Tahsilat · 10 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-26

Fatura vade takibi: vadesi geçen alacakları haftalık bir rutinle kapatmak

Çoğu alacak kötü niyetten değil, takip edilmediği için gecikir. Vadeyi faturayla birlikte kayda alıp haftada bir yarım saat ayırdığınızda vadesi geçen alacaklar birikmez.

Kısaca

• Fatura vade takibi, her açık faturanın son ödeme tarihini, kalan tutarını ve kaç gün geciktiğini düzenli olarak izleme işidir.
• Vadesi geçen alacakları 0-30, 31-60, 61-90 ve 90 gün üstü diye gruplamak (yaşlandırma), hangi müşteriye önce ulaşılacağını gösterir.
• Haftalık bir kontrol yeterlidir: vadesi yaklaşanlara bilgi notu, vadesi geçenlere hatırlatma, 30 günü geçenlere telefon.
• İyi bir ödeme hatırlatma mesajı fatura numarası, kalan tutar, son ödeme tarihi ve ödeme yolunu içerir; suçlamaz, kolaylaştırır.
• Heyşirket'te vade tarihi müşterinin varsayılan vadesinden gelir; Tahsilatlar ekranı açık ve gecikmiş faturaları gösterir, fatura detayındaki Hatırlatma gönder düğmesi müşteriye ödeme hatırlatması e-postası gönderir.

Ay sonu geldi, banka hesabı beklediğinizden az. Satış yapılmış, faturalar kesilmiş ama paranın bir kısmı hâlâ müşterilerde. Hangi fatura ne zaman ödenecekti, kim gecikti, kime hatırlatma gitti? Cevap bir defterde, birkaç e-postada ve aklınızda dağınık duruyorsa sorun satışta değil fatura vade takibinde.

Bu yazıda vade takibini basit bir sisteme çeviriyoruz: hangi bilgileri tutacağınızı, vadesi geçen alacakları nasıl gruplayacağınızı, haftada bir yarım saatlik kontrolü ve kopyalayıp kullanabileceğiniz ödeme hatırlatma mesajlarını anlatıyoruz.

Vade politikası, risk limiti ve gecikme faizi gibi daha geniş tahsilat kararlarını alacak tahsilatını hızlandırmak yazısında ayrıca ele aldık. Burada işin günlük ve haftalık tarafına odaklanıyoruz.

Bölüm 1 · Tanım Fatura vade takibi nedir?

Fatura vade takibi, kestiğiniz her faturanın son ödeme tarihini, ödenen ve kalan tutarını, vadesi geçtiyse kaç gün geciktiğini düzenli olarak izlemektir. Amaç tek bir listeye bakıp üç soruya hemen cevap verebilmektir: Bu hafta kimden ne kadar para gelmeli? Kim gecikti? Kime ne zaman ulaştık?

Vade tarihi genellikle müşteriyle anlaştığınız ödeme koşulundan gelir: peşin, 15 gün, 30 gün gibi. Faturanın üzerine ve kaydına bu tarihi yazmak, takibin ilk adımıdır. Vadesiz kesilen fatura, takibi en zor olan faturadır, çünkü “ne zaman gecikti?” sorusunun cevabı yoktur.

Bölüm 2 · Tablo Vade takip tablosunda hangi sütunlar olmalı?

Henüz bir program kullanmıyorsanız vade takibini bir tabloda da yapabilirsiniz. Önemli olan sütunların doğru seçilmesi ve tablonun her faturada güncellenmesidir. Aşağıdaki yapı küçük bir işletme için yeterlidir.

Tablo yöntemi ilk aylarda iş görür ama zayıf noktası bellidir: tahsilat geldiğinde kalan tutarı elle düzeltmeniz gerekir. Bir düzeltme unutulduğunda, ödemiş müşteriye hatırlatma gider. Cari takibinin tablodan programa ne zaman geçmesi gerektiğini cari hesap takibi nasıl yapılır yazısında anlattık.

Bölüm 3 · Yaşlandırma Vadesi geçen alacaklar nasıl gruplanır?

Vadesi geçen alacakları tek bir toplamla izlemek yanıltıcıdır. 100.000 TL'lik gecikmenin tamamının üç gün önce vadesi dolmuş faturalardan oluşması başka, 90 günü aşmış tek bir faturadan oluşması başka bir durumdur. Bu yüzden alacaklar gecikme gününe göre gruplanır. Buna alacak yaşlandırma denir.

Rakamlar örnektir. Bu tabloda tutar olarak en büyük grup 0-30 gün olsa da önce 61 gün üstündeki iki faturaya bakılır, çünkü tahsil ihtimali gecikme uzadıkça düşer.

Yaşlandırma tablosunu ayda bir çıkarmak yeterlidir. Asıl işi ise haftalık kontrol yapar.

Bölüm 4 · Rutin Haftada 30 dakikalık vade kontrolü nasıl yapılır?

Vade takibinde düzen, sıklıktan daha önemlidir. Her gün bakmak gerekmez; ama her hafta aynı gün bakmak gerekir. Pazartesi sabahı ya da cuma öğleden sonrası gibi sabit bir zaman seçin.

Haftalık vade rutini

1. Tahsilatları işleyin

   Önce geçen haftanın gelen ödemelerini kayda alın. Bu adım atlanırsa, ödemiş müşteriye hatırlatma gönderme riski doğar.

2. Bu haftanın vadelerine bakın

   Önümüzdeki yedi gün içinde vadesi dolacak faturaları listeleyin. Büyük tutarlı olanlara vadeden önce kısa bir bilgi notu gönderin.

3. Vadesi geçenleri sıralayın

   Gecikmiş faturaları gecikme gününe ve tutara göre sıralayın. En eski ve en büyük olandan başlayın.

4. Her birine tek bir adım atın

   0-30 gün için mesaj, 31-60 gün için telefon, daha eskiler için yazılı bildirim. Ne yaptığınızı ve verilen sözü not edin.

5. Söz tarihlerini takvime koyun

   Müşteri “perşembe yatırırız” dediyse cuma günü kontrol edin. Tutulmayan söz, bir sonraki adımın gerekçesidir.

Bölüm 5 · Mesajlar Ödeme hatırlatma mesajı nasıl yazılır? Örnekler

İyi bir ödeme hatırlatma mesajı dört bilgiyi taşır: fatura numarası, kalan tutar, son ödeme tarihi ve nasıl ödeneceği. Bunlardan biri eksikse müşteri size geri yazmak zorunda kalır ve ödeme bir gün daha gecikir. Mesaj kısa olmalı, suçlamamalı ve “ödediyseniz dikkate almayın” cümlesiyle bitmelidir.

Vadeden önce: bilgi notu

Merhaba Selin Hanım, 41.663,00 TL tutarlı ATL2026000041 numaralı faturanın son ödeme tarihi 19 Ekim. Hesap bilgilerimiz faturanın altında yer alıyor. Bir sorunuz olursa bu mesaja yanıt vermeniz yeterli. İyi çalışmalar.

Vade + 3 gün: nazik hatırlatma

Merhaba Selin Hanım, ATL2026000041 numaralı faturanın 41.663,00 TL tutarındaki kalan bakiyesi için son ödeme tarihi 19 Ekim'di. Ödemeyi yaptıysanız bu mesajı dikkate almayın, teşekkür ederiz. Henüz yapılmadıysa uygun olduğunuz tarihi paylaşabilir misiniz?

Vade + 15 gün: net hatırlatma

Merhaba Selin Hanım, ATL2026000041 numaralı faturanın 41.663,00 TL bakiyesi 15 gündür açık görünüyor. Kayıtlarımızda bir eksik varsa düzeltmek isteriz. Değilse ödemenin bu hafta içinde yapılması için tarih verebilir misiniz? Gerekirse telefonla da görüşebiliriz.

Vade + 30 gün: yazılı bildirim öncesi

Merhaba Selin Hanım, ATL2026000041 numaralı faturanın 41.663,00 TL bakiyesi 30 gündür ödenmedi. Yeni siparişlerinizi bu bakiye kapanana kadar bekletmek durumundayız. Ödeme planı konusunda konuşmak isterseniz bugün ya da yarın sizi arayabiliriz.

WhatsApp gibi anlık mesajlarda aynı içeriği daha kısa tutun ve ödeme yolunu bir bağlantıyla verin. Faturaya kartla ödeme bağlantısı eklemek, “hangi hesaba yatıracaktık?” sorusunu ortadan kaldırır; nasıl yapıldığını ödeme linki nedir yazısında anlattık.

Bölüm 6 · Uygulama Heyşirket'te fatura vade takibi nasıl çalışır?

Heyşirket'te vade takibi faturayla birlikte başlar. Müşteri kartındaki Varsayılan vade (gün) alanına 30 yazdıysanız, o müşteriye yeni fatura keserken vade tarihi fatura tarihinden 30 gün sonrasına kendiliğinden gelir. Peşin çalıştığınız müşteride bu alanı boş bırakırsınız.

Ana sayfada iki uyarı şeridi görürsünüz: Geciken tahsilatları kontrol edin son 60 günde vadesi geçmiş faturaların sayısını ve tutarını, Bu haftanın vadesi yaklaşıyor ise önümüzdeki günlerde vadesi dolacakları gösterir. İkisi de sizi Tahsilatlar ekranına götürür.

• Müşteriye hatırlatma: Fatura detayındaki Hatırlatma gönder düğmesi müşterinin e-posta adresine “Ödeme hatırlatması” e-postası gönderir. E-postada kalan tutar, son ödeme tarihi ve vade geçtiyse kaç gün geçtiği yazar; müşteri faturayı 30 gün geçerli bir bağlantıdan görüntüler. Aynı faturayı aynı adrese 24 saat içinde ikinci kez hatırlatamazsınız.
• Kartla ödeme: iyzico hesabınız bağlıysa hatırlatma e-postasına Kartla öde düğmesi eklenir; müşteri kalan tutarı kartla öder.
• WhatsApp kopyası: Müşteri kartında iletişim kanalı olarak WhatsApp seçiliyse ve WhatsApp bağlantınız hazırsa, hatırlatmanın kısa bir kopyası WhatsApp'tan da gider.
• Size hatırlatma: Heyşirket'te kestiğiniz bir fatura hâlâ açıksa, kesimden bir hafta ve bir ay sonra faturayı kesen kişiye “Bu faturanın ödemesi geldi mi?” e-postası gelir. Ödeme geldiyse e-postadaki düğmeyle faturayı tek tıkla tahsil edildi olarak işaretlersiniz. Bu hızlı işlem kasa veya banka hesabına hareket eklemez.
• Haftalık özet: E-posta tercihlerinizde açıksa her pazartesi sabahı vadesi geçmiş faturaların toplamı ve en yüksek bakiyeli müşteriler size e-postayla gelir.

Ödemeyi kayda alma adımları tahsilat nasıl kaydedilir rehberinde. Ödeme davranışı kötüleşen müşterileri önceden görmek için müşteri risk limiti yazısına da bakabilirsiniz. Fatura, tahsilat ve hatırlatmanın birlikte nasıl çalıştığını fatura ve tahsilat sayfasında topladık.

Bölüm 7 · Kontrol Vade takibinde en sık yapılan hatalar

Vade takibi kontrol listesi

• Her faturada vade tarihi yazılı; vadesiz fatura kesmiyorum.
• Tahsilatları geldiği hafta içinde kayda alıyorum.
• Vadesi geçen alacakları ayda bir yaşlandırma gruplarına ayırıyorum.
• Her hatırlatmada fatura numarası, kalan tutar ve ödeme yolu var.
• Müşterinin verdiği ödeme sözünü tarihiyle not ediyorum.
• 60 günü geçen alacak için yeni sevkiyatı bekletiyorum.
• Bakiye konusunda anlaşmazlık varsa önce cari mutabakat yapıyorum.

Son madde sık atlanır. Müşteri “bizim kayıtlarımızda bu fatura yok” diyorsa hatırlatma göndermeye devam etmek işe yaramaz. Önce bakiyede uzlaşın; nasıl yapıldığı cari hesap mutabakatı yazısında.

Açık faturalarınızı tek listede görün Tahsilatlar ekranında vadesi geçenleri bulun, tahsilatı kaydedin ya da müşterinize tek tıkla ödeme hatırlatması gönderin. Tahsilatları aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi