Ön muhasebe · 9 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-26

Teklif onay süreci: online teklif onayı ve teklif takibi nasıl yapılır?

Teklif göndermek işin yarısıdır. Diğer yarısı, müşterinin teklifi açıp açmadığını bilmek, onayı yazılı almak ve onaylanan işi hiçbir şeyi yeniden yazmadan faturaya çevirmektir.

Kısaca

• Teklif onay süreci, teklifin hazırlanmasından müşterinin yazılı onayına ve faturaya dönüşmesine kadar izlenen adımların bütünüdür.
• Süreli bir teklif, Türk Borçlar Kanunu'na göre süre sonuna kadar teklifi yapanı bağlar; bu yüzden geçerlilik tarihi her teklifte açıkça yazılmalıdır.
• Teklif takibinde beş durum izlenir: taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi ve süresi doldu; müşterinin teklifi ilk açtığı zaman da takibin parçasıdır.
• Online teklif onayında müşteri bağlantıyı ya da PDF'teki QR kodu açar, giriş yapmadan onaylar; onay tarihiyle kayda geçer.
• Heyşirket'te onaylanan teklif tek tıkla fatura taslağına dönüşür; telefonda verilen onay da Müşteri adına onayla ile kaydedilir.

Teklifi gönderdiniz, bir hafta geçti. Müşteri baktı mı, kaybolan bir e-postada mı kaldı, yoksa rakip bir teklifi mi bekliyor? Aradığınızda “şu an elimde değil, size döneriz” cevabını alıyorsunuz. Sonunda telefonda “tamam, başlayın” denince iş başlıyor ama ortada yazılı bir onay yok.

Bu yazı teklif onay süreci üzerine: teklifin hangi durumlardan geçtiğini, online teklif onayının nasıl çalıştığını, teklif takibi için ne zaman ve nasıl hatırlatma yapılacağını, sözlü onayın nasıl kayda alınacağını ve onaydan faturaya nasıl geçileceğini anlatıyoruz.

Teklif belgesinin içeriği ve doldurulmuş örnekler için teklif hazırlama örnekleri, iskonto ve vade kararları için tekliften faturaya satış süreci yazılarına bakabilirsiniz.

Bölüm 1 · Tanım Teklif onayı nedir, neden yazılı olmalı?

Teklif onayı, müşterinin gönderdiğiniz fiyat, kapsam ve koşulları kabul ettiğini bildirmesidir. Onay geldiği anda teklif bir satış sözüne dönüşür: siz işi teklif ettiğiniz fiyata yapmayı, müşteri de bedelini ödemeyi kabul etmiş olur.

Sözlü onay da bir onaydır, ama ispatı zordur. Üç ay sonra “o fiyata kurulum dahildi” ya da “biz o kalemi onaylamamıştık” tartışması çıktığında elinizde tarihli, yazılı bir onay olması işi kolaylaştırır. Yazılı onay aynı zamanda hangi teklifin hangi sürümünün kabul edildiğini de gösterir.

Teklif mali bir belge değildir ve fatura yerine geçmez. Onay, satışın kararıdır; resmî kayıt fatura kesildiğinde oluşur.

Bölüm 2 · Akış Teklif onay süreci hangi adımlardan oluşur?

1. Hazırla — Kalemler, KDV, geçerlilik
2. Gönder — PDF ve bağlantı
3. Açıldı mı? — İlk açılma zamanı
4. Hatırlat — Süre dolmadan
5. Onay — Tarihli, yazılı
6. Fatura — Kalemler aynen geçer

Her adımın bir sorumlusu ve bir tarihi olmalı. Küçük bir işletmede sorumlu genellikle aynı kişidir; önemli olan adımların atlanmamasıdır. En sık atlanan adım “açıldı mı?” kontrolüdür. Açılmamış bir teklif için fiyat pazarlığı beklemek, gelmeyecek bir cevabı beklemektir.

Bölüm 3 · Online onay Online teklif onayı nasıl çalışır?

Online teklif onayında müşteriye yalnız bir PDF değil, teklifin kendisine özel bir sayfasının bağlantısı gider. Müşteri bu sayfada firmanızın bilgilerini, kalemleri, KDV'yi, genel toplamı, notları ve geçerlilik tarihini görür ve tek bir düğmeyle onay verir. Onay tarihiyle kaydedilir ve size anında haber gelir.

Heyşirket'te bu sayfa her teklif için kendiliğinden oluşur. Müşteriniz sayfayı e-postadaki düğmeyle ya da PDF'in üstündeki QR kodu telefonuyla okutarak açar. Giriş ya da üyelik istenmez; sayfayı yalnız bağlantıya sahip kişiler görür. Müşteri Teklifi onayla düğmesine bastığında teklif “Kabul edildi” olur, firma sahiplerine e-posta ve telefon bildirimi gider. Sayfada PDF indir düğmesi de vardır.

• Süresi dolan teklif onaylanamaz. Geçerlilik tarihi geçmişse sayfa müşteriye güncel teklif için sizinle iletişime geçmesini söyler.
• İptal edilen teklif açılmaz. Yanlış gönderdiğiniz bir teklifi iptal ettiğinizde bağlantı da çalışmaz.
• Ret ve sorular size yazılır. Müşteri sayfasında yalnız onay düğmesi vardır; teklifi kabul etmeyen ya da değişiklik isteyen müşteri e-postayı yanıtlar ya da sizi arar, siz de teklifi Reddedildi olarak işaretlersiniz.

Bölüm 4 · Takip Teklif takibinde hangi durumlar izlenir?

Teklif takibi, açık tekliflerin her birinin hangi aşamada olduğunu ve sıradaki adımın ne olduğunu bilmektir. Bunun için her teklifin tek bir durumu olmalı ve bu durum her değişiklikte güncellenmelidir.

Heyşirket'te teklifi e-postayla gönderdiğinizde durum kendiliğinden “Gönderildi” olur; elden ya da başka bir kanaldan verdiyseniz Gönderildi olarak işaretle dersiniz. Teklif ayrıntısında müşteri teklif sayfasını ilk açtığı zamanı görürsünüz; henüz açılmadıysa bu da yazar. Geçerlilik tarihi geçen teklif listede “Süresi doldu” olarak görünür.

Teklif takibini sayıya dökmek

Durumları düzenli güncellediğinizde elinizde basit ama değerli bir ölçü oluşur: teklif dönüşüm oranı, yani gönderilen tekliflerin kaçının kabul edildiği. Ayda 20 teklif gönderip 6'sı kabul ediliyorsa oran yüzde 30'dur. Bu oranı müşteri türüne, hizmete ve teklif tutarına göre ayırdığınızda hangi işlerde fiyatınızın kabul gördüğünü, hangilerinde sürekli kaybettiğinizi görürsünüz.

İkinci ölçü onay süresidir: teklifin gönderilmesinden onaya kadar geçen gün sayısı. Onaylar genellikle ilk birkaç günde geliyorsa, iki haftadır cevapsız kalan bir teklif büyük ihtimalle kaybedilmiştir; ya hatırlatma yapılmalı ya da kayıp kabul edilip nedeni sorulmalıdır. Bu iki sayı, satış tahminlerinizi duyguya değil veriye dayandırır.

Bölüm 5 · Zamanlama Teklif için ne zaman hatırlatma yapılmalı?

Hatırlatma zamanlaması teklifin geçerlilik süresine göre kurulur. 15 gün geçerli bir teklif için pratik bir ritim şöyledir:

1. 2. gün: Teklif açıldı mı bakın. Açılmadıysa kısa bir mesajla ulaştığından emin olun.
2. 5-7. gün: Açıldı ama cevap yoksa soruları olup olmadığını sorun. Bu bir satış baskısı değil, yardım teklifidir.
3. Süre bitmeden 2-3 gün önce: Geçerlilik tarihini hatırlatın. Fiyatların bu tarihe kadar geçerli olduğunu yazmak, karar için doğal bir son gün oluşturur.
4. Süre dolduktan sonra: Müşteri hâlâ ilgiliyse eski teklifi uzatmak yerine güncel fiyatla yeni teklif gönderin.

Hatırlatma metinleri için hazır örnekleri teklif hazırlama örnekleri yazısında bulabilirsiniz. Hatırlatmayı kişiye değil takvime bağlamak, her teklifin aynı özeni görmesini sağlar.

Bölüm 6 · İstisnalar Sözlü onay, revizyon ve ret nasıl kaydedilir?

Her onay online gelmez. Müşteri toplantıda “tamam” diyebilir, telefonda onaylayabilir. Bu onayı da kayda almak gerekir, yoksa teklif listede “Gönderildi” olarak kalır ve takip bozulur.

• Sözlü onay: Heyşirket'te teklif ayrıntısındaki Müşteri adına onayla görüşmede onaylanan teklifi kaydeder. İsterseniz görüşme notunu da yazarsınız. Bu işlem müşteriye e-posta ya da bildirim göndermez.
• Revizyon: Müşteri kalem ya da fiyat değişikliği isterse Kopyala ile kalemleri ve notu yeni bir teklife taşıyın, değişikliği yapıp yeni teklif olarak gönderin. Eski teklifi iptal etmek, iki farklı fiyatın aynı anda açık kalmasını önler.
• Ret: Teklifi Reddedildi olarak işaretleyin ve nedenini not edin. Fiyat mı, zamanlama mı, kapsam mı? Birkaç ay sonra bu notlar fiyat politikanız için değerli bir veri olur.

Sözlü onaydan sonra kısa bir e-postayla özet göndermek de iyi bir alışkanlıktır: “Bugünkü görüşmemizde 12 numaralı teklifimizi onayladığınızı not ettik, işe 4 Kasım'da başlıyoruz.” Bu tek cümle, olası bir anlaşmazlıkta yazılı iz bırakır.

Bölüm 7 · Fatura Onaylanan teklif faturaya nasıl dönüşür?

Onaydan sonraki en büyük zaman kaybı, aynı kalemleri faturaya yeniden yazmaktır. Yeniden yazılan her satır, fiyatın ya da miktarın teklifle farklı olma riskini taşır. Heyşirket'te kabul edilen teklifte Fatura taslağı oluştur dediğinizde müşteri, kalemler, fiyatlar ve iskontolar fatura formuna aynen gelir. Taslağı kontrol edip e-Fatura ya da e-Arşiv olarak kesersiniz; belge türü alıcının mükellefiyetine göre kendiliğinden belirlenir.

Teklif ve fatura ekranlarında müşterinin ödeme riski orta ya da yüksekse bir uyarı kartı görünür. Büyük bir onay geldiğinde bu uyarı, işe başlamadan önce kısmi ön ödeme istemeyi düşünmeniz için iyi bir andır; ayrıntılar müşteri risk limiti yazısında. Faturanın kesim adımları e-Fatura nasıl kesilir yazısında, teklif ekranının tamamı teklif nasıl hazırlanır rehberinde.

Teklifler ön muhasebe modülünün parçasıdır ve Profesyonel, Premium ve Özel paketlere ayrı abonelik olmadan dahildir. Özelliklerin tamamını teklif hazırlama sayfasında, paket fiyatlarını fiyatlandırma sayfasında bulabilirsiniz.

Tekliflerinizi tek listede takip edin Teklifi gönderin, müşterinin açıp açmadığını görün, onay gelince tek tıkla fatura taslağına çevirin. Teklifleri aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi