Randevu · 9 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-26

WhatsApp randevu sistemi: randevu oluşturma, onay ve hatırlatma mesajı örnekleri

Müşterileriniz zaten WhatsApp'tan yazıyor. Sohbetle tutulan randevuyu düzenli bir sisteme çevirmenin yolunu, kurallarını ve hazır mesaj metinlerini anlattık.

Kısaca

• WhatsApp randevu sistemi, randevunun WhatsApp sohbetinde değil bir takvimde tutulduğu, WhatsApp'ın ise onay, hatırlatma ve değişiklik mesajları için kullanıldığı düzendir.
• Randevu hatırlatma mesajı kısa olmalı ve yalnız gün, saat, işletme adı ve iptal ya da değişiklik yolunu içermelidir; sağlık işletmelerinde tedavi bilgisi yazılmaz.
• Mevcut bir randevuya dair hatırlatma bilgilendirme amaçlıdır; kampanya ve tanıtım içeren mesajlar ise ticari elektronik iletidir ve alıcının önceden onayını gerektirir.
• WhatsApp, işletmelerden alıcının iznini almasını ve istenmeyen toplu mesaj göndermemesini ister; kurallara uymayan numaralar kısıtlanabilir.
• Heyşirket'te Premium paketteki randevu takip sistemi siteden gelen talebi WhatsApp'tan Evet ya da Hayır yazarak onaylamayı ve randevudan 2 ile 72 saat önce otomatik hatırlatmayı sağlar.

Birçok işletmede randevu zaten WhatsApp'ta konuşuluyor. Müşteri "perşembe akşamı boş musunuz?" yazar, siz deftere bakarsınız, sonra iki gün geçer ve o mesaj sohbetin altında kaybolur. Randevu günü müşteri gelmez, çünkü kimse hatırlatmamıştır.

Bir WhatsApp randevu sistemi bu dağınıklığı toplar. Randevu bir takvimde tutulur, WhatsApp ise onay, hatırlatma ve değişiklik mesajları için kullanılır. Bu yazıda bu düzenin nasıl kurulduğunu, uymanız gereken kuralları ve kopyalayıp uyarlayabileceğiniz hatırlatma mesajı örneklerini veriyoruz.

1. Talep — Site ya da mesaj
2. Takvime yazılır — Tek kaynak
3. Onay mesajı — Hemen
4. Hatırlatma — Randevudan önce
5. Geldi / gelmedi — Kayda geçer

Bölüm 1 · Tanım WhatsApp randevu sistemi nedir?

WhatsApp randevu sistemi, randevunun tek bir takvimde tutulduğu ve müşteriyle iletişimin WhatsApp üzerinden yürüdüğü düzendir. Önemli olan ayrım şudur: WhatsApp bir takvim değildir. Sohbetle anlaşılan randevu bir yere yazılmazsa aynı saate iki kişi verilir, iptal edilen saat kimsenin aklına gelmez.

Randevu sisteminin genel seviyelerini, ücretsiz talep formundan tam takip programına kadar online randevu sistemi yazısında anlattık. Bu yazı WhatsApp tarafına odaklanıyor.

Bölüm 2 · Kurulum WhatsApp'tan randevu nasıl oluşturulur?

WhatsApp'tan gelen randevu isteğini sisteme taşımanın iki yolu vardır. Birincisi müşteriyi kendi kendine randevu alabileceği bir sayfaya yönlendirmek, ikincisi sohbetten gelen isteği sizin takvime girmeniz. Çoğu işletme ikisini birlikte kullanır.

WhatsApp'la çalışan randevu düzeni kurmak

1. Tek bir takvim seçin

   Bütün randevular aynı yerde dursun. Telefondan, siteden ya da WhatsApp'tan gelen her randevu oraya yazılır. İki ayrı defter, çakışmanın en sık nedenidir.

2. Çalışma saatlerini ve hizmet sürelerini girin

   Hangi gün hangi saatlerde çalıştığınızı ve her hizmetin ne kadar sürdüğünü bir kez tanımlayın. Boş saatler bunlara göre hesaplanır.

3. Randevu bağlantısını hazırlayın

   Sitenizdeki randevu sayfasının bağlantısını WhatsApp'ta hazır yanıt olarak kaydedin. "Randevu almak istiyorum" diyen herkese bu bağlantıyı gönderin.

4. Sohbetten geleni hemen takvime yazın

   Müşteri sohbette saat seçtiyse o an takvime girin, sonra onay mesajını gönderin. "Sonra yazarım" diye bekleyen randevu kaybolur.

5. Hatırlatmayı açın

   Randevudan bir gün ve isterseniz birkaç saat önce hatırlatma gitsin. Elle gönderiyorsanız her sabah ertesi günün listesine bakın.

6. Sonucu işaretleyin

   Randevu sonrası geldi, gelmedi ya da iptal olarak işaretleyin. Gelmeme oranını bilmeden hatırlatmanın işe yarayıp yaramadığını göremezsiniz.

Bölüm 3 · Kurallar WhatsApp'tan randevu mesajı gönderirken kurallar

WhatsApp bir işletme kanalı olarak kullanıldığında kendi kuralları ve Türkiye'deki mevzuat birlikte geçerlidir. Bu kurallara uymak hem numaranızı korur hem de müşterinin güvenini.

• İzin: WhatsApp, işletmelerin yalnız numarasını kendisine veren ve mesaj almayı kabul eden kişilere yazmasını ister. Randevu formunda ya da ilk görüşmede müşteriye WhatsApp'tan bilgilendirme yapacağınızı söyleyin.
• İstenmeyen toplu mesaj yok: Rehberinizdeki herkese toplu mesaj atmak, engellenme ve şikâyet sayısını artırır. WhatsApp bu durumda numarayı kısıtlayabilir.
• Vazgeçme hakkı: Müşteri "mesaj istemiyorum" derse kaydına işleyin ve ona bir daha hatırlatma göndermeyin.
• Bilgilendirme ile tanıtımı ayırın: Mevcut bir randevunun onayı, hatırlatması ya da değişikliği bilgilendirmedir. "Bu ay saç bakımında indirim" gibi bir mesaj ise ticari elektronik iletidir; alıcının önceden onayı gerekir ve onaylar İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilir.
• Kişisel veri: Randevu bilgisi kişisel veridir. KVKK aydınlatma metninizde iletişim için hangi kanalları kullandığınızı yazın.

Bölüm 4 · Hazır metinler Randevu hatırlatma mesajı örnekleri

İyi bir randevu mesajı tek bakışta okunur: kim, ne zaman, nerede ve bir değişiklik olursa ne yapılacak. Aşağıdaki metinlerde köşeli parantezleri kendi bilginizle değiştirin. Hepsi tek mesajlık ve tanıtım içermez.

Değerlendirme isteği gönderiyorsanız yalnız memnun müşterilere değil herkese gönderin ve karşılığında indirim ya da hediye vermeyin. Gelen yorumlara nasıl cevap vereceğinizi müşteri yorumlarına cevap örnekleri yazısında anlattık.

Bölüm 5 · Zamanlama Hatırlatma ne zaman gönderilmeli?

Tek bir doğru saat yoktur; işin türüne ve müşterinin randevuyu ne kadar önce aldığına bağlıdır. Genel bir kural olarak bir gün önceki hatırlatma, müşteriye planını değiştirmek için zaman tanır; birkaç saat önceki ikinci hatırlatma ise unutmayı önler.

Gece ya da çok erken saatte mesaj göndermeyin. Otomatik hatırlatma kullanıyorsanız gönderim saatinin çalışma saatlerinize denk geldiğini bir deneme randevusuyla kontrol edin.

Bölüm 6 · Panel Heyşirket'te WhatsApp ile randevu nasıl çalışır?

Heyşirket'te randevu şirket panelinizin bir modülüdür ve WhatsApp paketinize göre farklı yerlerde işe yarar. Ücretli paketlerde kendi WhatsApp numaranızı QR ile bağlayabilirsiniz; Premium paketteki randevu takip sisteminde ise onay ve hatırlatma mesajları otomatik gider.

Mesaj ayarları Randevu ayarları › Mesajlar ekranındadır. Ana anahtar varsayılan olarak kapalıdır; açmadan hiçbir kişiye onay, hatırlatma ya da değerlendirme mesajı gitmez. Hatırlatma randevudan 2, 4, 12, 24, 48 ya da 72 saat önce, ikinci hatırlatma 1, 2, 3 ya da 6 saat önce gönderilebilir.

• Kanal sırası: WhatsApp, SMS ve e-postayı istediğiniz sıraya dizersiniz. İlk kanal gönderilemezse, örneğin kişinin numarası yoksa ya da WhatsApp bağlı değilse, sıradaki denenir.
• Gönderen numara: WhatsApp mesajları Kendi numaram ya da Heyşirket numarası üzerinden gider; Otomatik seçiliyse kendi numaranız bağlıysa o, değilse Heyşirket numarası kullanılır.
• Vazgeçen kişi: Kişi mesaj istemediğini belirttiyse sistem ona hiçbir mesaj göndermez.
• İçerik: Mesajlarda tedavi ayrıntısı yer almaz; yalnız gün, saat ve işletme adı yazar. Hazır metinler Türkçe, İngilizce ve Almanca gelir, Mesaj şablonları ekranında değiştirilir.
• Siteden talep yapana yanıt: Siteden online randevu isteyen kişiye, talebi onaylayınca ya da reddedince kısa bir mesaj gitmesini ana anahtardan bağımsız açabilirsiniz.

Randevu takviminin tamamı ve online randevu kuralları randevu sistemi sayfasında, siteden gelen talepleri günlük yönetmek de site taleplerini yönetme yazısında. Panelde adım adım anlatım: Yardım › Randevu takip sistemi.

Randevu mesajlarınızı kurun Takviminizi açın, WhatsApp onayını ve hatırlatma saatlerini seçin; müşterileriniz randevularını unutmasın. Randevulara git

Henüz siteniz yoksa ücretsiz başlayın; online randevu Profesyonel, WhatsApp onayı ve otomatik hatırlatma Premium pakettedir.

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi