Satış süreci · 12 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-12

Tekliften faturaya: B2B satışta parayı kasaya getiren süreç

Satış, müşteri “tamam” dediğinde değil, para hesabınıza geçtiğinde biter. Aradaki her adım ya kârınızı korur ya da sessizce eritir.

Kısaca

• B2B satış süreci altı halkalı bir zincirdir: teklif, müşteri kararı, sipariş teyidi, teslim, fatura ve tahsilat.
• Her teklif fiyat, kapsam, geçerlilik süresi ve ödeme koşulunu yazılı olarak içermelidir; eksik olan halka faturada itiraz olarak geri döner.
• İskonto, brüt kâr marjından düşer: yüzde 30 marjla çalışan bir işletmede yüzde 10 iskonto, kârın üçte birini götürür.
• Vade, müşteriye verdiğiniz faizsiz kredidir; varsayılan vadeyi müşteri bazında tanımlamak tahsilat takibini otomatikleştirir.
• Kabul edilen teklifin kalemlerini faturaya elle yeniden yazmak, satış sürecindeki hataların en yaygın kaynağıdır.

Salı sabahı, Kadıköy. Atlas Kahve Kavurma'nın kurucusu, Nişantaşı Bistro'dan gelen bir e-postayı okuyor: “Geçen ay konuştuğumuz fiyattan 40 kilo daha alalım.” Hangi fiyat? Telefonda söylenmiş, kimse not almamış, o günden bu yana çiğ kahve fiyatı da artmış.

Bu küçük belirsizlik, B2B satışın en pahalı sorunlarından birinin özeti. Ürün iyi, müşteri memnun; ama teklif, sipariş ve fatura arasında bir halka kopuk olduğu için ya kâr ya da müşteri kaybediliyor.

Bu yazıda bir satışın tekliften tahsilata kadar geçtiği altı halkayı tek tek ele alacağız. Yazının sonunda, hangi halkanızın zayıf olduğunu beş dakikada bulabileceğiniz bir kontrol listesi sizi bekliyor.

Bölüm 1 · Büyük resim B2B satış süreci neden bir zincirdir?

B2B satış süreci, bir teklifin yazılmasından paranın tahsil edilmesine kadar birbirine bağlı adımların bütünüdür. Her adım bir öncekinin çıktısını kullanır; biri eksik kalırsa sonraki adım tahminle yürür.

1. Teklif — Fiyat, kapsam, süre
2. Müşteri kararı — Kabul veya red
3. Sipariş teyidi — Yazılı onay
4. Teslim — Mal veya hizmet
5. Fatura — Resmî belge
6. Tahsilat — Para kasada

Küçük işletmelerde bu halkaların çoğu kurucunun kafasında yaşar. İş büyüdükçe teklifi bir kişi yazar, siparişi başka biri hazırlar, faturayı üçüncü biri keser. O noktada yazılı olmayan her bilgi kaybolmaya mahkûmdur.

İyi haber şu: zinciri sağlamlaştırmak için karmaşık bir CRM'e ihtiyacınız yok. Her halkada birkaç doğru alışkanlık yeterli. İlk halkadan başlayalım.

Bölüm 2 · Teklif yazma sanatı İyi bir teklif neleri içerir?

İyi bir teklif; kimin, neyi, hangi miktarda, hangi fiyata, hangi koşulla ve ne zamana kadar alabileceğini tek sayfada, yoruma yer bırakmadan anlatan belgedir. Müşteri onu okuduğunda soru sormak zorunda kalmamalıdır.

• Kapsam: “Kahve” değil, “Espresso harmanı, 1 kg valf kapaklı paket, çekirdek”. Hizmetlerde kaç saat, kaç kişi, nerede.
• Birim ve miktar: Kilogram mı, adet mi, saat mi? Kademeli fiyat varsa her kademe ayrı satır.
• Fiyat ve KDV: Fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğu açıkça yazılmalı. Belirsiz bırakılan KDV, en sık yaşanan fatura itirazıdır.
• Geçerlilik tarihi: Teklifin hangi güne kadar bağlayıcı olduğu.
• Ödeme koşulu: Peşin mi, 30 gün vadeli mi, kısmi avanslı mı?
• Teslim koşulu: Teslim süresi, nakliyenin kime ait olduğu, minimum sipariş miktarı.

Heyşirket'te teklif, Teklifler ekranındaki Yeni teklif düğmesiyle açılan pencerede hazırlanır. Kayıtlı ürünlerinizden seçtiğiniz kalemlerde birim, fiyat ve KDV oranı ürün kartından gelir; ödeme ve teslim koşullarını Not alanına yazarsınız.

Bölüm 3 · Zaman Teklifin geçerlilik süresi ne kadar olmalı?

Geçerlilik süresi, teklifteki fiyat ve koşulların sizi bağladığı en son tarihtir. Doğru süre, maliyetlerinizin ne kadar hızlı değiştiğine bağlıdır: kur ve emtiaya bağlı ürünlerde kısa, sabit maliyetli hizmetlerde daha uzun tutulur.

Heyşirket yeni bir teklifte geçerlilik tarihini varsayılan olarak 14 gün sonrasına ayarlar; tarihi pencerede değiştirebilirsiniz. Taslak veya gönderilmiş bir teklifin geçerlilik tarihi geçtiğinde listede Süresi doldu olarak görünür.

Süresi dolan teklif bir kayıp değil, bir fırsattır. Müşteriyi arayıp “Fiyatlarımızı güncelledik, size yeni teklifi göndereyim” demek için doğal bir bahane verir. Peki bu yeni teklifte ne kadar esneyebilirsiniz? İşte orada iskonto disiplini devreye girer.

Bölüm 4 · İskonto disiplini İskonto kârınızı nasıl eritir?

İskonto, satış fiyatından yapılan indirimdir ve tamamı doğrudan brüt kârınızdan düşer. Maliyetiniz değişmediği için yüzde 10 iskonto, kârınızdan yüzde 10 değil, çok daha fazlasını götürür.

Aynı kârı korumak için iskontolu fiyatla 60 kg satmanız gerekir; satış hacmini yüzde 50 artırmak demektir. Rakamlar örnektir; kendi maliyetinizle hesaplayın.

Bu yüzden iskonto bir pazarlık refleksi değil, bir karşılık karşılığı verilen ödün olmalıdır. Müşteri daha fazla miktar, daha kısa vade ya da uzun süreli taahhüt veriyorsa iskonto anlamlıdır; vermiyorsa hediyedir.

• Kademeli iskonto: 20 kg üzerine yüzde 3, 50 kg üzerine yüzde 6 gibi önceden belirlenmiş basamaklar.
• Peşin ödeme iskontosu: Vade yerine peşin ödemeye küçük bir indirim. Paranın bugünkü değeri, iskontoyu çoğu zaman karşılar.
• Sözleşmeli müşteri fiyatı: Sürekli müşteriler için tek tek iskonto yerine özel fiyat listesi.

Heyşirket'te iskonto, teklif ve faturada her satıra TL tutarı olarak yazılır ve KDV iskontodan sonra kalan tutar üzerinden hesaplanır. Sürekli müşteriler için fiyat listesi tanımlarsanız, o müşteriyi seçtiğinizde özel fiyatlar otomatik gelir; her teklifte yeniden pazarlık yapmazsınız.

Bölüm 5 · Vade Ödeme koşulları ve vade nasıl belirlenir?

Vade, faturanın ödenmesi gereken son tarihtir ve aslında müşterinize verdiğiniz faizsiz bir kredidir. 30 gün vadeyle 100.000 TL'lik satış yaptığınızda, bir ay boyunca bu parayı müşterinizin işletmesini finanse etmek için kullanırsınız.

Vadeyi belirlerken üç soru sorun: Müşterinin ödeme geçmişi nasıl? Kendi tedarikçinize ne kadar vadeyle ödüyorsunuz? Bu vadeyi taşıyacak nakit tamponunuz var mı? Tedarikçinize 15 günde ödeyip müşterinize 60 gün vade veriyorsanız, aradaki 45 gün sizin cebinizden çıkar.

Heyşirket'te her müşteri kartında Varsayılan vade (gün) ve Kredi limiti (₺) alanları vardır. Varsayılan vade tanımlı bir müşteriyi faturada seçtiğinizde vade tarihi otomatik hesaplanır; müşteri kartında kredi limiti de görünür. Böylece vade, satış temsilcisinin o günkü cömertliğine değil, şirket politikasına bağlı kalır.

Bölüm 6 · Kabul Sipariş teyidi neden önemlidir?

Sipariş teyidi, müşterinin teklifinizi kabul ettiğini ve hangi koşullarla sipariş verdiğini yazılı olarak kayda geçirmektir. Bir e-posta yanıtı, imzalı teklif ya da satın alma siparişi numarası olabilir; önemli olan sözlü onayın yazıya dönmesidir.

Teyit olmadan teslim etmek, faturaya itirazın kapısını açık bırakır. “O fiyat geçen ayındı”, “Biz 20 kilo demiştik” gibi cümlelerin karşısına koyabileceğiniz tek belge, müşterinin kabul ettiği tekliftir.

Heyşirket'te müşteri kararını teklif satırındaki Kabul edildi veya Reddedildi düğmeleriyle kaydedersiniz. Ayarlar'da Teklif durum güncellemelerini müşteriye gönder seçeneği açıksa, durum değişikliği müşteriye e-postayla da bildirilir; kabul, iki taraf için de kayıt altına girer.

Reddedilen teklifleri silmeyin. Hangi fiyat seviyesinde, hangi müşteri tipinde kaybettiğinizi görmek, bir sonraki fiyatlandırma kararınızın en değerli verisidir. Bu konuyu fiyatlandırma stratejisi yazımızda ayrıca ele alıyoruz.

Bölüm 7 · Fatura Kabul edilen teklif faturaya nasıl dönüşür?

Kabul edilen teklif, teslimden sonra satış faturasına dönüşür; fatura teklifin kalemlerini, fiyatlarını ve iskontolarını birebir yansıtmalıdır. Bu adımdaki en büyük risk, kalemleri teklif belgesinden faturaya elle yeniden yazmaktır.

Heyşirket'te kabul edilen teklifin satırındaki Fatura taslağı oluştur düğmesi, aynı müşteri ve kalemlerle bir fatura taslağı açar. Fatura notuna teklif numarası otomatik yazılır; böylece müşterinin muhasebesi faturayı kendi kayıtlarındaki teklifle hemen eşleştirir. Her teklif için yalnız bir taslak oluştuğundan aynı sipariş iki kez faturalanmaz.

Taslakta yapmanız gereken iki kontrol kalır. Birincisi vade: taslağın tarihleri dönüşüm gününe ayarlanır, müşterinin anlaşılan vadesine göre düzeltin. İkincisi zamanlama: faturanın teslimden sonra yasal süre içinde kesilmesi gerekir.

Faturayı kesmenin adımlarını fatura nasıl kesilir rehberinde, belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağını ise e-Fatura ve e-Arşiv farkı yazısında bulabilirsiniz. Fatura kesildi; ama satış henüz bitmedi.

Bölüm 8 · Para Tahsilat: satışın son halkası

Tahsilat, faturalanan tutarın müşteriden gerçekten alınmasıdır ve satışın tek gerçek başarı ölçüsüdür. Tahsil edilmemiş bir satış, muhasebede gelir; kasada ise sıfırdır.

Ticari hayatta bir ilke vardır: Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesine göre, faturayı alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmemişse içeriği kabul etmiş sayılır. Bu yüzden faturayı hızlı ve kanıtlanabilir biçimde iletmek, tahsilatın ilk adımıdır.

Heyşirket'te fatura kesildiğinde, Ayarlar'da otomatik gönderim açıksa müşteriye resmî PDF ekli e-posta gider. Vadesi yaklaşan veya geçen faturalarda Fatura detayı penceresindeki Hatırlatma gönder düğmesiyle tek tıkla tahsilat hatırlatması yollarsınız; gönderim fatura geçmişine işlenir.

Ödeme geldiğinde onu faturaya bağlayarak kaydetmek, hangi faturanın açık kaldığını her an doğru gösterir. Ayrıntılar tahsilat nasıl kaydedilir rehberinde; geciken alacaklar için taktikler ise alacak tahsilatını hızlandırma yazısında.

Bölüm 9 · Ölçüm Süreci nasıl ölçersiniz?

Satış sürecini ölçmek, her halkada ne kadar iş kaybettiğinizi ve ne kadar beklediğinizi sayılarla görmek demektir. Üç basit oran çoğu KOBİ için yeterlidir.

Örneğin ayda 25 teklif gönderip 10'unu kabul ettiriyorsanız kabul oranınız yüzde 40'tır. Oran yüzde 20'nin altına düşüyorsa fiyatınızı, yüzde 80'in üzerine çıkıyorsa belki de fazla ucuz sattığınızı sorgulayın.

Bölüm 10 · Uygulama Satış sürecinizin kontrol listesi

Aşağıdaki listeyi son ayınızdaki satışlarla karşılaştırın. İşaretleyemediğiniz her madde, zincirinizdeki zayıf halkayı gösterir.

Tekliften tahsilata kontrol listesi

• Her teklifte kapsam, miktar, birim, KDV durumu, geçerlilik tarihi ve ödeme koşulu yazılı.
• Geçerlilik süresi, ürünün maliyet oynaklığına göre belirlenmiş.
• İskontolar önceden belirlenmiş kurallara ve bir karşılığa bağlı.
• Sürekli müşteriler için özel fiyat listesi tanımlı.
• Müşteri kararı (kabul veya red) teklif kaydına işleniyor.
• Fatura, kabul edilen tekliften üretiliyor; kalemler elle yeniden yazılmıyor.
• Fatura, teslimden sonra yedi gün içinde kesiliyor.
• Her müşterinin varsayılan vadesi ve kredi limiti tanımlı.
• Vadesi geçen faturalar haftalık olarak gözden geçiriliyor ve hatırlatma gönderiliyor.
• Teklif kabul oranı ve ortalama tahsilat süresi ayda bir hesaplanıyor.

Salı sabahına dönelim. Nişantaşı Bistro'nun e-postası geldiğinde, kabul edilmiş teklif önünüzde olsaydı cevap bir dakika sürerdi: “Geçen ayki teklifimizin süresi doldu; güncel fiyatlarla yeni teklifimizi ekte bulabilirsiniz.” Belirsizlik yok, pazarlık yok, kayıp kâr yok.

Zincirin ilk halkasını sağlamlaştırın Bir sonraki teklifinizi Heyşirket'te hazırlayın; kabul geldiğinde tek tıkla fatura taslağına geçin. Teklif hazırla

Sorularınız için info@heysirket.com adresine yazabilir ya da WhatsApp'tan 0530 681 36 16 numarasıyla bize ulaşabilirsiniz.

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi