Rendez-vous · 13 min de lecture
Qu'est-ce qu'un système de rendez-vous en ligne et comment le mettre en place pour votre entreprise ?
Une partie des appels liés aux rendez-vous peut passer par votre site web. Nous expliquons quel niveau de système il vous faut réellement et comment chacun se configure dans Heyşirket.
En bref
- Un système de rendez-vous en ligne permet à vos clients de choisir eux-mêmes un jour et une heure sur votre site, et la réservation arrive dans votre panneau.
- Dans le forfait gratuit Starter de Heyşirket, vous recevez les demandes de rendez-vous par les formulaires de contact et de « rappelez-moi » ; un formulaire de réservation en ligne avec choix du jour et de l'heure est inclus dans le forfait Professional.
- Le système de gestion des rendez-vous du forfait Premium comprend un agenda avec une colonne par médecin ou membre de l'équipe, les prestations, les rendez-vous récurrents, une liste d'attente, les fiches patients, la validation WhatsApp et les rappels.
- Les messages de confirmation et de rappel envoyés aux patients ou clients sont désactivés par défaut ; une fois activés, ils partent par WhatsApp, SMS ou e-mail, dans l'ordre que vous choisissez.
- L'agenda de votre site n'affiche que les créneaux où au moins une personne travaille et est libre ; saisir correctement les horaires de travail est donc l'étape de configuration la plus importante.
Dans une activité qui fonctionne sur rendez-vous, le téléphone sonne toute la journée. Un patient ou un client demande un créneau libre, vous consultez votre agenda, puis quelqu'un annule et ce créneau reste vide. Un système de rendez-vous en ligne fait passer ces demandes sur votre site : le client choisit une heure, la réservation arrive dans votre panneau et le rappel part tout seul.
Mais toutes les entreprises n'ont pas besoin du même système. Un consultant qui reçoit quelques rendez-vous par semaine et une clinique avec trois médecins n'ont pas besoin du même outil. Dans cet article, nous distinguons d'abord les niveaux, puis nous montrons comment chacun se configure dans Heyşirket, avec les noms réels des écrans.
- Le client choisit une heure — Agenda sur votre site
- La demande arrive dans le panneau — En attente de validation
- Vous validez — Panneau ou WhatsApp
- Le rappel part — Avant la visite
Partie 1 · Définition Qu'est-ce qu'un système de rendez-vous en ligne ?
Un système de rendez-vous en ligne est un dispositif où les clients voient sur votre site les jours et les heures libres, choisissent celui qui leur convient, et ce choix arrive dans votre agenda sous forme de réservation ou de demande en attente de validation. La différence avec la prise de rendez-vous par téléphone, c'est que la plus grande partie du travail continue à avancer pendant que vous êtes occupé.
Un bon système règle trois choses à la fois. D'abord la disponibilité : seuls les créneaux vraiment libres sont proposés, et deux personnes ne peuvent pas réserver la même heure. Ensuite la validation : vous décidez si vous validez les demandes vous-même ou si un créneau libre est confirmé tout de suite. Enfin les rappels : un court message avant le rendez-vous réduit les absences.
Partie 2 · Niveaux De quel niveau de système votre entreprise a-t-elle besoin ?
Avant de décider, posez-vous deux questions : combien de rendez-vous donnez-vous par jour, et combien de personnes donnent des rendez-vous ? Selon la réponse, vous choisissez l'un des trois niveaux.
| Niveau | Fonctionnement | Pour qui |
|---|---|---|
| Formulaire de demande de rendez-vous | Le client écrit son nom, son téléphone et sa demande ; vous le rappelez et vous convenez ensemble d'une heure | Quelques rendez-vous par semaine, une seule personne |
| Formulaire de choix du jour et de l'heure | Le client choisit un jour et une heure dans vos horaires de travail ; la demande arrive dans le panneau et vous assurez le suivi | Rendez-vous réguliers, un seul agenda |
| Logiciel de suivi des rendez-vous | Agenda avec colonnes par membre de l'équipe, durées des prestations, validation, rendez-vous récurrents, liste d'attente et rappels | Plusieurs médecins ou membres de l'équipe, agenda chargé |
Partie 3 · Forfaits Que comprend chaque forfait Heyşirket ?
Chez Heyşirket, les rendez-vous sont un module qui s'ouvre dans votre panneau de l'entreprise selon votre forfait. Une fonctionnalité absente de votre forfait apparaît verrouillée dans le menu : vous voyez ce qu'elle fait et vous pouvez passer à un forfait supérieur quand vous en avez besoin.
| Fonctionnalité | Starter (gratuit) | Professional | Premium |
|---|---|---|---|
| Formulaires de contact et de « rappelez-moi », notifications par e-mail | ✓ | ✓ | ✓ |
| Formulaire de réservation en ligne avec choix du jour et de l'heure | — | ✓ | ✓ |
| Gestion des demandes : statut, notes, affectation, rappels, tableau, CSV | — | ✓ | ✓ |
| Notifications depuis votre propre numéro WhatsApp, notifications SMS | — | ✓ | ✓ |
| Système de gestion des rendez-vous : agenda, équipe, prestations, fiches patients | — | — | ✓ |
| Rendez-vous récurrents, liste d'attente, écran de synthèse | — | — | ✓ |
| Validation WhatsApp, rappels et lien d'annulation | — | — | ✓ |
Le forfait Professional coûte 699,99 TL par mois ou 6 999,90 TL par an, et le forfait Premium 24 999 TL par mois ou 249 990 TL par an ; les prix incluent la KDV. Pour voir toutes les différences entre les forfaits, consultez les forfaits de site web, et pour les tarifs actuels, la page Tarifs.
Partie 4 · Mise en place Créer un système de réservation : pas à pas dans le forfait Professional
Dans le forfait Professional, la réservation en ligne s'installe comme une fonctionnalité. La configuration prend trois étapes et rarement plus de dix minutes.
Mettre le formulaire de réservation en ligne en service
Activer la fonctionnalité
Dans le panneau, installez Rendez-vous en ligne depuis l'écran Caractéristiques › Boutique de fonctionnalités. La carte de configuration affiche les étapes restantes, dans l'ordre.
Saisir vos horaires de travail
Sur l'écran Profil de l'entreprise, saisissez les jours et les heures où vous prenez des rendez-vous. Seuls ces jours peuvent être choisis dans le formulaire de votre site.
Ajouter le formulaire à une page
Sur l'écran Design › Page d’accueil, ajoutez la section Rendez-vous en ligne ou Carte et rendez-vous, puis glissez-la à l'endroit voulu.
Répondre aux demandes reçues
Les demandes de réservation apparaissent sur l'écran Caractéristiques › Demandes et rendez-vous, avec le type « Rendez-vous en ligne ». Appelez le client et passez le statut sur Rendez-vous pris ou Annulée.
Comme la gestion des demandes fait partie du même forfait, vous pouvez confier une demande à un membre de l'équipe, vous programmer un rappel et suivre les demandes en colonnes de statut sur la vue tableau. Pour une routine quotidienne conseillée, voir gérer les demandes de votre site.
Partie 5 · Agenda Logiciel de suivi des rendez-vous : l'agenda Premium
Si vous avez plusieurs médecins, thérapeutes ou membres de l'équipe, une simple liste de demandes ne suffit pas ; il faut voir d'un coup d'œil qui est occupé à quel moment. Le système de gestion des rendez-vous du forfait Premium est conçu pour cela. Il est disponible sur les thèmes avec un agenda de réservation en ligne et apparaît dans le panneau sous un menu Rendez-vous distinct.
- Agenda : vues jour, semaine et mois. En vue jour, chaque membre de l'équipe est une colonne. Cliquez sur un créneau vide pour ouvrir une nouvelle réservation, ou faites glisser une carte vers une autre heure ou vers la colonne d'une autre personne.
- Équipe et horaires de travail : sur l'écran Réglages des rendez-vous › Personnel, vous saisissez les horaires, y compris les pauses, les congés et les jours de fermeture.
- Prestations : durée, couleur et, si besoin, temps tampon (nettoyage, préparation). Quand une prestation est sélectionnée, la durée de la réservation se remplit automatiquement.
- Rendez-vous récurrents : chaque semaine ou toutes les deux semaines, selon un nombre de séances ou une date de fin. Une séance qui tombe un jour férié est sautée et ajoutée à la fin de la série.
- Liste d'attente : ajoutez les personnes qui disent « appelez-moi si un créneau plus tôt se libère » ; quand un créneau se libère, le système suggère à qui il convient.
- Fiche patient : sur l'écran Patients, vous voyez les coordonnées, les consentements, les rendez-vous passés et à venir et les messages envoyés. Les coordonnées sont stockées chiffrées.
- Synthèse : taux d'occupation, taux d'absence et d'annulation, provenance des réservations et nombre de rendez-vous par membre de l'équipe.
Une demande venant du site apparaît dans l'agenda sous forme de carte à bordure en pointillés ; touchez-la et choisissez Valider ou Refuser. Marquez une personne absente comme Absent depuis le menu de la carte, et le taux d'absence de l'écran de synthèse se met à jour. Guide pas à pas dans le panneau : Aide › Suivi des rendez-vous.
Partie 6 · Règles Comment définir les règles de réservation en ligne ?
Les règles qui décident qui peut réserver, quand et combien de rendez-vous via l'agenda de votre site se trouvent sur l'écran Réglages des rendez-vous › Prise de rendez-vous en ligne. Bien les régler dès le départ vous évite de corriger les choses par téléphone plus tard.
| Réglage | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Validation | Avec Je les confirme, la demande attend votre validation ; avec Confirmer immédiatement si le créneau est libre, une demande pour un créneau libre est confirmée directement |
| Délai minimum | Bloque les réservations de dernière minute, par exemple moins de 2 heures à l'avance |
| Nombre de jours à l'avance maximum | Définit jusqu'à quand l'agenda affiche des créneaux, par exemple 30 jours |
| Maximum par jour | Limite le nombre de réservations pouvant être faites par le site en une journée |
| Pas horaire | Propose les heures sur le site par tranches de 10, 15, 20, 30 ou 60 minutes |
| Choix de la personne | Le client peut choisir une personne ou indiquer « peu importe », et la réservation va à la personne disponible |
| Lien d'annulation | Le client reçoit un lien personnel et peut annuler jusqu'à l'heure que vous choisissez ; vous recevez une notification |
Quand le calendrier des jours fériés de l'écran Réglages des rendez-vous › Général est activé, les jours fériés sont fermés dans l'agenda de votre site. Un membre de l'équipe sans horaires de travail n'affiche aucun créneau libre sur le site ; c'est l'étape la plus souvent oubliée lors de la mise en place.
Partie 7 · WhatsApp Comment fonctionne un système de rendez-vous WhatsApp ?
Dans beaucoup d'entreprises, les rendez-vous se prennent déjà sur WhatsApp. Chez Heyşirket, WhatsApp intervient à deux endroits distincts : la validation des demandes et l'information des clients.
- Validation WhatsApp (Premium) : sur l'écran Prise de rendez-vous en ligne, saisissez votre numéro de validation. Quand une nouvelle demande arrive depuis le site, un message arrive sur ce numéro ; il suffit de répondre « Oui » ou « Non ». Jusqu'à trois numéros peuvent être ajoutés.
- Messages aux clients (Premium) : sur l'écran Réglages des rendez-vous › Messages, activez les confirmations, les rappels et, si vous le souhaitez, les demandes d'avis. Vous choisissez l'ordre des canaux : WhatsApp, SMS, e-mail. Un second rappel peut être prévu pour les réservations faites peu avant le rendez-vous.
- Votre propre numéro (à partir du forfait Professional) : si vous connectez votre numéro WhatsApp par code QR, les notifications et les messages aux clients partent de votre propre numéro.
Partie 8 · Liste de contrôle Erreurs courantes avec la réservation en ligne
À vérifier avant la mise en ligne
- Les horaires de travail et les pauses sont saisis pour chaque membre de l'équipe.
- Les congés et les jours de fermeture sont marqués ; le calendrier des jours fériés est activé.
- Les durées des prestations sont réalistes ; un temps tampon est prévu quand une préparation est nécessaire.
- Le mode de validation est un choix réfléchi : vous validez, ou un créneau libre est confirmé tout de suite ?
- Le formulaire ne demande que le nécessaire : nom, téléphone, jour souhaité.
- Les messages de rappel sont activés et vous avez relu le texte du modèle.
- Vous avez fait une réservation test depuis le site et vu qu'elle arrive dans le panneau.
Puis-je mettre en place un système de rendez-vous en ligne gratuitement ?
Avec le forfait gratuit Starter de Heyşirket, vous pouvez ajouter un formulaire de contact ou de « rappelez-moi » à votre site et recevoir des demandes de rendez-vous ; les demandes sont listées dans le panneau et vous recevez une notification par e-mail. Le formulaire de réservation en ligne où les clients choisissent un jour et une heure est dans le forfait Professional.
Quelle est la différence entre un logiciel de suivi des rendez-vous et un formulaire de réservation en ligne ?
Un formulaire de réservation en ligne vous transmet le jour et l'heure choisis par le client sous forme de demande ; vous appelez pour confirmer. Le logiciel de suivi des rendez-vous gère toute la réservation avec un agenda à colonnes par personne, des durées de prestations, la validation, les rendez-vous récurrents, une liste d'attente et des rappels. Chez Heyşirket, le premier est dans le forfait Professional et le second dans le forfait Premium.
Puis-je valider les réservations par WhatsApp ?
Oui, avec le système de gestion des rendez-vous du forfait Premium. Vous saisissez votre numéro de validation dans les réglages de la réservation en ligne ; quand une nouvelle demande arrive, un message part sur ce numéro, et vous validez ou refusez en répondant Oui ou Non.
Les clients peuvent-ils annuler eux-mêmes leur réservation ?
Si les messages sont activés, la confirmation et le rappel contiennent un lien personnel. Le client peut annuler par ce lien jusqu'à l'heure que vous avez fixée, et vous recevez une notification.
Chaque médecin peut-il voir uniquement son propre agenda ?
Oui. Vous reliez un membre de l'équipe à un utilisateur du panneau ; un utilisateur qui n'est pas administrateur ne voit et ne modifie que sa propre colonne.
Cela fonctionne-t-il avec un autre logiciel de réservation que j'utilise déjà ?
Les connexions avec certains logiciels de cabinet et de réservation s'activent site par site depuis l'écran Intégrations du système de gestion des rendez-vous. Une fois connectés, les rendez-vous de ce logiciel apparaissent dans l'agenda et ferment les créneaux libres correspondants sur votre site. Écrivez-nous pour le logiciel que vous utilisez.
Ouvrez votre agenda de rendez-vous Saisissez vos membres de l'équipe et vos horaires de travail, choisissez vos règles de réservation en ligne, et laissez les demandes de votre site arriver dans votre agenda. Aller aux rendez-vous
Si vous n'avez pas encore de site, commencez gratuitement ; à mesure que vos besoins de réservation grandissent, vous changez de forfait depuis le panneau.
Auteur : équipe éditoriale Heyşirket