, und Sie bestätigen oder lehnen sie ab, indem Sie mit Ja oder Nein antworten.
Können Kunden ihren Termin selbst stornieren?
Wenn Nachrichten eingeschaltet sind, enthalten Bestätigung und Erinnerung einen persönlichen Link. Der Kunde kann darüber bis zu der von Ihnen festgelegten Zeit stornieren, und Sie erhalten eine Benachrichtigung.
Kann jeder Arzt nur seinen eigenen Kalender sehen?
Ja. Sie verknüpfen einen Mitarbeiter mit einem Panel-Benutzer; ein Benutzer ohne Administratorrechte sieht und bearbeitet nur seine eigene Spalte.
Funktioniert es mit einer anderen Terminsoftware, die ich schon nutze?
Verbindungen zu einigen Praxis- und Terminsoftwares werden je Website auf dem Bildschirm „Integrationen“ der Terminverwaltung aktiviert. Ist eine verbunden, erscheinen die Termine dieser Software im Kalender und schließen die passenden freien Zeiten auf Ihrer Website. Schreiben Sie uns, welche Software Sie nutzen.
Ihren Terminkalender öffnen Tragen Sie Ihre Mitarbeiter und Arbeitszeiten ein, wählen Sie Ihre Regeln für Online-Buchungen und lassen Sie Anfragen von Ihrer Website in Ihrem Kalender landen. Zu den Terminen
Wenn Sie noch keine Website haben, starten Sie kostenlos; wächst Ihr Terminbedarf, upgraden Sie Ihren Tarif im Panel.
Autor: Heyşirket-Redaktionsteam