Ön muhasebe · 9 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-26

Ön muhasebe programı nasıl seçilir? Kontrol listesi

Doğru program, en çok özelliği olan değil, sizin işinizin akışına uyan ve yarın büyüdüğünüzde de yük olmayandır. On kriterlik bir kontrol listesiyle karar verin.

Kısaca

• Ön muhasebe programı seçerken e-Belge desteği, cari ve tahsilat takibi, banka eşleştirme, stok, mali müşavir erişimi, veri taşıma, mobil erişim, güvenlik ve fiyat modeli birlikte değerlendirilmelidir.
• e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri GİB'den izinli bir özel entegratör üzerinden düzenlenir; programın hangi sağlayıcılarla çalıştığı ve kontörün nasıl ücretlendirildiği seçimden önce sorulmalıdır.
• Ücretsiz ön muhasebe programlarında belge sayısı, kullanıcı sayısı, dışa aktarma ve destek sınırları kontrol edilmelidir; verinizi istediğiniz an dışa alabilmeniz şarttır.
• Heyşirket'te ön muhasebe ayrı abonelik değildir; Profesyonel (699,99 TL/ay veya 6.999,90 TL/yıl), Premium ve Özel paketlere dahildir, e-Belge kontörü ayrıca sağlayıcıya ödenir.
• Heyşirket'te e-SMM ve ihracat faturası düzenleme ile bankaya canlı bağlantı (açık bankacılık) henüz yoktur; bunlar yol haritasındadır.

Ön muhasebe programı seçmek, çoğu işletme sahibinin bir kez yapıp yıllarca katlandığı bir karardır. Demo ekranı güzel görünür, ilk ay her şey yolundadır. Sorunlar sonra çıkar: e-Fatura sağlayıcısı uymaz, banka hareketleri elle girilir, mali müşavir sisteme giremez, veriyi dışarı almak isteyince dosya vermez.

Bu yazı tarafsız bir alıcı rehberidir. Önce ihtiyacınızı nasıl çıkaracağınızı, sonra bir ön muhasebe programında bakmanız gereken on kriteri ve fiyat modellerindeki tuzakları anlatıyoruz. Sonunda yazdırıp masanıza koyabileceğiniz bir kontrol listesi var.

Son bölümde Heyşirket'in bu listeyi nasıl karşıladığını, neyin bugün olmadığını da açıkça yazdık. Böylece kendi listenizle karşılaştırıp karar verebilirsiniz.

Bölüm 1 · Hazırlık Seçmeden önce ihtiyacınızı nasıl çıkarırsınız?

Ön muhasebe programı, işletmenin satış, alış, tahsilat, ödeme, kasa ve banka hareketlerini belgesiyle kaydettiği yazılımdır. Ne olduğunu ayrıntılı merak ediyorsanız ön muhasebe nedir yazısına bakın. Seçimden önce üç soruyu cevaplayın: ne satıyorsunuz, kime satıyorsunuz, parayı nasıl alıyorsunuz?

Bölüm 2 · e-Belge e-Fatura ve e-Arşiv desteğinde neye bakılır?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura, GİB'den izin almış bir özel entegratör ya da GİB'in kendi paneli üzerinden düzenlenir. Ön muhasebe programı bu entegratöre bağlanarak faturayı sizin adınıza gönderir. Programı değil, programın bağlandığı sağlayıcıyı da seçmiş olursunuz.

• Hangi sağlayıcılarla çalışıyor? Bugün kullandığınız sağlayıcıyla bağlanabiliyor mu, yoksa sağlayıcı değiştirmeniz mi gerekiyor?
• Belge türünü kim seçiyor? Alıcının mükellefiyetine göre e-Fatura veya e-Arşiv türünü program kendisi belirliyor mu?
• Kontör nasıl ücretlendiriliyor? Kontör programın fiyatına mı dahil, sağlayıcıya ayrıca mı ödeniyor?
• Gelen e-Faturalar geliyor mu? Tedarikçilerin size kestiği e-Faturalar gider olarak kendiliğinden düşüyor mu?
• Arşiv kimde? Resmî PDF'ler sağlayıcı değiştirdiğinizde de erişilebilir kalıyor mu?

Hangi müşteriye hangi belgenin kesildiğini e-Fatura ve e-Arşiv farkı yazısında tablo hâlinde bulabilirsiniz.

Bölüm 3 · Para Cari, tahsilat ve banka eşleştirmede nelere dikkat edilmeli?

Bir programın asıl değeri fatura kesmesi değil, faturadan sonra olanları izlemesidir. Kim size ne kadar borçlu, hangi fatura gecikti, gelen havale hangi faturayı kapattı?

• Cari kart: Vergi numarası, vade, kredi limiti ve yetkili kişi tutulabiliyor mu? Ekstre tek tıkla alınıyor mu? Ayrıntılar: cari hesap takibi nasıl yapılır.
• Kısmi tahsilat: Bir faturanın bir kısmı ödendiğinde kalan tutar doğru görünüyor mu?
• Banka eşleştirme: Banka ekstresi yüklendiğinde havaleler açık faturalarla eşleşiyor mu, yoksa her satırı elle mi giriyorsunuz?
• Kartla ödeme: Müşteriniz faturayı bir ödeme linkinden kartla ödeyebiliyor mu, ödeme gelince fatura kendiliğinden kapanıyor mu?
• Hatırlatma: Vadesi geçen faturalar için müşteriye hatırlatma gönderilebiliyor mu?

Bölüm 4 · Operasyon Stok, mali müşavir erişimi ve veri taşıma

Ürün satıyorsanız stok modülü ayrı bir program değil, faturayla aynı kayıt olmalı. Fatura kesildiğinde stok düşmeli, irsaliye faturaya aktarılabilmeli, birden fazla depo varsa depolar arası transfer yapılabilmeli.

Mali müşavir erişimi sık atlanan bir kriterdir. Müşavirinize belgeleri her ay e-postayla mı göndereceksiniz, yoksa kendisi sınırlı bir rolle sisteme girip faturaları, giderleri ve raporları mı görecek? İkincisi ay sonunu ciddi biçimde kısaltır. İş bölümünü mali müşavirle verimli çalışma yazısında anlattık.

Veri taşıma ise geçişin kendisidir. Eski programdan ya da Excel'den müşteri, tedarikçi, ürün ve açılış bakiyelerini aktarabiliyor musunuz? Daha önemlisi, yarın bırakmak isterseniz verinizi dışarı alabiliyor musunuz? Geçiş planı için muhasebe programı değiştirme yazısına bakın.

Bölüm 5 · Güvenlik Bulut ön muhasebe güvenli mi? Mobil erişim ve güvenlik

Bulut ön muhasebe, programın bilgisayarınıza kurulmadığı, tarayıcıdan ve telefondan erişildiği modeldir. Avantajı her yerden erişim ve kurulum derdinin olmamasıdır; karşılığında güvenlik ayarlarına dikkat etmeniz gerekir.

Güvenlikte sorulacaklar

• İki adımlı doğrulama var mı?
• Kullanıcılara rol bazlı yetki verilebiliyor mu (satış ekibi giderleri görmesin gibi)?
• Kim neyi ne zaman değiştirdi, bir işlem geçmişinde görünüyor mu?
• Banka ve ödeme anahtarları şifreli saklanıyor mu?
• Verinin tamamını dışa aktarabiliyor musunuz?
• Telefon uygulaması ya da mobil uyumlu ekranlar var mı?

Ekip içinde yetkiyi nasıl dağıtacağınızı ekip yetkileri ve veri güvenliği yazısında ayrıntılı anlattık.

Bölüm 6 · Fiyat Ön muhasebe programı fiyatları neye göre değişir?

Ön muhasebe programı fiyatları dört modelden birine ya da karışımına göre belirlenir. Liste fiyatı tek başına bir şey söylemez; yıllık toplam maliyete bakmak gerekir.

Ücretsiz ön muhasebe programı arıyorsanız şu sınırlara bakın: aylık belge sayısı, kullanıcı sayısı, e-Belge desteği, dışa aktarma ve destek. Ücretsiz sürümde veriyi dışarı alamıyorsanız asıl bedeli geçiş günü ödersiniz.

Fiyatlar KDV dahildir ve paketteki site, mağaza ve SEO modüllerini de kapsar. Kontör bedeli e-Belge sağlayıcınızın tarifesine göre değişir.

Bölüm 7 · Liste Ön muhasebe programı kontrol listesi

Demo görüşmesine bu listeyle girin. Her maddeye “evet”, “hayır” ya da “yakında” yazın; “yakında” yazdığınız maddelerin sizin için ne kadar acil olduğuna ayrıca karar verin.

On kriter

• e-Fatura ve e-Arşiv: hangi sağlayıcılar, belge türü otomatik mi, kontör nasıl ödeniyor?
• Gelen e-Faturalar gider olarak kendiliğinden düşüyor mu?
• Cari kart, ekstre, vade ve kredi limiti takibi var mı?
• Kısmi tahsilat, ödeme hatırlatması ve kartla ödeme linki var mı?
• Banka ekstresi yükleyip havaleleri faturalarla eşleştirebiliyor muyum?
• Stok, depo, irsaliye ve fiyat listesi faturayla aynı kayıtta mı?
• Mali müşavirim sınırlı bir rolle girebiliyor mu?
• Excel'den ve eski programdan açılış bakiyeleriyle veri aktarabiliyor muyum, verimi dışa alabiliyor muyum?
• İki adımlı doğrulama, roller ve işlem geçmişi var mı, telefondan kullanabiliyor muyum?
• Yıllık toplam maliyet ne kadar, hangi özellik ek ücretli?

Bölüm 8 · Ürün Heyşirket bu listeyi nasıl karşılıyor?

Heyşirket'te ön muhasebe, şirket panelinizin bir modülüdür; web sitesi, mağaza ve SEO ile aynı girişten kullanılır. Aşağıdaki tablo bugünkü durumu gösteriyor. “Yol haritasında” yazanlar bugün yoktur.

Fiyat tarafında ön muhasebe ayrı bir abonelik değildir. Profesyonel (699,99 TL/ay veya 6.999,90 TL/yıl), Premium (14.999 TL/ay veya 149.990 TL/yıl) ve Özel paketlere dahildir; fiyatlar KDV dahildir. Ücretsiz Başlangıç paketinde ön muhasebe yoktur. Sağlayıcı bağlantısı için e-Belge sağlayıcısını bağlama, veri geçişi için veri içe aktarma rehberine bakın.

Listeyi kendi ekranınızda deneyin Bir müşteri seçin, kalemleri girin ve faturanın önizlemesine bakın; e-Belge bağlantısı tamamlanmadan da taslak olarak saklayabilirsiniz. Yeni fatura oluştur

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi