e-Belge · 9 dk okuma · Güncellendi:
e-Arşiv fatura nasıl kesilir? GİB e-Arşiv Portal ve yazılımla adım adım
Bireysel müşteriye ya da e-Fatura kullanmayan bir firmaya satış yaptınız. Faturayı GİB'in ücretsiz portalından da kesebilirsiniz, bir yazılımdan da. İki yolun adımları ve dikkat edilecek noktalar burada.
Kısaca
- e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, yani nihai tüketicilere ve e-Fatura kullanmayan işletmelere düzenlenen elektronik faturadır.
- e-Arşiv fatura iki yolla kesilir: GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portal'ı ya da bir özel entegratöre (e-Belge sağlayıcısına) bağlı muhasebe yazılımı.
- GİB e-Arşiv Portal'da fatura oluşturulduktan sonra telefona gelen SMS koduyla onaylanır; onaylanan fatura artık düzenlenemez, hata varsa iptal veya iade yoluna gidilir.
- e-Arşiv fatura alıcıya e-postayla ya da isterse kâğıt çıktı olarak verilir; internet satışlarında elektronik ortamda iletilmesi gerekir.
- Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir (VUK md. 231/5).
Bir müşteri sizden ürün aldı ya da hizmet aldı. Kendisi şahıs, e-Fatura sistemine kayıtlı değil. Bu satışın faturası e-Arşiv fatura olur. Peki e-Arşiv fatura nasıl kesilir, nereden kesilir, müşteriye nasıl ulaşır?
Bu yazıda iki yolu sırayla anlatıyoruz: GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portal'ı ve bir e-Belge sağlayıcısına bağlı yazılım. Faturada mutlaka bulunması gereken bilgileri, internet satışlarındaki ek kuralları ve en sık yapılan hataları da ekledik.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark, eşikler ve tutar sınırları ayrı bir konu. Onları e-Fatura ile e-Arşiv farkı yazısında, e-Fatura kesme adımlarını da e-Fatura nasıl kesilir yazısında anlattık. Burada yalnız e-Arşiv faturanın kesilmesine odaklanıyoruz.
Bölüm 1 · Önce alıcı e-Arşiv fatura kime kesilir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilir. Bu alıcılar çoğunlukla bireysel müşteriler, yani nihai tüketicilerdir. e-Fatura kullanmayan küçük işletmeler, dernekler ve bazı kurumlar da bu gruba girer.
Belge türünü siz seçmezsiniz, alıcının durumu belirler. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa aynı satış için e-Fatura kesilir. Bunun kontrolü GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinde VKN veya TCKN ile yapılır. Yazılımların çoğu bu kontrolü sizin yerinize yapar.
Bölüm 2 · İki yol e-Arşiv fatura kesmek için ne gerekir?
e-Arşiv fatura kesmenin iki yolu vardır. Birincisi GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portal'ıdır. Az sayıda fatura kesen, ayrı bir program kullanmayan işletmeler için uygundur. İkincisi, GİB'den izinli bir özel entegratör, yani e-Belge sağlayıcısı üzerinden çalışan muhasebe yazılımıdır.
| GİB e-Arşiv Portal | e-Belge sağlayıcısına bağlı yazılım | |
|---|---|---|
| Ücret | Portal ücretsiz | Yazılım ücreti ve sağlayıcının kontör (belge) ücreti |
| Giriş | İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi ya da e-imza / mali mühür | Yazılımın kendi girişi; sağlayıcı bağlantısı bir kez kurulur |
| Onay | Her fatura SMS koduyla tek tek onaylanır | Gönder dediğinizde sağlayıcı imzalar ve GİB'e iletir |
| Müşteri bilgisi | Her seferinde elle yazılır | Müşteri kartından gelir |
| Cari ve tahsilat | Takip edilmez | Fatura cari hesaba, tahsilat ve raporlara işlenir |
| Kime uygun? | Ayda birkaç fatura kesenler | Düzenli satış yapan, tahsilatını ve KDV'sini takip etmek isteyenler |
Portal'ı kullanmak için e-Arşiv Portal başvurusunun yapılmış olması gerekir. Başvuru ve kullanım koşulları zaman zaman güncellenir; güncel başvuru sayfasını ve kılavuzları ebelge.gib.gov.tr adresinde bulursunuz.
Bölüm 3 · Portal adımları GİB e-Arşiv Portal'da e-Arşiv fatura nasıl kesilir?
Portal'ın görünümü zaman zaman değişir ama akış aynıdır: giriş, fatura oluşturma, kontrol ve SMS ile onay. Aşağıdaki adımlar bu akışı anlatır.
GİB e-Arşiv Portal'da fatura kesmek
Portal'a girin
GİB'in e-Arşiv Portal adresine girin ve İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodunuz ve şifrenizle oturum açın. Adresi her zaman GİB'in kendi sayfalarından açın; arama sonuçlarındaki benzer adlı sitelere şifre girmeyin.
Fatura oluşturma ekranını açın
Belge işlemleri menüsünden fatura oluşturma ekranına geçin. Fatura tarihi ve saati, para birimi ve fatura tipi (satış, iade gibi) bu ekranda seçilir.
Alıcı bilgilerini yazın
Alıcının adını soyadını ya da unvanını, adresini ve TCKN veya VKN'sini girin. Alıcı bir işletmeyse vergi dairesini de yazın. Bireysel müşterinin kimlik numarası bilinmiyorsa uygulamada 11111111111 kullanılır; numarayı biliyorsanız doğrusunu yazın.
Kalemleri ve KDV'yi girin
Her satır için mal veya hizmetin adını, miktarını, birimini, birim fiyatını ve KDV oranını yazın. İskonto varsa satırda gösterin. Toplamlar ekranda kendiliğinden hesaplanır; yine de tutarı müşteriyle konuştuğunuz rakamla karşılaştırın.
Oluşturun ve kontrol edin
Faturayı oluşturduğunuzda belge henüz kesinleşmez, düzenlenen belgeler listesinde onay bekler. Bu aşamada önizlemeyi açıp alıcı, tutar ve KDV satırlarını son kez kontrol edin.
SMS koduyla onaylayın
Onay adımında sisteme kayıtlı telefonunuza bir kod gelir. Kodu girdiğinizde fatura imzalanır, numarasını alır ve kesinleşir. Onaylanan fatura artık düzenlenemez.
Müşteriye iletin
Kesinleşen faturanın PDF'ini indirip müşteriye e-postayla gönderin ya da isterse çıktısını verin. Portal size bir kopya saklar, ama kendi arşivinizi de tutmanız iyi olur.
Portal ayda birkaç fatura için iş görür. Fatura sayısı arttığında her seferinde müşteri bilgisini yeniden yazmak, her belgeyi ayrı SMS ile onaylamak ve tahsilatı başka bir yerde takip etmek zaman almaya başlar. Bu noktada yazılım üzerinden kesmek daha mantıklı hale gelir.
Bölüm 4 · İçerik e-Arşiv faturada hangi bilgiler zorunlu?
e-Arşiv fatura kâğıt faturayla aynı hukuki niteliktedir. Bu yüzden VUK'un 230. maddesinde sayılan bilgileri taşımalıdır. Elektronik belgede numara, tarih ve saat sistem tarafından verilir; geri kalanı sizin girdiğiniz bilgilerden gelir.
e-Arşiv faturada olması gerekenler
- Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası
- Satıcının adı soyadı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Alıcının adı soyadı veya unvanı, adresi; varsa TCKN veya VKN'si
- Malın veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı
- Uygulanan KDV oranı ve tutarı, varsa iskonto
- Malın teslim tarihi ve varsa irsaliye bilgisi
- Faturanın e-Arşiv fatura olduğunu gösteren ibare (portal ve yazılımlar bunu kendiliğinden ekler)
İnternet satışlarında ek bilgiler
Malı veya hizmeti internet üzerinden satıyorsanız e-Arşiv faturada birkaç ek bilgi daha yer alır: satışın yapıldığı internet adresi, ödeme şekli ve tarihi, malın gönderim tarihi ve taşıyan firmanın bilgileri gibi. Bu alanlar 509 sıra no.lu tebliğde tanımlıdır. e-Ticaret yapıyorsanız kullandığınız portal ya da yazılımın bu alanları doldurduğunu kontrol edin.
Bölüm 5 · İletim e-Arşiv fatura müşteriye nasıl gönderilir?
e-Fatura alıcının sistemdeki kutusuna gider. e-Arşiv faturada böyle bir kutu yoktur; belgeyi siz iletirsiniz. Genel kural, faturanın alıcıya elektronik ortamda, çoğunlukla e-postayla gönderilmesidir. Alıcı isterse faturanın kâğıt çıktısı da verilebilir.
- Mağazada ya da yüz yüze satışta: Müşteriye e-posta adresini sorun. Kâğıt isterse faturanın çıktısını verin.
- İnternet satışında: Fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir; sipariş e-postasıyla birlikte göndermek yaygın yoldur.
- Kurumsal ama e-Fatura kullanmayan alıcıda: Faturayı muhasebe biriminin e-posta adresine gönderin ki ödeme onayı gecikmesin.
Faturanın 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir (VUK md. 231/5). Bu süre teslim veya hizmet tarihinden başlar. Ay sonuna biriktirilen faturalar bu yüzden risklidir. Süre ve sınırları fatura kesme süresi ve sınırı yazısında ayrıntılı anlattık.
Bölüm 6 · Yazılımla Heyşirket'te e-Arşiv fatura nasıl kesilir?
Heyşirket'te e-Arşiv için ayrı bir ekran yoktur. Faturayı her zamanki gibi Yeni fatura ekranında hazırlarsınız. Gönderim anında alıcının VKN veya TCKN'si ile mükellefiyet kontrolü yapılır; alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse belge kendiliğinden e-Arşiv fatura olarak düzenlenir.
- 1. Genel toplam
- 2. Devam et düğmesi
- 3. Taslağı kaydet düğmesi
- 4. Stoktan düşülecek satış deposu
Bunun için şirket panelinizdeki ön muhasebe modülünde bir e-Belge sağlayıcısının bağlı olması gerekir. Bağlantı bir kez kurulur; test ve canlıya alma adımları e-Belge bağlantısı rehberinde. Kontör, yani belge başına ücret, sağlayıcınızla aranızdadır.
- 1. Kurulum adımları
- 2. Kullanım modu (Deneme / Canlı kullanım)
- 3. Sağlayıcı hesap bilgileri
- 4. Fatura serisi
- 5. Gelen e-fatura alma ve arşiv
- Müşteri bilgisi tekrar yazılmaz. Müşteri kartındaki ad, adres ve kimlik bilgileri faturaya gelir.
- Otomatik gönderim. Ayarlarda müşteriye otomatik gönderim açıksa resmî PDF müşterinin e-posta adresine kendiliğinden gider.
- Kartla ödeme. iyzico bağlantınız varsa fatura e-postasında Kartla öde düğmesi çıkar; müşteri faturayı kartla öder, tahsilat faturaya işlenir.
- Cari ve raporlar. Fatura müşterinin cari hesabına, tahsilat listesine ve KDV raporuna işlenir.
Ekranın her adımı fatura nasıl kesilir rehberinde anlatılıyor. Ön muhasebe Profesyonel ve Premium paketlerde dahildir; Başlangıç paketinde yer almaz. Özelliğin özeti ve paketler e-Arşiv sayfasında.
Bölüm 7 · Kontrol e-Arşiv fatura keserken en sık yapılan hatalar
Hataların çoğu onaydan önceki birkaç saniyelik kontrolle önlenebilir. Aşağıdaki listeyi özellikle portal kullanıyorsanız her faturada aklınızda tutun.
Onaydan önce kontrol listesi
- Alıcı gerçekten e-Fatura sistemine kayıtlı değil mi? Kayıtlıysa e-Arşiv değil e-Fatura kesilmeli.
- Alıcının adı, adresi ve kimlik bilgileri doğru yazıldı mı?
- Miktar, birim fiyat ve KDV oranı satır satır doğru mu?
- Fatura tarihi, teslim veya hizmet tarihinden itibaren 7 günü geçmiyor mu?
- İnternet satışıysa ödeme ve gönderim bilgileri faturada var mı?
- Aynı satış için daha önce fatura kesilmedi mi? Mükerrer belge, aynı geliri iki kez beyan etmek demektir.
- Fatura müşteriye iletildi ve bir kopyası kendi arşivinizde saklandı mı?
Bir hata gözden kaçtıysa yeni fatura kesmeden önce yanlış olanı doğru yoldan kapatın. Hangi durumda iptal, hangi durumda iade yapılacağını iade ve iptal faturası yazısında anlattık.
e-Arşiv fatura kesmek ücretli mi?
GİB'in e-Arşiv Portal'ı ücretsizdir. Bir e-Belge sağlayıcısı ve muhasebe yazılımıyla kesiyorsanız yazılım ücreti ve sağlayıcının belge başına aldığı kontör ücreti olur.
e-Arşiv faturayı telefondan kesebilir miyim?
Tarayıcıdan açılan araçlarla telefondan da fatura hazırlanabilir. GİB portalında onay için telefonunuza SMS kodu gelir. Düzenli kesim yapıyorsanız telefonda da çalışan bir yazılım daha pratiktir.
Bireysel müşterinin TC kimlik numarasını bilmiyorsam ne yazarım?
Uygulamada kimlik numarası bilinmeyen bireysel alıcılar için 11111111111 kullanılır. Numarayı biliyorsanız doğrusunu yazın; özel durumlar için mali müşavirinize danışın.
e-Arşiv faturayı kâğıda basıp vermek zorunda mıyım?
Hayır. e-Arşiv fatura alıcıya elektronik ortamda, genellikle e-postayla iletilir. Alıcı isterse kâğıt çıktı verilebilir; internet satışlarında ise fatura elektronik ortamda iletilir.
Onayladığım e-Arşiv faturada hata var, düzeltebilir miyim?
Onaylanan fatura düzenlenemez. Belgeyi süresi içinde iptal edip doğrusunu yeniden kesmeniz ya da mal geri döndüyse iade yoluna gitmeniz gerekir. KDV beyannamesine girmiş bir faturada önce mali müşavirinize danışın.
Heyşirket'te e-Arşiv mi e-Fatura mı keseceğimi seçmem gerekiyor mu?
Hayır. Fatura gönderilirken alıcının mükellefiyeti kontrol edilir; alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse belge e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. Bunun için ön muhasebede bir e-Belge sağlayıcısının bağlı olması gerekir.
e-Arşiv faturayı tek ekrandan kesin Müşterinizi seçin, kalemleri girin; alıcı e-Fatura kullanmıyorsa belge kendiliğinden e-Arşiv olarak düzenlensin ve müşteriye e-postayla gitsin. Yeni fatura oluştur
Yazar: Heyşirket Editör Ekibi