Gider yönetimi · 9 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-26

Gelir gider takibi nasıl yapılır? Küçük işletme için düzen

Ay sonunda “kâr ettik mi?” sorusuna tahminle değil, rakamla cevap vermek için karmaşık bir sisteme gerek yok. Doğru sütunlar, iki ayrı bakış ve haftalık bir rutin yeter.

Kısaca

• Gelir gider takibi, işletmeye giren ve çıkan her tutarın tarih, kategori, karşı taraf, KDV ve ödeme durumuyla kayda alınmasıdır.
• Kesilen fatura gelir, tahsil edilen para nakittir; ikisi farklı rakamlardır ve gelir gider takibinde ayrı izlenmelidir.
• Gelir gider tablosunda KDV hariç tutar, KDV ve toplam ayrı sütunlarda tutulmalıdır; aksi hâlde kâr KDV kadar şişkin görünür.
• Gelir gider takibi resmî defterin yerine geçmez; resmî kayıtları mali müşavir tutar, işletmenin tuttuğu kayıt ona doğru veri sağlar.
• Heyşirket'te satış faturaları geliri, gider belgeleri ve gelen e-Faturalar gideri oluşturur; Gelir gider raporu KDV hariç gelir, gider ve kâr marjını ay ve kategoriye göre gösterir.

Ay sonu. Kasada geçen aydan daha az para var ama satışlar daha iyiydi. Kâr mı ettik, zarar mı? Çoğu küçük işletme sahibi bu soruya hissiyatla cevap verir, çünkü gelirler bir yerde, giderler başka bir yerde, ikisini bir araya getiren düzenli bir kayıt yoktur.

Gelir gider takibi bu boşluğu doldurur. Her giren ve çıkan tutarı aynı formatta kaydettiğinizde ayın sonunda tahmin yerine bir tablo okursunuz. İyi haber: bunun için muhasebe bilgisine değil, birkaç doğru sütuna ve haftalık bir alışkanlığa ihtiyacınız var.

Bu yazıda gelir gider tablosunun nasıl kurulacağını, Excel'le nereye kadar gidilebileceğini ve bir programa geçince neyin kendiliğinden olduğunu anlatıyoruz. Hangi harcamanın gider yazılabileceği ve belge düzeni konusunu gider yönetimi ve belge düzeni yazısında ayrıca ele aldık.

Bölüm 1 · Tanım Gelir gider takibi nedir?

Gelir gider takibi, işletmeye giren ve çıkan her tutarın tarih, kategori, karşı taraf, KDV ve ödeme durumuyla kayda alınmasıdır. Amaç iki soruya her an cevap verebilmektir: bu dönem ne kazandık ve bu kazancın ne kadarı kasaya girdi?

İkinci soru birincisi kadar önemlidir, çünkü küçük işletmelerde en sık yapılan hata satışı kasayla karıştırmaktır. Fatura kesmek gelir yaratır ama para henüz gelmemiş olabilir. Gider faturası almak da gider yaratır ama ödemesi gelecek ay olabilir.

Bölüm 2 · Mantık Satış mı, tahsilat mı? İki ayrı bakış

Gelir gider takibinde iki bakış vardır. Birincisi faturaya bakar: ne sattınız, ne harcadınız? Bu kârlılığı gösterir. İkincisi paraya bakar: ne tahsil ettiniz, ne ödediniz? Bu nakdi gösterir. İkisi aynı ay için çok farklı rakamlar verebilir.

Giderlerin bu ay ödendiği varsayılmıştır. Rakamlar örnektir; KDV ve vergi etkisi sadeleştirilmiştir.

İşletme kâğıt üzerinde 60.000 TL kâr etti, ama kasaya giren net tutar 20.000 TL. Aradaki fark müşterilerde bekleyen alacaktır. Bu farkı görmeyen işletme, kârlı olduğu hâlde maaş gününde sıkışabilir. Nakit tarafını planlamak için nakit akışı yönetimi yazısına bakın.

Bölüm 3 · Tablo Gelir gider tablosu nasıl hazırlanır?

İyi bir gelir gider tablosu, her işlemi tek satırda ve aynı sütunlarla tutar. Gelir ve gideri ayrı dosyalarda değil, “Tür” sütunuyla aynı listede tutmak toplamayı kolaylaştırır.

Kategori sayısını 8 ile 12 arasında tutun. Çok az kategori bilgi vermez, çok fazlası da hangi gideri nereye yazacağınızı her seferinde düşündürür. Kira, personel, ambalaj ve hammadde, kargo, pazarlama, yazılım ve abonelikler, ulaşım, banka ve finansman giderleri çoğu işletme için iyi bir başlangıçtır.

Bölüm 4 · Excel Gelir gider takibi Excel'de nasıl yapılır?

Yukarıdaki sütunlarla bir Excel sayfası kurup her ay için bir özet çıkarabilirsiniz. Özet sayfasında üç formül yeter: ay bazında KDV hariç gelir toplamı, KDV hariç gider toplamı ve ikisinin farkı. Kategori bazında gider toplamı da paranın en çok nereye gittiğini gösterir.

• Her satıra bir belge: Bir faturayı iki satıra bölmeyin, iki faturayı bir satırda birleştirmeyin.
• Kategori listesini sabitleyin: Kategoriyi elle yazmak yerine açılır listeden seçin; “Kira” ile “kira” iki ayrı kategori olur.
• Belgesiz satır yazmayın: Belgesi olmayan harcamayı not olarak işaretleyin, gider toplamına katmayın.
• Ayı kapatın: Ay sonunda o ayın satırlarını kilitleyin ya da ayrı bir sekmeye taşıyın; geçmiş aylar sonradan değişmesin.

Ayın özeti nasıl okunur?

Özet sayfasında üç rakama bakın. Birincisi kâr marjı: KDV hariç gelirden gideri çıkarıp gelire bölersiniz. Örnekteki 100.000 TL satış ve 40.000 TL giderde marj yüzde 60'tır. İkincisi en büyük üç gider kategorisi: toplam giderin büyük kısmı genellikle iki üç kalemde toplanır, tasarruf da orada aranır. Üçüncüsü açık alacak: kesilip henüz tahsil edilmemiş tutar. Marj iyi ama açık alacak her ay büyüyorsa sorun kârda değil, tahsilattadır.

Excel'in sınırı, gelirin ayrı bir yerde kesilmesidir. Faturayı e-Fatura programından kesip Excel'e ikinci kez yazıyorsanız her satır bir hata fırsatıdır. Gelen e-Faturaları da elle taşımak zorunda kalırsınız. Ayda birkaç düzine belgeyi geçtiğinizde programa geçiş zamanı gelmiş demektir.

Bölüm 5 · Rutin Gelir gider düzeni için haftalık rutin

Gelir gider takibini ay sonuna bırakmak, ay sonunda bir gün kaybetmek demektir. Bunun yerine küçük ve düzenli bir ritim kurun.

Günlük, haftalık, aylık

• Her gün: kestiğiniz faturaları ve aldığınız fiş ile faturaları aynı gün kaydedin.
• Her hafta: banka hareketlerine bakın, gelen her havaleyi bir faturaya, çıkan her ödemeyi bir gidere bağlayın.
• Her hafta: ödenmemiş gider faturalarının vadelerini kontrol edin.
• Her ay: gelir ve gider toplamını, kategori dağılımını ve kâr marjını bir önceki ayla karşılaştırın.
• Her ay: belgeleri mali müşavirinize eksiksiz iletin.

Ay sonundaki daha geniş kontrol için ay sonu kapanış kontrol listesi yazısına bakabilirsiniz.

Bölüm 6 · Ekranlar Gelir gider takibi programında nasıl işler?

Bir programda gelir tarafını ayrıca girmezsiniz: kestiğiniz satış faturaları geliri, kaydettiğiniz tahsilatlar nakit girişini oluşturur. Siz yalnız gider tarafını kaydedersiniz; e-Fatura kullanan tedarikçilerin faturaları da Gelen e-Faturalar ekranına kendiliğinden düşer.

Fiş veya kâğıt fatura için Gider ekle düğmesine basarsınız. Pencerede tedarikçi, belge türü (Gider belgesi, Fiş, Diğer), vade tarihi, Gider kategorisi, toplam tutar ve KDV oranı girilir; ara toplam ve KDV kendiliğinden ayrılır. Kategorileri Ayarlar › Kategoriler & etiketler ekranından kendi işinize göre düzenlersiniz.

Gideri ödediğinizde belgeyi açıp Ödeme ekle ile tutarı, tarihi, yöntemi ve hangi kasa ya da banka hesabından çıktığını yazarsınız. Böylece aynı kayıt hem gideri hem nakit çıkışını gösterir. Adım adım anlatım gider nasıl girilir rehberinde.

Gelir gider raporu iki bakışı aynı ekranda verir: KDV hariç gelir ve gideri, brüt kârı ve kâr marjını ay ve gider kategorisine göre gösterirken, Net hareket kartında tahsilat eksi gideri, yani nakit bakışını da görürsünüz. Raporu okumanın ayrıntıları gelir gider raporu rehberinde. Şirket panelinde bu rapor Finans altında Gelir ve gider adıyla yer alır.

Bölüm 7 · Sınır Gelir gider takibi resmî defterin yerine geçer mi?

Hayır. İşletmenin kendi tuttuğu gelir gider kaydı bir yönetim aracıdır. Vergi Usul Kanunu'na göre tutulması gereken resmî defterler (işletme hesabı esasında işletme defteri, bilanço esasında yevmiye ve büyük defter, serbest meslekte serbest meslek kazanç defteri) mali müşaviriniz tarafından tutulur ve beyannameler bu defterlere dayanır.

Sizin tuttuğunuz kayıt, mali müşavirinize giden verinin kalitesini belirler. Belgeler eksiksiz, kategoriler tutarlı ve ödemeler eşleşmişse müşavirin işi hızlanır, sizin de “şu faturayı gönderir misiniz” mesajlarıyla uğraşmanız biter.

İlk giderinizi bugün kaydedin Masanızdaki fişi Gider ekle düğmesiyle kaydedin, kategorisini seçin; ay sonunda gelir gider raporu hazır olsun. Giderleri aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi