Tahsilat · 9 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-26

Banka ekstresi eşleştirme: havaleleri faturalarla dakikalar içinde eşleştirmek

Müşteri havaleyi yaptı ama açıklamaya ne yazdığı belli değil. Hangi faturayı kapattığını bulmak için ekstreye bakmak, tahsilatın en sıkıcı işidir. Doğru yöntemle bu iş birkaç dakikaya iner.

Kısaca

• Banka ekstresi eşleştirme, bankadaki her para hareketini ilgili fatura, gider ya da kasa-banka kaydıyla bağlayıp açıkta kalan alacak ve borçları netleştirme işidir.
• Bir havaleyi doğru faturaya bağlamanın en güçlü ipuçları açıklamadaki vergi numarası ve fatura numarası, ardından firma adı, tutar ve vade tarihine yakınlıktır.
• Birden fazla faturayı kapatan toplu bir havale en eski faturadan başlayarak dağıtılır; fazla ödenen kısım cari hesapta avans olarak kalır.
• Heyşirket'te bankanın Excel veya CSV ekstresi yüklenir; Ziraat, İş Bankası, Garanti BBVA, Akbank, Yapı Kredi, QNB, Halkbank, VakıfBank ve Enpara ekstrelerinin kolonları otomatik tanınır.
• Onaylanan her eşleşme hem faturaya tahsilat olarak hem banka hesabının hareket defterine yazılır; aynı ekstre satırı iki kez işlenmez.

Ay sonunda banka ekstresi önünüzde: kırk satır gelen havale, otuz satır giden ödeme. Bazılarında firma adı var, bazılarında yalnız "EFT" yazıyor. Bir müşteri üç faturayı tek havaleyle ödemiş, bir diğeri yarısını yatırmış. Banka ekstresi eşleştirme, bu satırları tek tek doğru faturaya bağlama işidir ve çoğu işletmede günler sürer.

Bu yazıda eşleştirmenin mantığını, bir havalenin hangi faturaya ait olduğunu anlamanın ipuçlarını ve toplu, kısmi ya da fazla ödemelerin nasıl ele alınacağını anlatıyoruz. Sonra aynı işi Heyşirket'te bir Excel ekstresi yükleyerek nasıl yapacağınızı adım adım gösteriyoruz.

Bölüm 1 · Tanım Banka ekstresi eşleştirme nedir, neden gerekir?

Banka ekstresi eşleştirme, bankanızın kaydettiği her para hareketini kendi kayıtlarınızdaki karşılığıyla bağlamaktır. Gelen havale bir satış faturasına, giden ödeme bir tedarikçi faturasına, kalan hareketler de masraf, vergi ya da hesaplar arası aktarım gibi kendi türlerine bağlanır.

Bu iş yapılmazsa üç sorun birden çıkar. Ödenmiş bir faturayı müşteriye yeniden hatırlatırsınız. Ödenmemiş bir faturayı ödenmiş sanırsınız. Ve banka bakiyeniz ile kayıtlarınızdaki bakiye bir süre sonra tutmaz hale gelir; farkın nereden geldiğini bulmak da her ay zorlaşır.

1. Fatura kesildi — Açık alacak oluştu
2. Havale geldi — Ekstrede bir satır
3. Eşleştirme — Satır faturaya bağlandı
4. Fatura kapandı — Cari ve banka güncel

Bölüm 2 · İpuçları Bir havale hangi faturaya ait, nasıl anlaşılır?

Havale açıklaması standart değildir; müşteriniz ne yazarsa o görünür. Bu yüzden eşleştirmede birkaç ipucu birlikte değerlendirilir. Hepsi aynı ağırlıkta değildir.

Bölüm 3 · Zor durumlar Toplu, kısmi ve fazla ödemeler nasıl eşleştirilir?

Eşleştirmeyi zorlaştıran şey, bir havalenin her zaman tek bir faturaya denk gelmemesidir. Üç durum çok sık görülür:

• Toplu ödeme: Müşteri birden fazla faturayı tek havaleyle öder. Kural olarak ödeme en eski faturadan başlayarak dağıtılır.
• Kısmi ödeme: Müşteri faturanın bir kısmını öder. Fatura kısmi tahsil edilmiş olarak açık kalır, kalan tutar takipte durur.
• Fazla ödeme ya da ön ödeme: Müşteri açık bakiyesinden fazlasını yatırır ya da henüz fatura yokken öder. Fazla kısım cari hesapta avans olarak kalır ve sonraki faturadan düşülür.

Rakamlar örnektir. Fatura 3'te 7.000 TL kalan tutar açık kalır. Müşteriniz farklı bir dağıtım istediyse, örneğin itiraz ettiği bir faturayı bilerek ödemediyse, dağıtımı elle değiştirin.

Bölüm 4 · Diğer hareketler Fatura dışındaki banka hareketleri nasıl takip edilir?

Ekstredeki her satır bir faturaya ait değildir. Banka masrafları, vergi ve SGK ödemeleri, maaşlar, kredi taksitleri ve kendi hesaplarınız arasındaki aktarımlar da ekstrede yer alır. Bunları da bir türe bağlamazsanız, eşleşmeyen satırlar listesi her ay büyür ve gerçekten bakılması gereken satırları gizler.

Ay sonunda eşleşmeyen satır kalmasın

• Gelen havaleler müşteri faturalarına ya da cariye avans olarak bağlandı.
• Giden ödemeler tedarikçi giderlerine ya da tedarikçiye avans olarak bağlandı.
• Banka masrafı, vergi ve faiz gibi kalemler diğer gider ya da diğer gelir olarak işlendi.
• Kendi hesaplarınız arası aktarımlar virman olarak kayıtlı.
• Defterde zaten kayıtlı olan hareketler ikinci kez girilmedi.
• Ekstrenin kapanış bakiyesi, kayıtlardaki banka bakiyesiyle aynı.

Son madde, eşleştirmenin doğru yapıldığının en basit kanıtıdır. Bakiye tutmuyorsa ya bir satır atlanmış ya da bir hareket iki kez girilmiştir. Müşteri tarafında bakiyelerin karşı firmayla karşılaştırılması ise ayrı bir iştir; onu cari hesap mutabakatı yazısında anlattık.

Bölüm 5 · Hazırlık Eşleştirmeye başlamadan önce neler hazır olmalı?

Eşleştirme, kayıtlarınız ne kadar düzenliyse o kadar hızlı biter. Ekstreyi açmadan önce şu dört şeyin yerinde olduğundan emin olun:

• Faturalar kesilmiş olmalı: Ekstrede ödemesi görünen her satışın faturası sistemde olmalı. Faturası olmayan bir havale ancak avans olarak bekletilir.
• Müşteri kartlarında vergi numarası olmalı: Açıklamadaki VKN/TCKN ancak müşteri kartında da kayıtlıysa bir firmaya bağlanabilir.
• Giderler girilmiş olmalı: Tedarikçi ödemelerinin karşılığı olan gider belgeleri kayıtlı değilse giden ödemeler eşleşmez.
• Açılış bakiyesi doğru olmalı: Banka hesabının açılış bakiyesi, takibe başladığınız günkü ekstre bakiyesiyle aynı olmalı; yoksa ay sonunda bakiye hiç tutmaz.

Bu hazırlık bir kez yapılır. Sonraki aylarda iş, yeni faturaları zamanında kesmek ve yeni müşterilerin vergi numarasını eksiksiz girmekten ibarettir.

Bölüm 6 · Heyşirket Heyşirket'te banka ekstresi nasıl eşleştirilir?

Heyşirket'in ön muhasebe tarafında Nakit & Banka ekranında bir banka hesabını açıp Ekstre yükle dediğinizde eşleştirme ekranı açılır. Bankanızdan indirdiğiniz Excel (.xlsx), CSV ya da bankanın .xls dışa aktarımını yüklersiniz. Dosya cihazınızda okunur; sunucuya yalnız hareket satırları kaydedilir.

Listede olmayan bir bankanın ekstresini de yükleyebilirsiniz. Kolonlar tanınmazsa ekran Kolon eşleştirmesi adımını açar; İşlem tarihi, Açıklama, Tutar (+/−) ya da ayrı Borç / çıkan ve Alacak / giren kolonlarını bir kez seçmeniz yeterlidir. Bankaya canlı bağlantı, yani açık bankacılık, henüz yoktur; şu an ekstre dosyayla yüklenir.

Adım adım: ekstreden kapanan faturalara

1. Ekstreyi indirin ve yükleyin

   İnternet bankacılığından ilgili dönemin hesap hareketlerini Excel ya da CSV olarak indirin. Heyşirket'te banka hesabını açıp Ekstre yükle deyin ve dosyayı sürükleyin. Dosya en çok 8 MB olabilir; uzun dönemleri birkaç parçaya bölün.

   

2. Önerileri inceleyin

   Her banka satırının yanında önerilen fatura ya da gider ve bir güven rozeti görünür: Yüksek güven, Orta güven, Düşük güven. Gelen para müşterinin açık faturalarıyla, giden para tedarikçinin açık giderleriyle eşleştirilir. Önerinin gerekçesi de yazar, örneğin "VKN/TCKN açıklamada geçiyor" ya da "Tutar faturayla birebir aynı".

3. Yüksek güvenlileri tek tıkla onaylayın

   Yüksek güvenlileri onayla düğmesi, güçlü eşleşmelerin hepsini bir kerede deftere bağlar. Toplu havaleler en eski faturadan başlayarak dağıtılır; aynı fatura iki ayrı satıra birden dağıtılmaz.

4. Kalanları elle bağlayın

   Eşleşmeyen sekmesindeki satırlar için Faturaları seç ya da Giderleri seç ile müşteri adı, VKN veya fatura numarasıyla arayıp belgeyi kendiniz seçin. Fazla ödeme Cariden avans / ön ödeme ya da Tedarikçiye avans olarak kalır.

5. Fatura dışı satırları türüne bağlayın

   Banka masrafı ve vergi gibi satırlar için Diğer gider (masraf, vergi…), faiz gibi girişler için Diğer gelir seçin. Önemsiz ya da sonra bakacağınız satırları Atla ile geçin.

Onayladığınız her eşleşme iki yere birden yazılır: fatura tahsil edilmiş olarak güncellenir ve banka hesabının hareket defterine bir giriş eklenir. Aynı tarih ve tutarda zaten kayıtlı bir banka hareketi varsa, ekran Defterde zaten kayıtlı der ve yeni kayıt açmadan o satıra bağlar. Aynı ekstreyi ya da üst üste binen iki dönemi yüklerseniz, daha önce yüklenen satırlar yeniden işlenmez.

Ön muhasebe Profesyonel ve Premium paketlere dahildir. Tahsilatı elle kaydetmenin adımları tahsilat nasıl kaydedilir rehberinde, kasa tarafının düzeni kasa defteri nasıl tutulur yazısında, tüm nakit özellikleri nakit ve banka sayfasında. Kartla ödeme almak isterseniz ödeme linki tahsilatı kendiliğinden faturaya işler.

Ekstrenizi yükleyin, faturalar kapansın Banka hesabınızı açın, Excel ekstresini yükleyin ve yüksek güvenli eşleşmeleri tek tıkla onaylayın. Nakit & Banka'yı aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi