Web sitesi · 9 dk okuma · Güncellendi:
Web sitesi KVKK metinleri: aydınlatma metni, çerez politikası ve form onayları
Bir iletişim formu ya da ziyaret istatistiği bile sitenizi kişisel veri işleyen bir yere dönüştürür. Hangi metne neden ihtiyacınız olduğunu bilirseniz, metinler de birer formalite olmaktan çıkar.
Kısaca
- Kişisel veri toplayan her web sitesi, 6698 sayılı KVKK'nın 10. maddesine göre ziyaretçiyi aydınlatmak zorundadır; aydınlatma metni veri sorumlusunu, amaçları, hukuki sebepleri, aktarımı ve hakları anlatır.
- Aydınlatma ile açık rıza ayrı şeylerdir; bir iletişim formuna yanıt vermek için açık rıza gerekmez ve açık rıza bir hizmetin şartı haline getirilemez.
- KVKK Kurumu'nun çerez rehberine göre zorunlu olmayan çerezler, örneğin analitik ve reklam çerezleri, ziyaretçinin onayı alınmadan kullanılmamalıdır.
- Mağaza sitelerinde KVKK metinlerine ek olarak ön bilgilendirme formu, mesafeli satış sözleşmesi ve cayma hakkı metni gerekir; kampanya e-postası için ayrıca 6563 sayılı Kanun'a göre onay ve İYS kaydı gerekir.
- Heyşirket'te site kurulumunda KVKK aydınlatma metni ve çerez politikası şablonu hazır gelir; şablonlar hukuki tavsiye değildir, yayından önce bir hukukçuya kontrol ettirilmelidir.
Sitenize bir iletişim formu koydunuz, ziyaretçi sayısını görmek için bir ölçüm aracı eklediniz, belki bir de online randevu açtınız. Üçü de kişisel veri toplar. Web sitesi KVKK metni bu yüzden yalnız büyük şirketlerin değil, tek sayfalık bir tanıtım sitesinin de konusudur.
Bu yazıda bir sitenin hangi metinlere ihtiyaç duyduğunu, aydınlatma metninde hangi başlıkların bulunması gerektiğini, çerez politikası ile çerez izninin farkını ve formlarda en sık yapılan hatayı anlatıyoruz. Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki tavsiye değildir; kendi metniniz için bir hukukçuya danışın.
Bölüm 1 · Genel bakış Bir web sitesinde hangi yasal metinler bulunmalı?
Hangi metinlere ihtiyacınız olduğu sitenizin ne yaptığına bağlıdır. Bir tanıtım sitesiyle bir mağaza sitesinin yükümlülükleri aynı değildir.
| Metin | Ne zaman gerekir? | Dayanak |
|---|---|---|
| KVKK aydınlatma metni | Form, randevu, üyelik, ölçüm gibi her türlü kişisel veri toplandığında | 6698 sayılı Kanun md. 10 |
| Çerez politikası | Sitede çerez veya benzeri teknoloji kullanıldığında | KVKK Kurumu çerez rehberi |
| Açık rıza metni | Yalnız açık rızaya dayanan bir işleme varsa | 6698 sayılı Kanun md. 5 |
| Ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesi | Siteden tüketiciye satış yapılıyorsa | 6502 sayılı Kanun, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği |
| Ticari elektronik ileti onayı | Kampanya, bülten gibi tanıtım e-postası veya SMS gönderiliyorsa | 6563 sayılı Kanun md. 6 |
Bu yazı ilk üç metne odaklanıyor. Mağaza metinlerini ve iade kurallarını e-ticaret iade süreci yazısında ayrıca anlattık.
Bölüm 2 · Aydınlatma metni KVKK aydınlatma metni örneği: hangi başlıklar olmalı?
Aydınlatma metni, kişisel verisini topladığınız kişiye verinin neden, hangi hukuki sebeple ve nasıl işlendiğini anlatan metindir. KVKK md. 10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ, metinde bulunması gerekenleri sayar.
Aydınlatma metninin başlıkları
Veri sorumlusu
Ticari unvan ya da ad soyad, adres, e-posta, telefon, varsa MERSİS numarası ve KEP adresi. Ziyaretçi verisini kime verdiğini bilmelidir.
Hangi veriler, nasıl toplanıyor?
Formda istenen ad, telefon, e-posta ve mesaj; sunucu ve güvenlik kayıtları; çerezler. Verinin formdan mı, otomatik yollarla mı geldiğini yazın.
Amaçlar ve hukuki sebepler
Her amacı kendi hukuki sebebiyle eşleştirin. Örneğin talebe dönüş için sözleşmenin kurulması (md. 5/2-c), güvenlik kayıtları için meşru menfaat (md. 5/2-f).
Aktarım
Veriler kimlere aktarılıyor: barındırma, e-posta, ölçüm hizmetleri. Yurt dışında sunucusu olan bir araç kullanıyorsanız bunu açıkça belirtin.
Saklama süresi
Her veri türü ne kadar tutuluyor ve sonra ne oluyor. "Gerektiği kadar" yerine somut süreler yazın.
Haklar ve başvuru yolu
KVKK md. 11'deki haklar ve başvurunun hangi e-posta ya da adrese, nasıl yapılacağı.
Bölüm 3 · Açık rıza Aydınlatma metni ile açık rıza aynı şey mi?
Hayır. Aydınlatma bir bilgilendirmedir ve her durumda yapılır. Açık rıza ise belirli bir işleme için kişinin özgür iradesiyle verdiği onaydır ve yalnız başka bir hukuki sebep olmadığında gerekir.
Bir iletişim formunda ziyaretçiye geri dönmek için açık rıza gerekmez; ziyaretçi zaten sizden yanıt istiyor ve bu sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgilidir. Formun altına "KVKK metnini okudum, onaylıyorum" kutusu koyup işaretlenmeden formu göndertmemek, açık rızayı hizmetin şartı yapmak anlamına gelir. Bu, KVKK Kurumu'nun hatalı bulduğu yaygın bir uygulamadır.
| Durum | Doğru | Yanlış |
|---|---|---|
| İletişim formu | Formun altında aydınlatma metnine bağlantı veren kısa bir not | İşaretlenmeden gönderilemeyen "onaylıyorum" kutusu |
| Bülten aboneliği | Ayrı, işaretsiz bir onay kutusu | Formu gönderen herkesi listeye eklemek |
| Aydınlatma ile rıza | İki ayrı metin, ayrı işlem | Tek metinde hem bilgilendirip hem rıza istemek |
Bölüm 4 · Çerezler Çerez politikası ve çerez izni nasıl olmalı?
Çerez politikası, sitenizde hangi çerezlerin neden kullanıldığını anlatan metindir. Çerez izni ise zorunlu olmayan çerezler için ziyaretçiden onay alınan penceredir. Biri anlatır, diğeri sorar; ikisi birbirinin yerine geçmez.
- Zorunlu çerezler: Sepet, oturum, güvenlik doğrulaması gibi sitenin çalışması için gerekenler. Onay gerekmez ama politikada anlatılır.
- Analitik çerezler: Ziyaretçi davranışını ölçen araçlar. KVKK Kurumu'nun çerez rehberine göre onay alınmadan kullanılmamalıdır.
- Reklam ve hedefleme çerezleri: Onay olmadan kullanılmaz.
- Gömülü içerik: Video, harita ve sosyal medya içerikleri kendi çerezlerini bırakabilir; tıklanınca yüklenmesi iyi bir uygulamadır.
İyi bir çerez penceresinde Reddet düğmesi Kabul et kadar görünür olur ve ziyaretçi tercihini sonradan değiştirebilir. Kapatma düğmesine basmak ya da sayfayı kaydırmak onay sayılmaz.
Bölüm 5 · Özel durumlar Klinik, mağaza ve randevu siteleri için ek olarak ne gerekir?
- Klinik ve sağlık siteleri: Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı şartlara tabidir. İletişim ve randevu formlarında hastalık, şikâyet ya da tedavi bilgisi istememek en güvenli yoldur. Sağlık sektöründe tanıtım içerikleri ayrıca reklam yasaklarına tabidir; ayrıntılar klinik web sitesi nasıl olmalı yazısında.
- Mağaza siteleri: Sipariş, fatura ve teslimat verileri ile saklama süreleri aydınlatma metnine eklenir. Mesafeli satış metinleri ayrıca gerekir.
- Randevu siteleri: Randevu hatırlatması için telefon numarası işlemek aydınlatmada anlatılır. Hatırlatma bir hizmet bildirimidir; kampanya mesajı göndermek ise ayrı onay ister.
- Bülten ve kampanya: Ticari elektronik ileti için 6563 sayılı Kanun'a göre önceden onay alınır ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kaydı yapılır.
Bölüm 6 · Heyşirket Heyşirket'te KVKK ve çerez metinleri nasıl hazırlanır?
Heyşirket'te site kurulumu sırasında site türüne göre yasal sayfalar şablondan açılır. Kurumsal sitede KVKK aydınlatma metni ve Çerez politikası ayrı sayfa olarak, kişisel sitede tek bir Gizlilik ve KVKK sayfası olarak gelir. Klinik sitelerinde şablona sağlık verileri bölümü eklenir ve bir hasta hakları sayfası açılır; mağazada sipariş verisi ve teslimat ve iade sayfası eklenir.
Adım adım: yasal metinleri yayına hazırlamak
Veri sorumlusu bilgilerini girin
Şirket panelinde Ayarlar › Genel altındaki Gizlilik bölümünde Yasal bilgiler (veri sorumlusu) alanlarını doldurun: ticari unvan ya da ad soyad, MERSİS no, açık adres, KVKK başvuru e-postası, telefon ve KEP adresi. Şablondaki etiketler bu bilgilerle kendiliğinden dolar.
Şablonu kendi sürecinize göre tamamlayın
KVKK sayfanızı açın, köşeli parantezli notları kendi araçlarınıza ve sürelerinize göre doldurup silin. Örneğin Google Analytics kullanmıyorsanız ilgili maddeyi çıkarın. Metnin başındaki "ÖRNEK METİN" işareti, bu işi yapmadan yayına almamanız için oradadır.
Gizlilik sayfasını seçin
Aynı bölümde Gizlilik / KVKK sayfası olarak bu sayfayı seçin. Bağlantı formların altında, ödeme sayfasında ve çerez penceresinde görünür. Formlarda onay kutusu yerine bu sayfaya bağlanan kısa bir aydınlatma notu yer alır.
Çerez izni penceresini gerekiyorsa açın
Çerez izni penceresini göster seçeneği varsayılan olarak kapalıdır. Kapalıyken ziyaret istatistiği ziyaretçinin cihazına bir şey kaydetmeden, yalnız genel sayılar olarak tutulur. Çerez kullanan bir ölçüm aracı bağladıysanız pencereyi açın; ziyaretçiye izin sorulur.
Hukukçunuza kontrol ettirin
Şablonlar hukuki tavsiye değildir ve tek başına KVKK uyumu sağlamaz. Yayına almadan önce metni bir hukukçuyla gözden geçirin.
Bir kişi verisinin silinmesini ya da kopyasını isterse, Ayarlar › Araçlar › Kişisel veriler ekranında kişiyi e-posta ya da telefonla bulursunuz. Dışa aktar (JSON) ile verisini verir, Sil (anonimleştir) ile ad, telefon, e-posta ve mesajı silersiniz; yalnız tarih ve tür kalır. Panelde adım adım anlatım: Yardım › KVKK: kişisel veriler, gizlilik metni ve çerezler.
Bu araçlar ücretsiz Başlangıç paketinde de vardır. Özetin tamamı KVKK uyumlu web sitesi sayfasında, formlardan gelen taleplerin yönetimi form ve talep yönetimi sayfasında. Sitenizi henüz kurmadıysanız kurumsal web sitesi nasıl olmalı yazısı iyi bir başlangıç.
Bölüm 7 · Uygulama Yayından önce KVKK kontrol listesi
Sitenizi yayına almadan önce
- Aydınlatma metninde veri sorumlusu, amaçlar, hukuki sebepler, aktarım, saklama ve haklar başlıkları var.
- Metin, sitede gerçekten kullandığım araçları ve süreleri anlatıyor; başka bir siteden kopya değil.
- Formlarda zorunlu onay kutusu yok; aydınlatma metnine bağlantı veren bir not var.
- Analitik ya da reklam çerezi kullanıyorsam çerez izni penceresi açık ve Reddet seçeneği eşit görünüyor.
- Bülten veya kampanya için ayrı, işaretsiz bir onay kutusu kullanıyorum.
- Sağlık sitesiyse formlarda hastalık ya da tedavi bilgisi istemiyorum.
- Metinleri bir hukukçuya kontrol ettirdim ve son güncelleme tarihini yazdım.
Her web sitesinde KVKK aydınlatma metni olmak zorunda mı?
Sitede iletişim formu, randevu, üyelik ya da ölçüm aracı gibi kişisel veri toplayan bir şey varsa, 6698 sayılı Kanun'un 10. maddesine göre ziyaretçinin aydınlatılması gerekir. Pratikte hemen her işletme sitesi bu kapsamdadır.
İletişim formuna KVKK onay kutusu koymalı mıyım?
Genellikle hayır. Talebe yanıt vermek için açık rıza gerekmez; ziyaretçiye aydınlatma metnine bağlantı veren kısa bir not yeterlidir. İşaretlenmeden form gönderilemeyen bir onay kutusu, açık rızayı hizmetin şartı haline getirir ve hatalı bir uygulamadır. Bülten gibi ayrı bir amaç için ise ayrı ve işaretsiz bir onay kutusu kullanılır.
Çerez politikası ile çerez izni arasındaki fark nedir?
Çerez politikası, sitede hangi çerezlerin neden kullanıldığını anlatan metindir. Çerez izni ise analitik ve reklam gibi zorunlu olmayan çerezler için ziyaretçiden onay alınan penceredir. Zorunlu çerezler için onay gerekmez ama politikada anlatılır.
Hazır bir aydınlatma metni örneği kullanabilir miyim?
Şablon kullanmak iyi bir başlangıçtır ama metni kendi sürecinize göre doldurmanız gerekir. Hangi araçları kullandığınız, verileri kimlere aktardığınız ve ne kadar sakladığınız işletmeden işletmeye değişir. Yayından önce bir hukukçuya kontrol ettirin.
Kampanya e-postası göndermek için KVKK metni yeterli mi?
Hayır. Kampanya, bülten gibi ticari elektronik iletiler için 6563 sayılı Kanun'a göre alıcıdan önceden onay alınması ve İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kayıt gerekir. Bu onay, aydınlatma metninden ve formun kendisinden ayrı tutulmalıdır.
Heyşirket'teki KVKK şablonu hangi pakette var?
KVKK aydınlatma metni ve çerez politikası şablonu, çerez izni penceresi ve kişisel veriler aracı ücretsiz Başlangıç paketinde de vardır. Mağaza için mesafeli satış ve ön bilgilendirme metinleri mağazayla birlikte Profesyonel pakettedir.
Yasal bilgilerinizi tamamlayın Veri sorumlusu bilgilerini girin, gizlilik sayfanızı seçin ve çerez iznini sitenize göre ayarlayın. Genel ayarları aç
Yazar: Heyşirket Editör Ekibi