Cari · 9 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-26

Cari hesap takibi nasıl yapılır? Excel'den programa geçiş

Kimin size, sizin kime ne kadar borçlu olduğunu her an bilmek, küçük işletmenin en değerli bilgisidir. Excel'le başlayıp programa geçerken bakiyeyi kaybetmemenin yolunu anlatıyoruz.

Kısaca

• Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki tüm borç ve alacak hareketlerinin tek hesapta izlendiği kayıttır; kesilen fatura müşteri carisini borçlandırır, alınan tahsilat alacaklandırır.
• Excel'de cari takibi için her satırda tarih, belge no, açıklama, borç, alacak ve yürüyen bakiye sütunları tutulur; bakiye, önceki bakiye artı borç eksi alacak formülüyle hesaplanır.
• Programa geçiş bir ayın ilk gününde yapılmalı ve her carinin o güne ait açılış bakiyesi aktarılmalıdır.
• Heyşirket'te her müşterinin cari çalışma alanında toplam borç, tahsil edilen, güncel bakiye ve kredi limiti görünür; ekstre tarih sırasıyla borç, alacak ve bakiye sütunlarını gösterir.
• Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesine göre faturayı alan kişi sekiz gün içinde itiraz etmezse fatura içeriğini kabul etmiş sayılır.

Bir müşteri arıyor: “Bizim size borcumuz ne kadar kaldı?” Cevabı vermek için üç yere bakıyorsunuz: fatura klasörü, banka uygulaması ve bir Excel dosyası. Üçü farklı rakam söylüyor. Bu tablo, cari hesap takibinin aksadığının en net işaretidir.

Cari hesap takibi, her müşteri ve tedarikçi için borç ve alacağı tek bir hesapta, tarih sırasıyla tutmaktır. Doğru tutulduğunda o telefona on saniyede cevap verirsiniz; yanlış tutulduğunda hem parayı geç alırsınız hem de müşteriyle gereksiz tartışırsınız.

Bu yazıda cari hesabın mantığını, Excel'de nasıl doğru tutulacağını, Excel'in ne zaman yetmediğini ve bir programa geçerken bakiyeleri nasıl kaybetmeyeceğinizi anlatıyoruz. Müşterinizle bakiyede uzlaşma kısmını ise cari hesap mutabakatı yazısında ayrıca ele aldık.

Bölüm 1 · Tanım Cari hesap nedir?

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki bütün borç ve alacak hareketlerinin tek bir hesapta izlendiği kayıttır. Müşteriye kestiğiniz fatura onun carisini borçlandırır, ondan aldığınız ödeme alacaklandırır. İkisinin farkı o firmanın bakiyesidir.

Tedarikçide yön tersine döner: tedarikçinin size kestiği fatura sizin ona borcunuzu artırır, yaptığınız ödeme azaltır. Bu yüzden müşteri carisi size “ne alacaklıyım”, tedarikçi carisi “ne borçluyum” sorusunun cevabını verir.

Bu tabloya ekstre denir. Müşteri “ne kadar borcumuz var” diye sorduğunda ona son satırdaki 32.000 TL'yi, “neden” diye sorduğunda da tablonun tamamını gönderirsiniz. Rakamlar örnektir.

Bölüm 2 · Yöntem Cari hesap takibi nasıl yapılır?

Cari hesap takibi beş alışkanlıktan oluşur. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, bu beşi yerinde değilse rakamlar tutmaz.

Beş temel alışkanlık

1. Her firmaya tek bir kart açın

   Unvan, VKN/TCKN, vergi dairesi, adres, vade ve varsa kredi limiti. Aynı firmayı iki farklı adla iki kez açmak, bakiyeyi ikiye böler.

2. Her faturayı kestiğiniz gün cariye işleyin

   Fatura kesilip cariye işlenmezse müşteri borçsuz görünür. Programda bu kendiliğinden olur; Excel'de ayrı bir satır gerekir.

3. Her tahsilatı bir faturaya bağlayın

   “Ali Bey'den 10.000 geldi” yetmez; hangi faturanın kapandığını yazın. Kısmi ödemede kalan tutar faturada açık kalır.

4. Haftada bir vadeleri kontrol edin

   Vadesi bu hafta dolan ve geciken faturaları listeleyin, gerekirse hatırlatma gönderin. Ritmi kurmak için alacak tahsilatını hızlandırma yazısına bakın.

5. Ay sonunda ekstreyi okuyun

   Bakiyesi olan her firmanın ekstresini açıp mantıksız bir satır olup olmadığına bakın; büyük müşterilerle dönem sonunda mutabakat yapın.

Bölüm 3 · Excel Cari hesap takibi Excel'de nasıl tutulur?

Excel'le başlamak yanlış değildir; birkaç düzinelik müşteri ve aylık az sayıda faturada iş görür. Önemli olan dosyayı baştan doğru kurmaktır.

• Bir sayfa müşteri listesi: Her firmaya sabit bir kod verin (ör. M001). Diğer sayfalar firmaya adla değil bu kodla bağlanır.
• Bir sayfa hareketler: Tarih, müşteri kodu, belge no, açıklama, borç, alacak sütunları. Her fatura ve her tahsilat bir satır.
• Yürüyen bakiye: Firma bazında süzdüğünüzde bakiye sütunu, bir önceki bakiye artı borç eksi alacak formülüyle hesaplanır.
• Özet sayfası: Her müşteri kodu için toplam borç, toplam alacak ve fark. Bu sayfa size kimin ne kadar borçlu olduğunu gösterir.
• Vade sütunu: Fatura satırlarına vade tarihi ekleyin; bugünün tarihinden küçük olanlar gecikmiş alacağınızdır.

Pozitif bakiye müşterinin size borcunu gösterir. Rakamlar örnektir.

Bölüm 4 · Sınırlar Excel ne zaman yetmez?

Excel'in sorunu hesap yapamaması değil, kayıtların birbirine bağlı olmamasıdır. Fatura bir yerde, tahsilat başka yerde, banka hareketi üçüncü yerdedir; aralarındaki bağı siz kurarsınız. Aşağıdaki işaretlerden ikisi varsa geçiş zamanı gelmiştir.

Geçiş işaretleri

• Dosyayı birden fazla kişi düzenliyor ve hangi sürümün doğru olduğu tartışılıyor.
• Ayda yirmiden fazla fatura kesiyorsunuz ve tahsilatları faturalarla eşlemek saatler alıyor.
• Müşteri ekstre istediğinde dosyayı süzüp, kopyalayıp ayrı bir dosya hazırlıyorsunuz.
• Kısmi ödemelerde hangi faturanın açık kaldığını takip edemiyorsunuz.
• e-Fatura ile kestiğiniz belgeleri Excel'e ikinci kez yazıyorsunuz.

Bölüm 5 · Geçiş Excel'den cari hesap takibi programına nasıl geçilir?

Geçişin en kritik anı açılış bakiyesidir. Eski faturaların tamamını taşımanız gerekmez; her carinin geçiş günündeki bakiyesini doğru taşımanız yeter.

Geçiş adımları

1. Geçiş tarihini ayın ilk günü seçin

   Ay ortasında geçmek, o ayın bir kısmını Excel'de bir kısmını programda bırakır. 1'inden önceki her şey açılış bakiyesine girer.

2. Müşteri listesini temizleyin

   Aynı firmanın iki satırını birleştirin, eksik VKN/TCKN ve vergi dairesi bilgilerini tamamlayın. e-Fatura kesecekseniz bu bilgiler şart.

3. Açılış bakiyelerini hazırlayın

   Her cari için geçiş günündeki bakiyeyi tek satırda yazın: alacağınız artı, borcunuz eksi işaretli.

4. Dosyaları aktarın

   Heyşirket'te Ayarlar › Veri aktarımı ekranında müşteri listesini ve açılış bakiyelerini CSV, XLS veya XLSX olarak yükler, kolonları eşleştirirsiniz.

   

5. Toplamları karşılaştırın

   Excel'deki toplam alacak ile programdaki toplam müşteri bakiyesi aynı mı? Büyük müşterilerin bakiyelerini tek tek kontrol edin.

Ayrıntılı adımlar veri içe aktarma rehberinde, planlama ve paralel çalışma dönemi muhasebe programı değiştirme yazısında.

Bölüm 6 · Ekranlar Cari hesap takibi programında nasıl görünür?

Heyşirket'te cari takibi ayrı bir iş değildir; fatura kestiğinizde ve tahsilat kaydettiğinizde cari kendiliğinden güncellenir. Şirket panelinde Finans › Müşteriler ve cariler menüsünden açılır.

Bir müşterinin kartını açtığınızda cari çalışma alanına girersiniz. Burada Toplam borç, Tahsil edilen, Güncel bakiye ve Kredi limiti kutuları yan yana durur; limitin ne kadarının kullanılabilir kaldığı da yazar. Sağ üstteki Fatura oluştur ve Tahsilat kaydet düğmeleriyle işlemi aynı ekrandan başlatırsınız.

Ekstre penceresi, yukarıda Excel'de kurduğumuz tablonun aynısını kendiliğinden hazırlar: faturalar ve kayıtlı tahsilatlar tarih sırasıyla, Borç, Alacak ve Bakiye sütunlarıyla gelir.

Toplu bakış için Cari bakiyeler raporu müşteri alacaklarını ve tedarikçi borçlarını vade yaşlandırmasıyla birlikte gösterir. Ekranların tamamı cari çalışma alanı, yeni kart açma adımları müşteri nasıl eklenir rehberinde.

Bölüm 7 · Tuzaklar Cari takibinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

Cari bakiyeler çoğu zaman tek büyük bir hatayla değil, birikmiş küçük kayıt eksikleriyle bozulur. Aşağıdaki beşi, ay sonunda en çok zaman kaybettiren hatalardır.

1. Tahsilatı faturaya bağlamamak: Para kasaya girer ama fatura açık görünür; müşteriye yanlışlıkla hatırlatma gider.
2. Aynı firmayı iki kez açmak: “ABC Ltd.” ve “ABC Limited Şirketi” iki ayrı cari olur, bakiye ikiye bölünür. Yeni kart açmadan önce VKN ile arayın.
3. İade ve iskontoyu cariye işlememek: Müşteri iade faturası kesti ya da indirim istediniz ama cari eski tutarı gösteriyor. Fark mutabakatta çıkar.
4. Avansı bekletmek: Faturadan önce gelen ödeme bir yere not edilip unutulur. Avans da carinin alacak tarafına işlenmelidir.
5. Açılış bakiyesini kontrolsüz almak: Eski sistemden gelen bakiye yanlışsa sonraki her rakam yanlıştır. Geçişten sonra büyük carileri müşteriyle teyit edin.

Bu hataların çoğu, karşı tarafla bakiyeyi düzenli karşılaştırdığınızda erken ortaya çıkar. Nasıl yapılacağını cari hesap mutabakatı yazısında anlattık.

Bölüm 8 · Borçlar Tedarikçi carisi neden ayrı takip edilmeli?

Cari takibi çoğu zaman yalnız müşteri tarafında düşünülür. Oysa tedarikçiye ne borçlu olduğunuzu bilmemek, nakit planını da bozar: ödeme gününü kaçırırsınız ya da aynı faturayı iki kez ödersiniz.

Heyşirket'te tedarikçiler ayrı bir kart olarak tutulur. Gider belgeleri ve gelen e-Faturalar tedarikçinin borcunu artırır, kaydettiğiniz ödemeler azaltır; tedarikçi ekstresini de aynı mantıkla alırsınız. Adımlar tedarikçiler ve satın alma rehberinde.

Carilerinizi tek ekranda görün Müşterilerinizi açın, kimin ne kadar borçlu olduğuna bakın ve ekstreyi tek tıkla alın. Müşterileri aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi