Termine · 11 Min. Lesezeit
Terminbuchung per WhatsApp: Termine anlegen, Bestätigungen und Beispiele für Erinnerungsnachrichten
Ihre Kunden schreiben Ihnen schon heute auf WhatsApp. Wir erklären, wie Sie im Chat vereinbarte Termine in ein geordnetes System überführen, welche Regeln gelten und liefern fertige Nachrichtentexte.
Kurz gesagt
- Ein WhatsApp-Terminsystem hält Termine in einem Kalender statt im Chat und nutzt WhatsApp für Bestätigungen, Erinnerungen und Änderungsnachrichten.
- Eine Terminerinnerung sollte kurz sein und nur Tag, Uhrzeit, Firmenname und die Möglichkeit zum Absagen oder Ändern enthalten; Gesundheitsbetriebe schreiben keine Behandlungsdetails.
- Eine Erinnerung an einen bestehenden Termin ist informativ; Nachrichten mit Aktionen oder Werbung sind kommerzielle elektronische Nachrichten und brauchen vorher die Einwilligung des Empfängers.
- WhatsApp erwartet, dass Unternehmen die Erlaubnis des Empfängers einholen und keine unerwünschten Massennachrichten senden; Nummern, die gegen die Regeln verstoßen, können eingeschränkt werden.
- In Heyşirket können Sie mit der Terminverwaltung im Premium-Tarif eine Terminanfrage von Ihrer Website per Antwort mit Ja oder Nein auf WhatsApp bestätigen; sie sendet automatische Erinnerungen 2 bis 72 Stunden vor dem Termin.
In vielen Betrieben werden Termine schon über WhatsApp vereinbart. Ein Kunde schreibt „Haben Sie Donnerstagabend Zeit?“, Sie schauen in den Kalender, dann vergehen zwei Tage, und die Nachricht sinkt ans Ende des Chats. Am Tag erscheint der Kunde nicht, weil niemand ihn erinnert hat.
Ein WhatsApp-Terminsystem bringt dieses Durcheinander in Ordnung. Termine werden in einem Kalender geführt, und WhatsApp dient für Bestätigungen, Erinnerungen und Änderungsnachrichten. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie das einrichten, welche Regeln Sie beachten müssen und zeigen Beispiele für Erinnerungsnachrichten, die Sie kopieren und anpassen können.
- Anfrage — Website oder Nachricht
- Im Kalender eingetragen — Eine einzige Quelle
- Bestätigung — Sofort
- Erinnerung — Vor dem Termin
- Erschienen / nicht erschienen — Vermerkt
Teil 1 · Definition Was ist ein WhatsApp-Terminsystem?
Ein WhatsApp-Terminsystem ist eine Einrichtung, bei der Termine in einem Kalender geführt werden und die Kommunikation mit Kunden über WhatsApp läuft. Der entscheidende Punkt: WhatsApp ist kein Kalender. Wird ein im Chat vereinbarter Termin nirgends notiert, wird derselbe Termin an zwei Personen vergeben, und ein abgesagter Termin gerät in Vergessenheit.
| Nur WhatsApp-Chat | WhatsApp + Terminsystem | |
|---|---|---|
| Wo liegt der Termin? | Im Chatverlauf | Im Kalender, an Person und Zeit gebunden |
| Prüfung auf Überschneidungen | Ihr Gedächtnis | Gebuchte Zeiten werden nicht angeboten |
| Erinnerung | Manuell, wenn Sie daran denken | Automatisch, zur gewählten Zeit |
| Abgesagter Termin | Bleibt oft leer | Wird sofort im Kalender frei |
| Team | Wer das Handy hat, weiß Bescheid | Alle schauen in denselben Kalender |
| Quote der Nichterscheinenden | Unbekannt | Erfasst und gemessen |
Die allgemeinen Stufen von Terminsystemen, vom kostenlosen Anfrageformular bis zum vollständigen Verwaltungssystem, behandeln wir in Online-Terminsystem. Dieser Artikel konzentriert sich auf die WhatsApp-Seite.
Teil 2 · Einrichtung Wie legt man Termine über WhatsApp an?
Es gibt zwei Wege, eine Terminanfrage von WhatsApp in ein System zu bringen. Der erste: Sie schicken den Kunden auf eine Seite, auf der er selbst buchen kann; der zweite: Sie tragen die Anfrage aus dem Chat selbst in den Kalender ein. Die meisten Betriebe nutzen beides.
Eine Terminroutine einrichten, die mit WhatsApp funktioniert
Einen einzigen Kalender wählen
Führen Sie alle Termine an einem Ort. Jeder Termin vom Telefon, von Ihrer Website oder von WhatsApp kommt dorthin. Zwei getrennte Kalender sind die häufigste Ursache für Überschneidungen.
Arbeitszeiten und Leistungsdauer eintragen
Legen Sie einmal fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie arbeiten und wie lange jede Leistung dauert. Daraus werden die freien Zeiten berechnet.
Den Buchungslink vorbereiten
Speichern Sie den Link zur Buchungsseite Ihrer Website als Schnellantwort in WhatsApp. Schicken Sie ihn jedem, der sagt „Ich möchte einen Termin“.
Chat-Termine sofort eintragen
Hat der Kunde im Chat eine Zeit gewählt, tragen Sie sie sofort in den Kalender ein und senden dann die Bestätigung. Ein Termin, der auf „Ich schreibe ihn später auf“ wartet, geht verloren.
Erinnerungen einschalten
Senden Sie eine Erinnerung einen Tag vorher und, wenn Sie möchten, ein paar Stunden vorher. Wenn Sie sie manuell senden, prüfen Sie jeden Morgen die Liste des nächsten Tages.
Das Ergebnis vermerken
Markieren Sie den Termin danach als erschienen, nicht erschienen oder abgesagt. Ohne Ihre Quote der Nichterscheinenden zu kennen, sehen Sie nicht, ob Erinnerungen wirken.
Teil 3 · Regeln Regeln für das Senden von Terminnachrichten auf WhatsApp
Wenn Sie WhatsApp als Geschäftskanal nutzen, gelten sowohl die eigenen Regeln von WhatsApp als auch die türkische Gesetzgebung. Wenn Sie sie befolgen, schützen Sie sowohl Ihre Nummer als auch das Vertrauen Ihrer Kunden.
- Erlaubnis: WhatsApp erwartet, dass Unternehmen nur Personen anschreiben, die ihnen ihre Nummer gegeben haben und dem Erhalt von Nachrichten zugestimmt haben. Sagen Sie dem Kunden im Buchungsformular oder beim ersten Kontakt, dass Sie ihn über WhatsApp auf dem Laufenden halten.
- Keine unerwünschten Massennachrichten: Wer alle Kontakte in großer Zahl anschreibt, erhöht Blockierungen und Meldungen. WhatsApp kann die Nummer dann einschränken.
- Recht auf Widerspruch: Sagt ein Kunde „Ich möchte keine Nachrichten“, vermerken Sie das und senden Sie ihm keine Erinnerungen mehr.
- Information und Werbung trennen: Einen bestehenden Termin zu bestätigen, daran zu erinnern oder ihn zu ändern, ist informativ. Eine Nachricht wie „Rabatt auf Haarbehandlungen in diesem Monat“ ist eine kommerzielle elektronische Nachricht; sie braucht vorher die Einwilligung des Empfängers, und Einwilligungen werden im Nachrichtenverwaltungssystem (İYS) erfasst.
- Personenbezogene Daten: Termindaten sind personenbezogene Daten. Nennen Sie in Ihrer KVKK-Datenschutzerklärung, über welche Kanäle Sie kommunizieren.
Teil 4 · Fertige Texte Beispiele für Terminerinnerungen
Eine gute Terminnachricht lässt sich auf einen Blick lesen: wer, wann, wo und was zu tun ist, wenn sich etwas ändert. Ersetzen Sie in den folgenden Texten die eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben. Jeder Text ist eine einzelne Nachricht und enthält keine Werbung.
| Nachricht | Beispieltext |
|---|---|
| Terminbestätigung | Guten Tag [Name], Ihr Termin ist für [Wochentag], den [Datum] um [Uhrzeit] gebucht. Adresse: [kurze Adresse]. Wenn Sie ihn ändern möchten, antworten Sie einfach auf diese Nachricht. [Firmenname] |
| Erinnerung 1 Tag vorher | Guten Tag [Name], Sie haben morgen um [Uhrzeit] einen Termin. Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie uns bitte Bescheid, damit wir den Termin an jemand anderen vergeben können. [Firmenname] |
| Erinnerung ein paar Stunden vorher | [Name], wir erwarten Sie heute um [Uhrzeit]. Anfahrt: [Kartenlink]. [Firmenname] |
| Zeitänderung | Guten Tag [Name], wie gewünscht haben wir Ihren Termin am [Datum] auf [neue Uhrzeit] verschoben. Falls das nicht passt, schreiben Sie uns. [Firmenname] |
| Stornobestätigung | Guten Tag [Name], Ihr Termin am [Datum] um [Uhrzeit] wurde storniert. Für eine neue Buchung nutzen Sie [Buchungslink]. [Firmenname] |
| Termin frei geworden (Warteliste) | Guten Tag [Name], am [Wochentag] um [Uhrzeit] ist ein Termin frei geworden. Wenn Sie ihn möchten, antworten Sie einfach „Ja“. [Firmenname] |
| Bewertungsanfrage | Guten Tag [Name], danke, dass Sie sich heute für uns entschieden haben. Wenn Sie Ihre Erfahrung teilen möchten: [Bewertungslink]. [Firmenname] |
Wenn Sie Bewertungsanfragen senden, senden Sie sie an alle, nicht nur an zufriedene Kunden, und bieten Sie dafür weder Rabatt noch Geschenk an. Wie Sie auf erhaltene Bewertungen antworten, erklären wir in So antworten Sie auf Kundenbewertungen.
Teil 5 · Zeitpunkt Wann sollten Erinnerungen gesendet werden?
Den einen richtigen Zeitpunkt gibt es nicht; er hängt von der Art der Arbeit ab und davon, wie weit im Voraus der Kunde gebucht hat. Als Faustregel gilt: Eine Erinnerung am Vortag gibt dem Kunden Zeit, seine Pläne zu ändern, und eine zweite Erinnerung ein paar Stunden vorher verhindert Vergessen.
| Terminart | Erste Erinnerung | Zweite Erinnerung |
|---|---|---|
| Friseur, Kosmetik, Behandlungen | 24 Stunden vorher | 2 Stunden vorher |
| Praxis, Untersuchung, Therapiesitzung | 24 oder 48 Stunden vorher | 2–3 Stunden vorher |
| Beratung, Schulung, Besprechung | 24 Stunden vorher | 1 Stunde vorher |
| Wochen im Voraus gebucht | 72 Stunden vorher | Einen Tag vorher |
| Am selben Tag gebucht | Die Bestätigung genügt | 1 Stunde vorher |
Senden Sie keine Nachrichten nachts oder sehr früh. Wenn Sie automatische Erinnerungen nutzen, prüfen Sie mit einer Testbuchung, dass die Sendezeit in Ihre Arbeitszeiten fällt.
Teil 6 · Panel Wie funktioniert die WhatsApp-Terminbuchung in Heyşirket?
In Heyşirket sind Termine ein Modul Ihres Unternehmenspanels, und WhatsApp hilft je nach Tarif an unterschiedlichen Stellen. In den bezahlten Tarifen können Sie Ihre eigene WhatsApp-Nummer per QR-Code verbinden; in der Terminverwaltung im Premium-Tarif gehen Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten automatisch raus.
| Funktion | Was sie tut | Tarif |
|---|---|---|
| Online-Buchungsformular | Der Kunde wählt auf Ihrer Website Tag und Uhrzeit, und die Anfrage landet im Panel | Professional |
| Ihre eigene WhatsApp-Nummer | Sie verbinden Ihre Nummer per QR-Code; Benachrichtigungen und Kundennachrichten gehen von Ihrer Nummer raus | Professional |
| Nachrichtenvorlagen | Sie bearbeiten die WhatsApp-, SMS- und E-Mail-Texte, die an Kunden gehen | Professional |
| Bestätigung per WhatsApp | Kommt eine Anfrage von Ihrer Website, geht eine Nachricht an Ihre Nummer; mit „Ja“ oder 👍 bestätigen Sie, mit „Nein“ lehnen Sie ab. Es lassen sich bis zu 3 Nummern hinzufügen | Premium |
| Automatische Bestätigung und Erinnerungen | Eine Nachricht, wenn der Termin bestätigt ist, eine Erinnerung davor und optional eine zweite Erinnerung | Premium |
| Hinweis bei Absage und Zeitänderung | Nach einer Absage oder Verschiebung erscheint die Option Patient benachrichtigen; ohne Ihre Wahl wird nichts gesendet | Premium |
| Bewertungsanfrage | Wird der Termin als erschienen oder abgeschlossen markiert, wird ein paar Stunden später Ihr Google-Bewertungslink gesendet | Premium |
Die Nachrichteneinstellungen stehen auf dem Bildschirm Termineinstellungen › Nachrichten. Der Hauptschalter ist standardmäßig aus; solange Sie ihn nicht einschalten, geht keine Bestätigung, Erinnerung oder Bewertungsnachricht an irgendjemanden. Die Erinnerung kann 2, 4, 12, 24, 48 oder 72 Stunden vor dem Termin gesendet werden, die zweite Erinnerung 1, 2, 3 oder 6 Stunden vorher.
- Reihenfolge der Kanäle: Sie ordnen WhatsApp, SMS und E-Mail in der gewünschten Reihenfolge an. Lässt sich der erste Kanal nicht nutzen, etwa weil die Person keine Nummer hat oder WhatsApp nicht verbunden ist, wird der nächste versucht.
- Absendernummer: WhatsApp-Nachrichten gehen von Meine eigene Nummer oder der Heyşirket-Nummer raus; bei Automatisch wird Ihre eigene Nummer genutzt, wenn sie verbunden ist, sonst die Heyşirket-Nummer.
- Personen mit Widerspruch: Hat eine Person gesagt, dass sie keine Nachrichten möchte, sendet das System ihr nichts.
- Inhalt: Nachrichten enthalten keine Behandlungsdetails, nur Tag, Uhrzeit und Firmenname. Fertige Texte gibt es auf Türkisch, Englisch und Deutsch; sie werden auf dem Bildschirm Nachrichtenvorlagen geändert.
- Antwort an Personen, die auf Ihrer Website buchen: Sie können eine kurze Nachricht an jemanden einschalten, der einen Online-Termin angefragt hat, wenn Sie ihn bestätigen oder ablehnen, unabhängig vom Hauptschalter.
Den vollständigen Terminkalender und die Regeln für Online-Buchungen finden Sie auf der Seite Terminsystem, und die tägliche Verwaltung von Website-Anfragen behandelt Website-Anfragen verwalten. Schritt-für-Schritt-Anleitung im Panel: Hilfe › Terminverwaltung.
Was ist ein WhatsApp-Terminsystem?
Ein WhatsApp-Terminsystem führt Termine in einem Kalender und wickelt Bestätigungen, Erinnerungen und Änderungen mit Kunden über WhatsApp ab. Ein WhatsApp-Chat allein ist kein Kalender; werden Termine nicht in ein System eingetragen, wächst das Risiko von Überschneidungen und Vergessen.
Wie legt man einen Termin über WhatsApp an?
Sie schicken dem Kunden den Link zur Buchungsseite Ihrer Website oder tragen den im Chat vereinbarten Tag und die Uhrzeit direkt in Ihren Kalender ein. Dann senden Sie dem Kunden eine kurze Bestätigung mit Tag, Uhrzeit und Adresse und richten eine Erinnerung vor dem Termin ein.
Was sollte eine Terminerinnerung enthalten?
Name der Person, Tag und Uhrzeit des Termins, Firmenname und wie man Bescheid sagt, wenn sich etwas ändert, genügen. Die Nachricht sollte kurz sein und keine Werbung enthalten; Gesundheitsbetriebe sollten die Behandlung, Diagnose oder Sitzungsart nicht schreiben.
Brauche ich die Erlaubnis des Kunden, um Terminerinnerungen zu senden?
Bestätigungen und Erinnerungen zu einem bestehenden Termin sind informative Nachrichten. Dennoch erwartet WhatsApp, dass Unternehmen nur Personen anschreiben, die dem Erhalt von Nachrichten zugestimmt haben; sagen Sie dem Kunden, dass Sie ihn über WhatsApp informieren, und respektieren Sie Widersprüche. Aktions- und Werbenachrichten brauchen vorherige Einwilligung in kommerzielle Nachrichten und die İYS-Registrierung.
Wie lange vor dem Termin sollte eine Erinnerung gesendet werden?
Meist funktioniert eine Erinnerung einen Tag vorher und, wenn Sie möchten, eine kurze zweite Erinnerung ein paar Stunden vorher gut. Bei Terminen, die Wochen im Voraus gebucht werden, sind 72 Stunden vorher besser; bei Buchungen am selben Tag eine Stunde vorher.
Gehen WhatsApp-Erinnerungen in Heyşirket automatisch raus?
Ja, in der Terminverwaltung im Premium-Tarif. Wenn Sie auf dem Bildschirm Termineinstellungen › Nachrichten den Hauptschalter einschalten und Erinnerungen wählen, geht die Nachricht 2 bis 72 Stunden vor dem Termin über die von Ihnen festgelegte Reihenfolge der Kanäle raus. Der Hauptschalter ist standardmäßig aus.
Ihre Terminnachrichten einrichten Öffnen Sie Ihren Kalender und wählen Sie WhatsApp-Bestätigung und Erinnerungszeiten, damit Ihre Kunden ihre Termine nicht vergessen. Zu den Terminen
Wenn Sie noch keine Website haben, starten Sie kostenlos; die Online-Buchung gehört zum Professional-Tarif, die WhatsApp-Bestätigung und automatische Erinnerungen zu Premium.
Autor: Heyşirket-Redaktionsteam