Muhasebe rutini · 13 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-12

Ay sonu kapanış kontrol listesi: 12 adımda temiz bir ay

Ay sonu kapanışı, ayın son gününde değil ilk haftasında yapılan iki-üç saatlik bir rutindir. Doğru sırayla yapıldığında mali müşavirinizden gelen "şu belge eksik" mesajları biter.

Kısaca

• Ay sonu kapanışı, bir ayın satış, tahsilat, gider, banka ve stok kayıtlarının eksiksiz ve birbiriyle tutarlı hale getirilip mali müşavire teslim edilmesidir.
• Kapanış sırası önemlidir: önce satış ve tahsilat, sonra banka, sonra gider, en son vergi ve teslim.
• Banka mutabakatı, kayıtlardaki hesap bakiyesinin banka ekstresindeki bakiyeyle birebir eşleştirilmesidir ve kapanışın omurgasıdır.
• KDV beyannamesi kural olarak dönemi izleyen ayın 28'i akşamına kadar verildiğinden, belgelerin ayın ilk haftasında mali müşavire ulaşması gerekir.
• Form Ba-Bs bildirimleri Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırılmıştır; bu adım artık ay sonu listesinde yer almaz.

Ayın 3'ü, saat 17.40. Mali müşavirden üçüncü mesaj geliyor: "Garanti hesabındaki 14.200 TL'lik çıkış neydi? Bir de ağustosun kargo faturaları hâlâ gelmedi." Siz ise o çıkışın ne olduğunu hatırlamaya çalışıyorsunuz.

Bu sahne çoğu işletmede her ay tekrarlanır ve sebebi bilgi eksikliği değil, sıra eksikliğidir. Kapanışı rastgele değil belirli bir sırayla yapan işletmelerde aynı iş iki-üç saatte biter.

Aşağıda bir kahve kavurma atölyesinin, Atlas Kahve'nin, her ay uyguladığı 12 adımlık rutini paylaşıyoruz. Yazının sonunda yazdırıp masanıza asabileceğiniz tek sayfalık kontrol listesi var.

Bölüm 1 · Mantık Ay sonu kapanışı nedir, neden sıra önemli?

Ay sonu kapanışı, bir ayın tüm satış, tahsilat, gider, banka ve stok kayıtlarının eksiksiz, birbiriyle tutarlı ve mali müşavire teslim edilebilir hale getirilmesidir. Amaç, ayı "kilitlemek" ve sonraki aya temiz bir başlangıç bırakmaktır.

Sıra önemlidir çünkü her adım bir sonrakinin girdisidir. Tahsilatları kaydetmeden banka mutabakatı yaparsanız eşleşmeyen yüzlerce kalem görürsünüz. Gider belgelerini tamamlamadan KDV'ye bakarsanız rakam yanlış çıkar ve iki kez çalışırsınız.

1. Satış — Adım 1-3: faturalar ve tahsilatlar
2. Nakit — Adım 4-5: banka, kasa, çek-senet
3. Gider ve stok — Adım 6-10: belgeler, ödemeler, cari, sayım
4. Vergi ve teslim — Adım 11-12: KDV ve mali müşavir

• 12 adım
• 2-3 saat düzenli tutulan bir ay için tipik süre
• Ayın 28'i KDV beyanında genel son gün

Kapanışı kim yapar?

Küçük bir işletmede kapanışın tamamını tek kişi yapabilir; ama rolleri ayırmak hem hızlandırır hem de hataları yakalar. Fatura kesen kişinin kendi tahsilatını banka ile eşleştirmemesi, basit ama etkili bir iç kontroldür.

Rutin ne zaman yapılmalı? Ayın son günü değil, izleyen ayın ilk iki-üç iş günü. Böylece ayın son günü kesilen faturalar ve bankaya geç düşen havaleler de içeride olur.

Bölüm 2 · Satış Adım 1-3: Satış tarafı nasıl kapatılır?

Adım 1: Fatura listesini temizleyin

İlk iş, ayın faturalarının durumlarını kontrol etmektir. Heyşirket raporları yalnızca İptal durumundaki faturaları dışarıda bırakır; Taslak, Onay bekliyor veya Hatalı durumda unutulmuş bir belge satış ve KDV toplamlarına girer.

Fatura tarihi filtresinde Bu ay seçeneği yerine, kapanış ilk haftada yapıldığı için tarih aralığını elle kontrol edin. Faturaları yönetmenin tüm ayrıntısı faturaları yönetmek rehberinde.

Adım 2: Faturalanmamış satış kalmasın

Ay içinde sevk edilip faturası kesilmemiş mal veya verilip faturalanmamış hizmet olup olmadığına bakın. İrsaliyeler ekranındaki ay sonu sevkiyatlarını ve e-ticaret siparişlerini fatura listesiyle karşılaştırın.

Adım 3: Tüm tahsilatları kaydedin

Banka ekstresini açın ve ay içinde gelen her müşteri ödemesinin ilgili faturaya tahsilat olarak kaydedildiğini kontrol edin. Tahsilatlar ekranında müşteri veya fatura numarasıyla arayıp eksikleri Tahsil et ile girin.

Satış tarafı kapandı. Şimdi kapanışın omurgasına, bankaya geçiyoruz; çünkü en çok soru buradan çıkar.

Bölüm 3 · Nakit Adım 4-5: Banka mutabakatı nasıl yapılır?

Adım 4: Banka ve kasa mutabakatı

Banka mutabakatı, kayıtlarınızdaki hesap bakiyesinin aynı tarihteki banka ekstresi bakiyesiyle eşleştirilmesi ve farkların tek tek açıklanmasıdır. Mutabakatı yapılmamış bir ay, kapanmış sayılmaz.

Heyşirket'te Kasa ve bankalar ekranındaki bakiye, açılış bakiyesi ile o ekrana girilen hareketlerin toplamıdır. Önemli bir ayrıntı: fatura tahsilatı veya gider belgesi kendiliğinden banka hareketi oluşturmaz. Banka hareketlerini Hareket ekle ile, hesaplar arası aktarımları Virman ile girersiniz.

Fark sıfırlanana kadar devam edin. Açıklanamayan küçük bir fark bile ileride büyük bir hatanın ucu olabilir: iki kez kaydedilmiş bir tahsilat veya yanlış hesaba girilmiş bir ödeme.

Adım 5: Çek ve senet portföyünü güncelleyin

Ay içinde vadesi gelen çek ve senetlerin durumlarını güncelleyin: tahsil edilenler, ciro edilenler, iade edilenler. Çekler ve senetler ekranında portföydeki her belgenin gerçek durumunu yansıttığından emin olun. Konunun ayrıntısı için çek ve senet takibi rehberine bakın.

Bölüm 4 · Gider ve stok Adım 6-10: Gider, cari ve stok nasıl kapatılır?

Adım 6: Kâğıt gider belgelerini girin

Çantada, arabada, masa çekmecesinde bekleyen fiş ve faturaları toplayın. Gider belgeleri ekranında Gider ekle ile her birini belge tarihi, tutarı ve KDV'siyle girin. Belge tarihini değiştirmeyin; raporlar belge düzenleme tarihine göre sayar.

Adım 7: Gelen e-faturaları kontrol edin

Tedarikçilerinizin size düzenlediği e-faturalar Gelen e-Faturalar ekranında listelenir. Ayın tüm gelen e-faturalarının görüldüğünü ve gider olarak işlendiğini kontrol edin; eksik bir belge indirilecek KDV'nizi düşürür.

Adım 8: Tedarikçi ödemelerini eşleştirin

Gider belgelerinin ödeme durumlarını (Ödeme bekliyor, Kısmi ödendi, Ödendi) banka ekstresiyle karşılaştırın. Giderler grubundaki Ödemeler raporu, dönemin gider yükümlülüklerini tahsilatlarla aynı ekranda gösterir; gelecek ayın ödeme planını buradan çıkarın.

Adım 9: Büyük carilerle mutabakat

En yüksek bakiyeli müşteri ve tedarikçilerinizle ay sonu bakiyesi üzerinde uzlaşın. Müşteriler ekranındaki Ekstre düğmesi her müşterinin faturalarını, tahsilatlarını ve bakiyesini borç-alacak düzeninde gösterir; tedarikçiler için de aynı düğme Tedarikçiler ekranında bulunur.

Mutabakatın nasıl istendiği ve farkların nasıl çözüldüğü cari hesap mutabakatı yazımızın konusu.

Adım 10: Stok sayımı

Stoklu çalışıyorsanız ay sonunda en azından yüksek değerli ve hızlı dönen ürünleri sayın. Depolar ve hareketler ekranındaki Stok sayımı düğmesiyle depo ve sayım tarihini seçip sayılan miktarları girin, Sayımı tamamla ile kaydedin. Fark bulunan sayımlar stok hareketi olarak ayrıca ve denetlenebilir biçimde işlenir.

Atlas Kahve her ay yalnızca çiğ çekirdek ve ambalaj stoklarını sayıyor, tam sayımı çeyrek sonlarında yapıyor. Hangi ürünün ne sıklıkla sayılacağına karar vermek için stok yönetimi temelleri yazımıza bakabilirsiniz.

Kayıtlar tamam. Şimdi bu kayıtların vergiye nasıl yansıdığına bakma zamanı.

Bölüm 5 · Vergi Adım 11-12: KDV kontrolü ve mali müşavire teslim

Adım 11: KDV raporunu kontrol edin

KDV kontrolü, satış belgelerindeki hesaplanan KDV ile gider belgelerindeki indirilecek KDV'nin farkını beyanname öncesi görmek demektir. KDV raporunda kapanan ayın başlangıç ve bitiş tarihlerini girin; Hesaplanan KDV, İndirilecek KDV ve Net KDV kartlarını okuyun.

Gider belgeleri tamamlanmadan bakılsaydı Net KDV 8.100 TL görünecekti. Aradaki 3.700 TL, çekmecede bekleyen fiş ve faturaların KDV'sidir. Devreden KDV ve tevkifat gibi kalemleri beyannamede mali müşaviriniz ayrıca değerlendirir.

Adım 12: Raporları indirin ve mali müşavire teslim edin

Satışlar, Gelir gider ve KDV raporlarında kapanan ayı seçip CSV indir ile dosyaları alın. Fatura listesinden de aynı dönemin CSV indir çıktısını ekleyin. Kâğıt belgelerin taranmış kopyalarını ve banka ekstresini aynı klasöre koyun.

Daha da kolayı: mali müşavirinizi portala davet edin. Ayarlar altındaki Kullanıcılar bölümünde "Mali müşavir" rolü finansal ekranlara erişim verir; dosya taşımadan aynı rakamlara bakarsınız. Rollerin ayrıntısı ekip ve roller rehberinde, birlikte çalışmanın püf noktaları mali müşavirle çalışma yazımızda.

Son bir alışkanlık: kapanışı bitirdikten sonra Ayarlar'daki Veri ve yedek bölümünden Tam veri yedeğini indir ile bir yedek alın ve güvenli bir yerde saklayın. Vergi Usul Kanunu'na göre defter ve belgeler beş yıl, Türk Ticaret Kanunu'na göre ticari defter ve belgeler on yıl saklanır; dijital bir yedek bu yükümlülüğün tamamlayıcısıdır.

Bölüm 6 · Liste Yazdırılabilir ay sonu kontrol listesi

Aşağıdaki liste, yazıdaki 12 adımın tek sayfalık özetidir. Her ayın ilk iş gününde açın ve sırayla işaretleyin.

Ay sonu kapanış: 12 adım

• 1. Faturalar listesinde Taslak, Onay bekliyor ve Hatalı belgeleri resmileştirin veya iptal edin.
• 2. Ay sonu sevkiyatlarını ve e-ticaret siparişlerini kontrol edin; faturalanmamış satış bırakmayın.
• 3. Banka ekstresindeki her müşteri ödemesini Tahsilatlar ekranında ilgili faturaya kaydedin.
• 4. Kasa ve banka hesaplarının bakiyesini ekstreyle eşleştirin; farkları Hareket ekle ve Virman ile kapatın.
• 5. Vadesi gelen çek ve senetlerin durumunu güncelleyin.
• 6. Kâğıt fiş ve faturaları Gider ekle ile belge tarihleriyle girin.
• 7. Gelen e-Faturalar ekranındaki tüm belgelerin işlendiğini doğrulayın.
• 8. Gider belgelerinin ödeme durumlarını bankayla karşılaştırın; gelecek ayın ödeme planını çıkarın.
• 9. En büyük müşteri ve tedarikçilerle Ekstre üzerinden bakiye mutabakatı yapın.
• 10. Kritik stokları sayın; Stok sayımı ile farkları kaydedin.
• 11. KDV raporunda Net KDV'yi okuyun ve ödeme takviminize ekleyin.
• 12. Raporları CSV olarak indirin, mali müşavirle paylaşın ve tam veri yedeği alın.

Listeyi ilk ay uyguladığınızda süre uzun gelebilir; çünkü önceki aylardan biriken eksikler de karşınıza çıkar. İkinci ay yarıya iner, üçüncü aydan sonra ise kapanış bir sabahlık iştir. Asıl kazanç süre değil, mali müşavirinizle aranızdaki soru-cevap trafiğinin neredeyse sıfırlanmasıdır.

Temiz bir kapanış, gelecek ayın ilk kararını doğru rakamla vermenizi sağlar. Kirli bir kapanış ise hatayı bir sonraki aya taşır.

Heyşirket editör ekibi

Kapanış bittiğinde rakamlara bir de patron gözüyle bakmak isterseniz, aynı raporları nasıl yorumlayacağınızı finansal raporları okumak yazımızda anlattık.

Kapanışa bankadan başlayın Kasa ve banka hesaplarınızın bakiyesini bu ayın banka ekstresiyle karşılaştırın. Kasa ve bankaları aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi