Cari · 11 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-12

Cari hesap mutabakatı: müşterinizle bakiyede nasıl uzlaşırsınız?

İki şirketin defterinde aynı ilişki iki ayrı rakamla duruyorsa, o fark bir gün ya tahsilat kaybına ya da tatsız bir tartışmaya dönüşür. Mutabakat, bu farkı küçükken yakalamanın yoludur.

Kısaca

• Cari hesap mutabakatı, iki işletmenin belirli bir tarihteki karşılıklı borç-alacak bakiyesini yazılı olarak teyit etmesidir.
• Form Ba ve Form Bs bildirimleri, 565 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği ile Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırılmıştır; 2026'da bu bildirimler için bir haddi yoktur.
• Mutabakat farklarının çoğu yolda olan fatura, kaydedilmemiş tahsilat, iade ve iskonto belgeleri ile kur ve tarih farklarından kaynaklanır.
• Mutabakat mektubunda tarih, bakiye, borç/alacak yönü, yanıt süresi ve itiraz için iletişim bilgisi mutlaka yer almalıdır.

Aralık sonu. Karaköy Pera Otel'in muhasebecisi Atlas Kahve'ye kısa bir e-posta atıyor: “Kayıtlarımızda size 162.400 TL borcumuz görünüyor.” Atlas Kahve'nin ekstresi ise 186.400 TL diyor.

24.000 TL'lik fark kimin hatası? Belki kimsenin. Belki de biri haklı ve öteki o parayı hiç ödemeyecek. Bu yazının sonunda, bu tür bir farkı bir saatte çözmenizi sağlayan dört adımlı yöntemi ve hazır bir mutabakat mektubu iskeletini bulacaksınız.

Bölüm 1 · Tanım Cari hesap mutabakatı nedir?

Cari hesap mutabakatı, birlikte çalışan iki işletmenin belirli bir tarih itibarıyla birbirlerine olan borç-alacak bakiyesini karşılaştırıp yazılı olarak teyit etmesidir. Sonuç ya “bakiye doğrudur” onayı ya da farkı açıklayan bir listedir.

Mutabakat genel olarak bir yasal yükümlülük değil, iyi muhasebe pratiğidir. Ama sağladığı fayda somuttur: kayıt hatalarını erken bulur, tahsilat tartışmalarını kısaltır ve bir anlaşmazlıkta elinizde karşı tarafın onayladığı bir belge bırakır.

• 1 teyit tarihi: genellikle ay veya yıl sonu
• 2 taraf: siz ve müşteriniz (ya da tedarikçiniz)
• 4 adım: ekstre, mektup, karşılaştırma, düzeltme

Kimlerle mutabakat yapılmalı?

Kural olarak dönem sonunda bakiyesi sıfır olmayan her cariyle. Pratikte önceliği tutara ve riske göre verin:

• Büyük müşteriler: Alacak toplamınızın önemli bir kısmını oluşturan ilk 10-20 müşteri. Burada çıkan bir fark doğrudan nakdinizi etkiler.
• Düzensiz ödeyen müşteriler: Sık kısmi ödeme yapan, birden fazla faturayı tek havaleyle kapatan müşterilerde ödemenin yanlış faturaya bağlanma ihtimali yüksektir.
• Ana tedarikçiler: Borçlu olduğunuz tarafla yapılan mutabakat, mükerrer ödemeyi ve gözden kaçan gider faturasını yakalar.
• Uzun süredir hareketsiz cariler: Eski bir bakiye ya kapatılması unutulmuş bir tahsilattır ya da takip edilmesi gereken bir alacaktır.

Peki eskiden herkesin her ay yaptığı o form işleri hâlâ geçerli mi? Önce bu soruyu kapatalım.

Bölüm 2 · Mevzuat BA-BS formları 2026'da hâlâ veriliyor mu?

Hayır. Form Ba (mal ve hizmet alımları) ve Form Bs (mal ve hizmet satışları) bildirimleri, Eylül 2024 dönemi bildirimlerinden başlamak üzere kaldırılmıştır. Bu yüzden 2026 için belirlenmiş bir BA-BS haddi de yoktur.

Bu değişikliğin pratik bir yan etkisi oldu. BA-BS döneminde 5.000 TL'yi aşan belgeler her ay karşılıklı bildirildiği için uyumsuzluklar idarenin radarına girer, işletmeler de mutabakatı zorunlu bir rutin gibi yapardı.

Formlar kalktı ama idare artık e-Fatura ve e-Arşiv verisini zaten görüyor. Yani karşılıklı tutarsızlık hâlâ fark edilebilir; tek fark, onu yakalama sorumluluğunun tamamen sizde kalmasıdır. Mutabakat bu yüzden önemini kaybetmedi, sadece gönüllü hale geldi.

Üstelik e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri, faturanın iki tarafta da aynı numara, tarih ve tutarla kayıtlı olmasını kolaylaştırır. Geriye kalan farkların çoğu artık fatura tarafında değil, tahsilat, iade ve zamanlama tarafındadır. Mutabakat da tam olarak bu farkları yakalamak için vardır.

Bölüm 3 · Yöntem Cari mutabakat adım adım nasıl yapılır?

Cari mutabakat dört adımda yapılır: kendi ekstrenizi çıkarmak, karşı tarafa mutabakat mektubu göndermek, iki listeyi satır satır karşılaştırmak ve farkları belgeyle düzeltmek.

1. 1. Ekstre — Tarih itibarıyla bakiye
2. 2. Mektup — Bakiye ve yanıt süresi
3. 3. Karşılaştırma — Satır satır eşleştirme
4. 4. Düzeltme — Belge, kayıt, onay

1. Kendi ekstrenizi hazırlayın

Mutabakattan önce kendi kayıtlarınızın eksiksiz olduğundan emin olun: o tarihe kadar gelen tüm havaleler tahsilat olarak girilmiş, iptal edilen faturalar iptal edilmiş olmalı. Aksi halde karşı tarafa kendi hatanızı göndermiş olursunuz.

Heyşirket ekstresinde faturalar borç, kaydedilmiş tahsilatlar alacak tarafında yer alır; her satırda vade tarihi, varsa tahsilat notu ve yürüyen bakiye görünür. Eski programınızdan aktardığınız bakiye en başta “Açılış bakiyesi” olarak durur. Ekstrenin nasıl okunacağını cari çalışma alanı rehberinde anlattık.

Mutabakat tarihini de baştan doğru seçin. Dönem sonunun son günü (ör. 31 Aralık) en yaygın tercihtir; çünkü iki tarafın defterleri o tarihte zaten kapanış için gözden geçirilir. Ancak yanıtı, o tarihten sonraki ilk birkaç hafta içinde istemek gerekir: banka hareketlerinin ve son faturaların her iki tarafta da işlenmesine fırsat tanır.

2. Mutabakat mektubunu gönderin

Mutabakat mektubu, karşı taraftan belirli bir tarihteki bakiyeyi onaylamasını ya da itiraz etmesini isteyen kısa yazıdır. Uzun olması gerekmez; eksiksiz olması gerekir.

Örnek bir metin şöyle kurulabilir:

Sayın Karaköy Pera Otel Muhasebe Birimi, kayıtlarımıza göre 31.12.2026 tarihi itibarıyla firmanızın şirketimize 186.400,00 TL borç bakiyesi bulunmaktadır. Hareket dökümü ektedir. Bakiyeyi kayıtlarınızla karşılaştırarak 15 gün içinde “mutabıkız” ya da “mutabık değiliz” şeklinde yanıtlamanızı, mutabık değilseniz kendi kayıtlarınızdaki bakiyeyi ve hareket dökümünüzü paylaşmanızı rica ederiz.

3. Listeleri satır satır karşılaştırın

Karşı taraf “mutabık değiliz” derse kendi hareket dökümünü istemeniz gerekir. İki listeyi tarih sırasıyla yan yana koyun ve her belgeyi eşleştirin: fatura numarası, tarih ve tutar. Eşleşmeyen satırlar, farkın kaynağıdır.

4. Farkı belgeyle düzeltin

Her fark bir belgeye bağlanmalıdır: eksik tahsilat kaydı girilir, hatalı fatura iptal edilir veya iade faturası düzenlenir. Düzeltmeden sonra yeni bakiye için kısa bir onay yazısı alın; dosya böylece kapanır.

Bölüm 4 · Teşhis Mutabakat farkları en çok neden çıkar?

Mutabakat farklarının büyük bölümü hatadan değil zamanlamadan doğar: bir belge bir tarafta kaydedilmiş, diğerinde henüz kaydedilmemiştir. Tipik nedenler şunlardır:

Atlas Kahve 6.000 TL'lik tahsilatı 31 Aralık tarihiyle girer; doğru bakiye 180.400 TL olur. 18.000 TL'lik fatura bir zamanlama farkıdır ve otelin ocak kayıtlarında görünür.

Farkı kim, hangi belgeyle düzeltir?

Kural basittir: hatayı yapan taraf, kendi kaydını belgeyle düzeltir. Siz fazla fatura kestiyseniz faturayı iptal eder ya da müşteri iade faturası düzenler; müşteri bir faturanızı kaydetmeyi unuttuysa düzeltme onun defterinde yapılır.

• Kapanmış dönemlere dokunmayın: KDV beyannamesi verilmiş bir aya ait düzeltmeler beyanı da etkileyebilir. Bu kayıtları yapmadan önce mali müşavirinize danışın.
• Tahsilat hatalarını kaynağında düzeltin: Yanlış tutarla girilmiş bir tahsilatı fatura detayındaki Kaydı iptal et ile kaldırıp doğrusunu girin; ekstre kendiliğinden güncellenir.
• Her düzeltmeye not düşün: Tahsilatın Not alanına “31.12 mutabakatında tespit edildi” gibi bir açıklama yazmak, bir yıl sonra soruyu soran kişiye zaman kazandırır.

Mutabakatın değeri, farkı sıfırlamaktan çok her farkın nedenini bilmekten gelir. Nedenini bildiğiniz fark yönetilebilir; bilmediğiniz fark ise bir sonraki dönemin sürprizidir.

Bölüm 5 · Öteki taraf Tedarikçilerle mutabakat neden ayrı önem taşır?

Tedarikçi mutabakatı, sizin borçlu olduğunuz tarafla yapılan aynı teyittir; bu kez bakiye sizin aleyhinizedir. Müşteri tarafında tahsilat kaybını önlerken, tedarikçi tarafında mükerrer ödemeyi ve gözden kaçan faturayı önler.

Atlas Kahve için tipik örnek, çiğ kahve ithalatçısıdır. Ay içinde gelen beş e-Faturadan biri gider olarak işlenmemişse, KDV indirimi kaçar ve tedarikçi haklı olarak eksik ödeme ister. Tersine, aynı fatura iki kez ödenmişse fark ancak mutabakatta ortaya çıkar.

• Gelen e-Faturaları kontrol edin: Dönem içindeki tüm gelen belgelerin gider olarak kaydedildiğinden emin olun; ayrıntılar gelen e-faturalar rehberinde.
• Ödeme dekontlarını eşleştirin: Her ödemenin hangi faturayı kapattığını açıklamada yazın.
• Tedarikçinin mektubunu bekletmeyin: Gelen mutabakat mektubuna süre içinde yanıt vermek, iyi bir ödeme itibarının parçasıdır.

İki tarafta da aynı disiplin işlediğinde dönem sonu kapanışı günler değil saatler sürer. Peki bu ne sıklıkla yapılmalı?

Bölüm 6 · Ritim Mutabakat ne sıklıkla yapılmalı?

Mutabakat en az yılda bir kez, yıl sonu kapanışında yapılmalıdır. Hacmi büyük veya ödeme davranışı düzensiz müşterilerde bunu üç ayda bir, hatta aylık yapmak tartışmaları küçükken çözer.

• Yıl sonu: Tüm aktif müşteri ve tedarikçiler. Mali tabloların temelidir.
• Çeyrek sonu: Alacak toplamınızın büyük kısmını oluşturan ilk 10 müşteri.
• Olay bazlı: Bir müşteriyle ilişki bitmeden, hukuki takipten önce, şirket devri ya da birleşmede.

Hukuki takibe gitmeden önce imzalı bir mutabakat, alacağınızın en güçlü dayanaklarından biridir. Tahsilat tarafındaki adımları alacak tahsilatını hızlandırma yazısında ayrıntılı anlattık.

Bölüm 7 · Uygulama Heyşirket'te mutabakata nasıl hazırlanırsınız?

Heyşirket'te mutabakat hazırlığı, tahsilatların zamanında ve doğru faturaya kaydedilmesiyle başlar; ekstre bu kayıtlardan otomatik oluşur. Ay sonunda yapmanız gereken, ekstreyi açıp kontrol etmektir.

Dönem sonu mutabakat kontrol listesi

• Banka hesap hareketlerini tarayın; dönem içindeki tüm havaleleri tahsilat olarak girin.
• İptal edilmesi gereken faturaların iptal edildiğini kontrol edin.
• Her müşterinin Ekstre penceresini açıp bakiyeyi not edin.
• Bakiyesi olan müşterilere mutabakat mektubunu hareket dökümüyle gönderin.
• 15 günlük yanıt süresini takvime işleyin; yanıt gelmeyenleri arayın.
• Farkları tabloya alın ve her birini bir belgeye bağlayın.
• Düzeltmelerden sonra yeni bakiye için yazılı onay alın ve arşivleyin.
• Sonuçları ay sonu kapanış kontrol listenize ekleyin ve mali müşavirinizle paylaşın.

Fatura bazında bir döküme ihtiyacınız olursa Faturalar ekranında müşteri adını aratıp CSV indir ile listeyi dışa aktarabilirsiniz. Mali müşavirinizle çalışma düzenini kurmak için mali müşavirle çalışma yazısına göz atın.

İlk mutabakatınızı hazırlayın Müşteriler ekranında en büyük müşterinizin Ekstre penceresini açın ve dönem sonu bakiyesini kontrol edin. Müşterileri aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi