Tahsilat · 9 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-26

Kasa defteri nasıl tutulur? Günlük nakit kasa takibi için pratik yöntem

Nakit, işletmedeki en kolay kaybolan paradır. Her gün beş dakikalık bir kasa defteri alışkanlığı, ay sonunda "bu para nereye gitti" sorusunu ortadan kaldırır.

Kısaca

• Kasa defteri, işletmenin nakit girişlerini ve çıkışlarını tarih, belge, açıklama, giriş, çıkış ve bakiye sütunlarıyla gün gün kaydettiği listedir.
• Kasa defterindeki bakiye her gün sonunda fiili sayımla karşılaştırılır; aradaki fark kasa açığı ya da kasa fazlası olarak ayrıca kaydedilir, üstü kapatılmaz.
• Kasadan bankaya yatırılan para gider değil, iki hesap arasında bir aktarımdır; kasa defterinde çıkış, banka hesabında giriş olarak görünür.
• 459 sıra no.lu VUK Genel Tebliği'ne göre mükelleflerin 30.000 TL'yi aşan tahsilat ve ödemeleri banka, PTT gibi aracı finansal kurumlar üzerinden yapılmalı ve belgelenmelidir.
• Heyşirket'te kasa ayrı bir hesap olarak açılır; nakit tahsilatta Tahsilat hesabı olarak kasa seçilirse tutar kasanın hareket defterine kendiliğinden işlenir.

Gün içinde nakit tahsilat yapıyorsunuz, kasadan kargocuya, temizlik malzemesine, bir ustaya ödeme çıkıyor. Akşam çekmecede bir miktar para kalıyor ama sabahki tutar artı gelenler eksi gidenler hiç tam tutmuyor. Kasa defteri tam olarak bu farkı yakalamak için tutulur.

Bu yazıda kasa defterinin hangi sütunlardan oluştuğunu, günlük kayıt ve sayım düzenini, kasa açığı ile kasa fazlasının nasıl ele alınacağını ve en sık yapılan hataları anlatıyoruz. Sonunda bu düzeni Heyşirket'te nasıl kuracağınızı gösteriyoruz. Ekran ekran hesap açma ve virman adımları ise kasa ve banka hesapları rehberinde.

Bölüm 1 · Tanım Kasa defteri nedir, neden tutulur?

Kasa defteri, işletmenin elindeki nakit paranın girişlerini ve çıkışlarını sırasıyla kaydettiği listedir. Her satır bir para hareketidir; son sütundaki bakiye, o anda kasada olması gereken tutarı gösterir.

Kasa defteri resmî bir defter türü değildir; işletme hesabı defteri ya da yevmiye defteri gibi vergi kanunlarının istediği defterlerin yerine geçmez. Ama o defterlere doğru bilginin gitmesini sağlar. Mali müşavirinize ay sonunda bir zarf dolusu fiş yerine düzenli bir kasa listesi vermek, hem onun işini hem sizin kontrolünüzü kolaylaştırır.

• Kayıp ve hatayı erken yakalar: Fark aynı gün fark edilirse sebebi de bulunur. Bir ay sonra bulunmaz.
• Nakit akışını görünür kılar: Haftada ne kadar nakit girdiğini ve çıktığını bilmek, ödeme planı yapmanın ilk adımıdır.
• Belge düzenini zorlar: Her çıkışın karşısına bir fiş ya da fatura yazma alışkanlığı, giderlerin kaybolmasını önler.
• Sorumluluğu netleştirir: Kasaya birden fazla kişi dokunuyorsa kimin hangi kaydı girdiği bellidir.

Bölüm 2 · Düzen Kasa defterinde hangi sütunlar olmalı?

Defterin kâğıtta, Excel'de ya da bir programda olması fark etmez. Önemli olan her satırda aynı bilgilerin bulunmasıdır.

Tablodaki örnekte üç ayrıntı önemlidir. Her satırın bir belgesi var. Bankaya yatırılan para "gider" değil, kasadan bankaya bir aktarım olarak yazılmış. Ve bakiye her satırda yeniden hesaplanıyor, gün sonuna bırakılmıyor.

Bölüm 3 · Sayım Kasa sayımı nasıl yapılır, kasa açığı nedir?

Kasa sayımı, gün sonunda kasadaki parayı tek tek sayıp defterdeki bakiyeyle karşılaştırmaktır. Sayım defterdeki bakiyeden azsa kasa açığı, fazlaysa kasa fazlası vardır.

Rakamlar örnektir. Fark çıkınca önce son kayıtları, para üstü verilen satışları ve girilmemiş küçük ödemeleri kontrol edin.

Fark çıktığında ne yapmalı?

1. Son kayıtları kontrol edin

   Yazılmamış bir fiş, iki kez yazılmış bir satış ya da yanlış tutar girilmiş bir hareket olup olmadığına bakın. Farkların çoğu burada çıkar.

2. Para üstü ve küçük ödemeleri düşünün

   Kuruşa kadar para üstü, kasadan verilen bahşiş ya da çay ocağı ödemeleri gibi yazılmayan küçük çıkışlar küçük açıkların en sık sebebidir.

3. Farkı ayrı bir satırla kaydedin

   Sebep bulunamazsa farkı "kasa açığı" ya da "kasa fazlası" açıklamasıyla ayrı bir satır olarak yazın. Defterdeki bakiyeyi sayıma eşitlemek için başka bir kaydı değiştirmeyin.

4. Tekrarlıyorsa süreci değiştirin

   Aynı hafta içinde birden fazla açık çıkıyorsa kasaya kimlerin dokunduğunu ve kayıtların ne zaman girildiğini gözden geçirin. Kayıt anında girilmiyorsa unutulma ihtimali artar.

Bölüm 4 · Mevzuat Nakit tahsilat ve ödemede bir sınır var mı?

Evet. Vergi mükellefleri belirli bir tutarı aşan tahsilat ve ödemelerini nakit yapamaz, banka ya da PTT gibi aracı finansal kurumlar üzerinden yapmak ve belgelemek zorundadır. Bu sınır 26 Ekim 2026 itibarıyla 30.000 TL'dir.

Pratik sonucu şudur: kasa defterinizde 30.000 TL'yi aşan bir nakit tahsilat ya da ödeme görüyorsanız, bu işlemi bankadan yapmanız gerekirdi. Büyük tutarlı nakit hareketler kasa bakiyesini de şişirir; kayıtlarda görünen ama fiilen olmayan yüksek kasa bakiyesi, vergi incelemesinde sorgulanan konular arasındadır.

Bölüm 5 · Araç Kasa takibi Excel'de mi, programda mı yapılmalı?

Tek kasanız, tek kişi kayıt giriyorsa ve nakit hareketleriniz günde birkaç satırı geçmiyorsa Excel yeterli olabilir. Bakiyeyi formülle hesaplatın, her ay yeni bir sayfa açın ve dosyanın tek bir kopyasını kullanın.

Excel şu noktalarda yetmez: nakit tahsilatı faturaya ayrıca, kasaya ayrıca yazıyorsanız; birden fazla kişi aynı dosyaya yazıyorsa; kasa ve banka arasında sık para aktarıyorsanız ve ay sonunda kasa ile banka toplamını tek ekranda görmek istiyorsanız. Bu durumda kasa takibinin faturalar ve tahsilatlarla aynı yerde olması çift kaydı ortadan kaldırır.

Bölüm 6 · Heyşirket Heyşirket'te nakit kasa takibi nasıl yapılır?

Heyşirket'in ön muhasebe tarafında Nakit & Banka ekranı, kasa ve banka hesaplarınızı tek yerde gösterir. Kasa, türü Kasa olan ayrı bir hesaptır; bakiyesi açılış bakiyesi ile bu hesaba yazılan hareketlerin toplamıdır.

Adım adım: kasa defterini Heyşirket'e taşımak

1. Kasa hesabını açın

   Hesap ekle ile Hesap türü olarak Kasa seçin, hesaba bir ad verin (ör. "Merkez kasa") ve Açılış bakiyesi alanına takibe başladığınız günkü sayım sonucunu yazın.

2. Nakit tahsilatı kasaya bağlayın

   Bir faturaya nakit tahsilat kaydederken Ödeme yöntemi olarak Nakit, Tahsilat hesabı olarak kasayı seçin. Ekrandaki not da bunu söyler: tahsilat seçilen hesabın hareket defterine işlenir. Böylece aynı parayı ikinci kez kasaya yazmanız gerekmez.

   

3. Faturasız giriş ve çıkışları ekleyin

   Kargo, küçük alımlar, kasa açığı gibi hareketler için Hareket ekle deyin. Hesap olarak kasayı, Hareket türü olarak Para girişi ya da Para çıkışı seçin; İlgili kişi / kurum ve Açıklama alanlarına belge numarasını yazın.

   

4. Bankaya yatırılan parayı virmanla yazın

   Kasadaki nakdi bankaya yatırdığınızda Virman ile kaynak hesap olarak kasayı, hedef olarak banka hesabını seçin. Heyşirket iki hesapta eş zamanlı bir çıkış ve bir giriş oluşturur; para gider gibi görünmez.

5. Gün sonunda bakiyeyi sayımla karşılaştırın

   Kasa hesabının bakiyesini sayım sonucuyla karşılaştırın. Fark varsa sebebi bulunana kadar ayrı bir Para çıkışı ya da Para girişi hareketiyle, açıklamasına "kasa açığı" veya "kasa fazlası" yazarak kaydedin.

Heyşirket'te kasa sayımı için ayrı bir ekran yoktur; sayımı siz yaparsınız, sonucu hareket olarak girersiniz. Ay sonunda Kasa ve banka raporu her hesabın devir, giriş, çıkış ve kapanış bakiyesini hareket dökümüyle birlikte verir; mali müşavirinize bu raporu göndermeniz yeterlidir. Hesap açma ve hareket ekleme düğmeleri yalnız Sahip ve Yönetici rolündeki kullanıcılara görünür.

Ön muhasebe Profesyonel ve Premium paketlere dahildir. Banka tarafında hareketleri tek tek yazmak yerine ekstre yükleyerek eşleştirmek için banka ekstresi eşleştirme yazısına, özelliklerin tamamı için nakit ve banka sayfasına bakabilirsiniz.

Kasanızı tek ekranda izleyin Kasa hesabınızı açın, nakit tahsilatları kasaya bağlayın ve gün sonu bakiyesini sayımla karşılaştırın. Nakit & Banka'yı aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi