المواعيد · قراءة 9 دقيقة
حجز المواعيد عبر WhatsApp: إنشاء الحجوزات والتأكيدات ونماذج رسائل التذكير
عملاؤك يراسلونك على WhatsApp أصلًا. نشرح لك كيف تحوّل الحجوزات التي تتم في المحادثة إلى نظام منظم، والقواعد الواجب اتباعها، ونصوص رسائل جاهزة.
باختصار
- نظام حجز المواعيد عبر WhatsApp يحفظ الحجوزات في تقويم لا في المحادثة، ويستخدم WhatsApp للتأكيدات والتذكيرات ورسائل التغيير.
- رسالة تذكير الموعد يجب أن تكون قصيرة، وتتضمن اليوم والساعة واسم النشاط وطريقة الإلغاء أو التغيير فقط؛ وأصحاب الأنشطة الصحية لا يكتبون تفاصيل العلاج.
- التذكير بموعد قائم رسالة إعلامية، أما الرسائل التي تحمل حملات أو عروضًا فهي رسائل تجارية إلكترونية وتحتاج إلى موافقة مسبقة من المستلم.
- يتوقع WhatsApp من الأنشطة أن تحصل على إذن المستلم وألا ترسل رسائل جماعية غير مرغوبة، والأرقام التي تخالف القواعد قد تُقيَّد.
- في Heyşirket، نظام تتبع المواعيد في باقة Premium يتيح لك الموافقة على حجز من موقعك بالرد بـ«نعم» أو «لا» على WhatsApp، ويرسل تذكيرات تلقائية قبل الموعد بساعتين إلى 72 ساعة.
في كثير من الأنشطة تُحجز المواعيد أصلًا عبر WhatsApp. يكتب العميل «هل أنت متفرغ يوم الخميس مساءً؟»، فتراجع جدولك، ثم تمر يومان وتنزل الرسالة إلى أسفل المحادثة. وفي يوم الموعد لا يحضر العميل، لأن أحدًا لم يذكّره.
نظام حجز المواعيد عبر WhatsApp يجمع هذه الفوضى في مكان واحد. تُحفظ الحجوزات في تقويم، ويُستخدم WhatsApp لرسائل التأكيد والتذكير والتغيير. في هذه المقالة نشرح كيف تضبط هذا، والقواعد الواجب اتباعها، وأمثلة لرسائل تذكير يمكنك نسخها وتعديلها.
- الاستفسار — الموقع أو الرسالة
- يُسجَّل في التقويم — مصدر واحد
- التأكيد — فورًا
- التذكير — قبل الموعد
- حضر / لم يحضر — مُسجَّل
الجزء 1 · التعريف ما هو نظام حجز المواعيد عبر WhatsApp؟
نظام حجز المواعيد عبر WhatsApp هو ترتيب تُحفظ فيه الحجوزات في تقويم واحد، ويجري التواصل مع العملاء عبر WhatsApp. والفرق الأساسي: WhatsApp ليس تقويمًا. إذا لم يُكتب الموعد المتفق عليه في المحادثة في مكان ما، تُعطى الخانة نفسها لشخصين، ويُنسى الموعد الملغى.
| محادثة WhatsApp فقط | WhatsApp + نظام حجز | |
|---|---|---|
| أين يُحفظ الحجز؟ | في سجل المحادثة | في التقويم، مرتبطًا بالشخص والوقت |
| التحقق من التعارض | ذاكرتك | الخانات المحجوزة لا تُعرض |
| التذكير | يدويًا، إن تذكرت | تلقائيًا، في الوقت الذي تختاره |
| الموعد الملغى | يبقى فارغًا غالبًا | يُفتح في التقويم فورًا |
| الفريق | من يمسك الهاتف يعرف | الجميع ينظر إلى التقويم نفسه |
| نسبة عدم الحضور | غير معروفة | تُسجَّل وتُقاس |
نغطي المستويات العامة لأنظمة الحجز، من نموذج حجز مجاني إلى نظام تتبع كامل، في نظام الحجز الإلكتروني. وهذه المقالة تركز على جانب WhatsApp.
الجزء 2 · الإعداد كيف تُنشئ الحجوزات عبر WhatsApp؟
هناك طريقتان لنقل طلب الحجز من WhatsApp إلى نظام. الأولى أن ترسل للعميل صفحة يحجز فيها بنفسه، والثانية أن تُدخل أنت الحجز القادم من المحادثة إلى التقويم. ومعظم الأنشطة تستخدم الطريقتين.
ضبط روتين حجز يعمل مع WhatsApp
اختر تقويمًا واحدًا
احفظ كل الحجوزات في مكان واحد. كل حجز من الهاتف أو من موقعك أو من WhatsApp يذهب إلى هناك. ووجود دفترين منفصلين هو أكثر سبب شائع للتعارض.
أدخل ساعات العمل ومدة الخدمات
حدد مرة واحدة الأيام والساعات التي تعمل فيها، ومدة كل خدمة. والخانات المتاحة تُحسب منها.
جهّز رابط الحجز
احفظ رابط صفحة الحجز في موقعك كرد سريع في WhatsApp، وأرسله لكل من يقول «أريد أن أحجز».
أدخل حجوزات المحادثة فورًا
إذا اختار العميل وقتًا في المحادثة، فأدخله في التقويم في تلك اللحظة، ثم أرسل التأكيد. الحجز الذي تتركه لـ«سأكتبه لاحقًا» يضيع.
فعّل التذكيرات
أرسل تذكيرًا قبل يوم، وإن أردت فقبل بضع ساعات. وإذا أرسلتها يدويًا، راجع قائمة الغد كل صباح.
سجّل النتيجة
بعد الموعد، علّمه بأنه حضر أو لم يحضر أو أُلغي. ومن دون معرفة نسبة عدم الحضور لديك، لا تستطيع أن ترى إن كانت التذكيرات تعمل.
الجزء 3 · القواعد قواعد إرسال رسائل المواعيد عبر WhatsApp
عندما تستخدم WhatsApp قناةً تجارية، تنطبق عليك قواعده الخاصة وتشريعات تركيا معًا. واتباعها يحمي رقمك وثقة عملائك.
- الإذن: يتوقع WhatsApp من الأنشطة أن تراسل فقط من أعطوها أرقامهم ووافقوا على تلقي الرسائل. في نموذج الحجز أو عند أول تواصل، أخبر العميل أنك ستبقيه على اطلاع عبر WhatsApp.
- لا رسائل جماعية غير مرغوبة: مراسلة كل جهات اتصالك دفعة واحدة ترفع عدد الحظر والبلاغات، وعندها قد يقيّد WhatsApp الرقم.
- حق الانسحاب: إذا قال العميل «لا أريد رسائل»، فسجّل ذلك ولا ترسل له التذكيرات مرة أخرى.
- افصل المعلومة عن الترويج: تأكيد موعد قائم أو التذكير به أو تغييره أمر إعلامي. أما رسالة مثل «خصم على علاجات الشعر هذا الشهر» فهي رسالة تجارية إلكترونية، وتحتاج إلى موافقة مسبقة من المستلم، وتُسجَّل الموافقات في نظام إدارة الرسائل (İYS).
- البيانات الشخصية: تفاصيل المواعيد بيانات شخصية. اذكر في إشعار الخصوصية وفق KVKK القنوات التي تستخدمها للتواصل.
الجزء 4 · نصوص جاهزة نماذج رسائل تذكير بالموعد
رسالة الموعد الجيدة تُقرأ بنظرة واحدة: من، ومتى، وأين، وماذا تفعل إذا تغيّر شيء. في النصوص أدناه، استبدل الأقواس المربعة بتفاصيلك. كل نص رسالة واحدة ولا يحتوي على ترويج.
| الرسالة | نص مثال |
|---|---|
| تأكيد الحجز | مرحبًا [الاسم]، تم حجز موعدك يوم [اليوم] [التاريخ] الساعة [الوقت]. العنوان: [عنوان مختصر]. للتغيير، فقط رد على هذه الرسالة. [اسم النشاط] |
| تذكير قبل يوم | مرحبًا [الاسم]، لديك موعد غدًا الساعة [الوقت]. إن تعذّر عليك الحضور، أخبرنا من فضلك لنعرض الموعد على شخص آخر. [اسم النشاط] |
| تذكير قبل بضع ساعات | [الاسم]، نتوقعك اليوم الساعة [الوقت]. الاتجاهات: [رابط الخريطة]. [اسم النشاط] |
| تغيير الوقت | مرحبًا [الاسم]، كما طلبت، تم نقل موعدك يوم [التاريخ] إلى [الوقت الجديد]. إن لم يناسبك، راسلنا. [اسم النشاط] |
| تأكيد الإلغاء | مرحبًا [الاسم]، تم إلغاء موعدك يوم [التاريخ] الساعة [الوقت]. لحجز جديد استخدم [رابط الحجز]. [اسم النشاط] |
| فُتح موعد (قائمة الانتظار) | مرحبًا [الاسم]، فُتح موعد يوم [اليوم] الساعة [الوقت]. إن أردته فقط، رد بكلمة «نعم». [اسم النشاط] |
| طلب تقييم | مرحبًا [الاسم]، شكرًا لاختيارك لنا اليوم. إن أحببت مشاركة تجربتك: [رابط التقييم]. [اسم النشاط] |
إذا أرسلت طلبات تقييم، فأرسلها للجميع، لا لأصحاب الرضا فقط، ولا تعرض خصمًا أو هدية مقابلها. ونشرح كيف ترد على التقييمات التي تصلك في كيف ترد على تقييمات العملاء.
الجزء 5 · التوقيت متى تُرسل التذكيرات؟
لا يوجد وقت واحد صحيح، فهو يتوقف على نوع العمل ومدى تقدم حجز العميل. كقاعدة عامة، التذكير قبل يوم يعطي العميل وقتًا لتغيير خططه، والتذكير الثاني قبل بضع ساعات يمنع النسيان.
| نوع الموعد | التذكير الأول | التذكير الثاني |
|---|---|---|
| حلاقة، تجميل، علاجات | قبل 24 ساعة | قبل ساعتين |
| عيادة، كشف، جلسة علاج | قبل 24 أو 48 ساعة | قبل 2 إلى 3 ساعات |
| استشارة، تدريب، اجتماع | قبل 24 ساعة | قبل ساعة |
| حجز قبل أسابيع | قبل 72 ساعة | قبل يوم |
| حجز في اليوم نفسه | تكفي رسالة التأكيد | قبل ساعة |
لا ترسل رسائل ليلًا أو في ساعات الصباح المبكرة. وإذا استخدمت التذكيرات التلقائية، فتأكد بحجز تجريبي أن وقت الإرسال يقع ضمن ساعات عملك.
الجزء 6 · اللوحة كيف يعمل حجز WhatsApp في Heyşirket؟
في Heyşirket، المواعيد وحدة من لوحة شركتك، ويساعد WhatsApp في أماكن مختلفة حسب باقتك. في الباقات المدفوعة يمكنك ربط رقم WhatsApp الخاص بك برمز QR، وفي نظام تتبع المواعيد في باقة Premium ترسل رسائل التأكيد والتذكير تلقائيًا.
| الميزة | ما الذي تفعله | الباقة |
|---|---|---|
| نموذج الحجز الإلكتروني | يختار العميل يومًا ووقتًا في موقعك، فيصل الاستفسار إلى اللوحة | Professional |
| رقم WhatsApp الخاص بك | تربط رقمك برمز QR، وتصل الإشعارات ورسائل العملاء من رقمك | Professional |
| قوالب الرسائل | تعدّل نصوص WhatsApp وSMS والبريد المرسلة للعملاء | Professional |
| الموافقة عبر WhatsApp | عندما يصل استفسار من موقعك تأتي رسالة إلى رقمك؛ الرد بـ«نعم» أو 👍 يوافق عليه، والرد بـ«لا» يرفضه. ويمكن إضافة حتى 3 أرقام | Premium |
| التأكيد والتذكيرات التلقائية | رسالة عند تأكيد الموعد، وتذكير قبله، وتذكير ثانٍ اختياري | Premium |
| إشعار الإلغاء وتغيير الوقت | بعد الإلغاء أو النقل يظهر خيار إخطار المريض، ولا يُرسل شيء إلا إذا اخترته | Premium |
| طلب التقييم | عندما يُعلَّم الموعد بأنه حضر أو اكتمل، يُرسل رابط تقييمك على Google بعد بضع ساعات | Premium |
إعدادات الرسائل في شاشة إعدادات الحجوزات › الرسائل. المفتاح الرئيسي مغلق افتراضيًا، وحتى تشغّله لا تُرسل أي رسالة تأكيد أو تذكير أو تقييم إلى أحد. ويمكن إرسال التذكير قبل الموعد بـ2 أو 4 أو 12 أو 24 أو 48 أو 72 ساعة، والتذكير الثاني قبل 1 أو 2 أو 3 أو 6 ساعات.
- ترتيب القنوات: رتّب WhatsApp وSMS والبريد كما تريد. إذا تعذّرت القناة الأولى، مثلًا لا يوجد رقم للشخص أو لم يُربط WhatsApp، تُجرَّب التي تليها.
- رقم الإرسال: تُرسل رسائل WhatsApp من رقمي الخاص أو رقم Heyşirket؛ وفي وضع تلقائي يُستخدم رقمك إن كان مربوطًا، وإلا فرقم Heyşirket.
- من طلبوا عدم التواصل: إذا قال الشخص إنه لا يريد رسائل، فالنظام لا يرسل إليه شيئًا.
- المحتوى: الرسائل لا تحتوي تفاصيل العلاج، بل اليوم والساعة واسم النشاط فقط. والنصوص الجاهزة متوفرة بالتركية والإنجليزية والألمانية، وتُغيَّر في شاشة قوالب الرسائل.
- الرد على من يحجزون في موقعك: يمكنك تشغيل رسالة قصيرة لمن حجز موعدًا إلكترونيًا عند موافقتك عليه أو رفضه، بشكل مستقل عن المفتاح الرئيسي.
جدول المواعيد الكامل وقواعد الحجز الإلكتروني في صفحة نظام المواعيد، وإدارة استفسارات الموقع يوميًا في إدارة استفسارات الموقع. ودليل خطوة بخطوة داخل اللوحة: المساعدة › نظام تتبع المواعيد.
ما هو نظام حجز المواعيد عبر WhatsApp؟
نظام حجز المواعيد عبر WhatsApp يحفظ الحجوزات في تقويم واحد، ويدير التواصل الخاص بالتأكيد والتذكير والتغيير مع العملاء عبر WhatsApp. ومحادثة WhatsApp وحدها ليست تقويمًا؛ فإذا لم تُكتب الحجوزات في نظام، يزيد خطر التعارض والنسيان.
كيف أُنشئ حجزًا عبر WhatsApp؟
ترسل للعميل رابط صفحة الحجز في موقعك، أو تُدخل اليوم والوقت المتفق عليهما في المحادثة مباشرة في تقويمك. ثم ترسل للعميل تأكيدًا قصيرًا فيه اليوم والوقت والعنوان، وتضبط تذكيرًا قبل الموعد.
ماذا يجب أن تقول رسالة تذكير الموعد؟
يكفي اسم الشخص، ويوم الموعد وساعته، واسم النشاط، وطريقة إخبارك إن تغيّر شيء. يجب أن تكون الرسالة قصيرة بلا ترويج، والأنشطة الصحية لا تكتب العلاج أو التشخيص أو نوع الجلسة.
هل أحتاج إلى إذن العميل لإرسال تذكيرات الموعد؟
التأكيدات والتذكيرات بموعد قائم رسائل إعلامية. ومع ذلك، يتوقع WhatsApp من الأنشطة أن تراسل فقط من وافقوا على تلقي الرسائل؛ أخبر العميل أنك ستبقيه على اطلاع عبر WhatsApp، واحترم طلبات الانسحاب. أما رسائل الحملات والترويج فتحتاج إلى موافقة تجارية مسبقة وتسجيل في İYS.
كم قبل الموعد يجب أن يُرسل التذكير؟
عادة يعمل جيدًا تذكير واحد قبل يوم، وإن أردت فتذكير ثانٍ قصير قبل بضع ساعات. وللحجوزات المتأخرة بأسابيع يكون 72 ساعة أفضل، وللحجوزات في اليوم نفسه ساعة قبل الموعد.
هل تُرسل تذكيرات WhatsApp تلقائيًا في Heyşirket؟
نعم، في نظام تتبع المواعيد في باقة Premium. عندما تشغّل المفتاح الرئيسي وتختار التذكيرات في شاشة إعدادات المواعيد › الرسائل، تُرسل الرسالة قبل الموعد بساعتين إلى 72 ساعة، وفق ترتيب القنوات الذي حددته. والمفتاح الرئيسي مغلق افتراضيًا.
اضبط رسائل مواعيدك افتح تقويمك واختر أوقات موافقة WhatsApp والتذكيرات، حتى لا ينسى عملاؤك مواعيدهم. انتقل إلى المواعيد
إن لم يكن لديك موقع بعد، ابدأ مجانًا؛ والحجز الإلكتروني متوفر في باقة Professional، وموافقة WhatsApp والتذكيرات التلقائية في Premium.
الكاتب: فريق تحرير Heyşirket