Ekip ve güvenlik · 5 dk okuma · Güncellendi:
Ekip ve roller: kullanıcı davet etme ve yetki verme
Herkesin her şeyi görebildiği bir muhasebe programı, kimsenin hiçbir şeyden sorumlu olmadığı bir programdır. Rolleri doğru dağıtmak beş dakikanızı alır.
Kısaca
- Kullanıcılar Ayarlar içindeki Kullanıcılar sekmesinden (/settings?tab=users) Kullanıcı davet et düğmesiyle eklenir.
- Davet edilen kişi şifresini kendisi belirler; güvenli şifre bağlantısı 24 saat geçerlidir.
- Yedi rol vardır: Sahip, Yönetici, Mali müşavir, Finans, Satış, Stok ve Görüntüleyici; ayarları ve kullanıcıları yalnız Sahip ve Yönetici yönetir.
- Bir kullanıcının erişim durumu Erişimi kapalı yapıldığında açık web oturumları hemen kapatılır.
- İşletmede her zaman en az bir aktif yönetici bulunmak zorundadır; sistem son yöneticinin erişimini kapatmanıza izin vermez.
Atlas Kahve'nin satış sorumlusu her gün kafelere fatura kesiyor. Depo sorumlusu çekirdek girişlerini işliyor. Mali müşavir ay sonunda raporları indiriyor. Üçü de aynı programa giriyor, ama hiçbiri diğerinin işine dokunamıyor.
Bunu sağlayan şey rollerdir. Bu rehberde kullanıcı davet etmeyi, doğru rolü seçmeyi ve ayrılan bir çalışanın erişimini tek tıkla kapatmayı göreceksiniz.
Bölüm 1 · Tur Bu ekranda neler var?
Kullanıcılar sekmesi, firmanıza erişimi olan herkesin adını, e-postasını, rolünü ve erişim durumunu gösteren listedir. Ayarlar'da soldaki Kullanıcılar satırından açılır.
- 1. Kullanıcı davet et
- 2. Kullanıcı rolü (Sahip, Satış, Stok, Mali müşavir)
- 3. Erişim bilgilerini gönder
Her satırda iki yardımcı düğme daha vardır: Hoş geldin ve şifre bağlantısı yeni bir şifre belirleme bağlantısı gönderir, Erişim bilgilerini gönder ise kullanıcıya giriş bilgilerini hatırlatan bir e-posta yollar.
Bölüm 2 · Roller Hangi rol neye erişebilir?
Rol, bir kullanıcının hangi kayıtları görebileceğini ve hangilerini değiştirebileceğini belirleyen yetki paketidir. Heyşirket'te yedi rol bulunur ve her biri belirli bir iş tanımına göre kurgulanmıştır.
| Rol | Kime uygun? | Yapabildikleri | Yapamadıkları |
|---|---|---|---|
| Sahip | Firma sahibi | Her şey: kayıtlar, raporlar, kullanıcılar, ayarlar, entegrasyonlar | — |
| Yönetici | Ortak, genel müdür | Sahip ile aynı tam yetki | — |
| Mali müşavir | Dış muhasebeci | Müşteri, fatura, tahsilat kaydı; fatura iptali; raporları görme ve dışa aktarma; stok ve satın almayı görme | Kullanıcı ve ayar yönetimi, entegrasyonlar, stok hareketi girme |
| Finans | Muhasebe/finans çalışanı | Tahsilat ve ödeme kaydı; raporları görme ve dışa aktarma | Fatura kesme, müşteri düzenleme, stok |
| Satış | Satış temsilcisi | Müşteri ekleme/düzenleme, fatura hazırlama, stok görme | Fatura iptali, tahsilat kaydı, raporlar |
| Stok | Depo sorumlusu | Ürün, depo ve satın alma kayıtları | Fatura kesme, tahsilat, raporlar |
| Görüntüleyici | Ortak, yatırımcı, denetçi | Kayıtları ve raporları salt okunur görme | Hiçbir değişiklik |
Doğru rolü seçtiniz; şimdi daveti gönderme zamanı.
Bölüm 3 · Uygulama Adım adım kullanıcı davet etme
Adım adım kullanıcı davet etme
Kullanıcılar sekmesini açın
Sağ üstteki profil menüsünden Ayarlar satırına, ardından soldaki Kullanıcılar sekmesine tıklayın.
Kullanıcılar sekmesini açın - 1. Kullanıcı davet et
- 2. Kullanıcı rolü (Sahip, Satış, Stok, Mali müşavir)
- 3. Erişim bilgilerini gönder
Davet penceresini açın
Sağ üstteki Kullanıcı davet et düğmesine basın. Açılan pencerenin altında “Güvenli şifre belirleme bağlantısı 24 saat geçerlidir” notu yer alır.
Kişinin bilgilerini girin
Ad, Soyad ve E-posta adresi alanlarını doldurun. E-posta adresi, kişinin giriş yaparken kullanacağı adres olacağı için iş adresini tercih edin.
Rolü seçin
Yetki rolü listesinden kişinin işine uygun rolü seçin: Satış — günlük satış işlemleri, Mali müşavir — finansal erişim, Finans — tahsilat ve raporlar, Stok — depo ve satın alma, Görüntüleyici — salt okunur ya da Yönetici — tam yetki.
Daveti gönderin
Daveti gönder düğmesine basın. Kişi listeye Davet bekliyor durumuyla eklenir ve şifresini kendi belirler; şifre e-postada gönderilmez, size de gösterilmez.
E-posta ulaşmazsa bağlantıyı paylaşın
E-posta gönderilemediğinde ekranda Tek kullanımlık davet bağlantısı hazır kutusu açılır. Bağlantıyı kopyala ile alıp kişiye güvenli bir kanaldan iletin; bağlantı 24 saat geçerlidir.
Bölüm 4 · Değişiklik Rol nasıl değiştirilir, erişim nasıl kapatılır?
Bir kullanıcının rolünü ya da erişim durumunu değiştirmek için satırın sonundaki üç nokta düğmesine basarsınız. Açılan pencerede Yetki rolü ve Erişim durumu alanları bulunur.
- Yetki rolü listesinden yeni rolü seçin.
- Çalışan ayrıldıysa Erişim durumu alanını Erişimi kapalı yapın.
- Erişimi kaydet düğmesine basın. Değişiklik kullanıcıya e-postayla bildirilir.
Erişimi kapatılan kullanıcının açık web oturumları anında sonlandırılır. Kayıtları silinmez; kestiği faturalar ve girdiği tahsilatlar işlem geçmişinde adıyla durmaya devam eder.
Bölüm 5 · Neden önemli? İşin mantığı: en az yetki ilkesi
En az yetki ilkesi, her kişiye yalnızca işini yapmaya yetecek kadar erişim vermek demektir. Hata yapma ihtimalini de, bir hesabın ele geçirilmesi hâlinde oluşacak zararı da küçültür.
Rolleri ayırmak aynı zamanda iç kontroldür: faturayı kesen kişi ile tahsilatı kaydeden kişi farklı olduğunda, kayıtların birbirini doğrulama şansı artar. Konuyu daha geniş ele aldığımız ekip yetkileri ve veri güvenliği yazısına da göz atın.
Yetkileri dağıttıktan sonraki doğal adım, her kullanıcının girişini iki adımlı doğrulama ile korumaktır.
Kaç kişiyi Yönetici yapmalıyım?
En az iki kişi önerilir: biri izinde veya ulaşılamaz olduğunda diğeri kullanıcıları ve ayarları yönetebilsin. Ama gerekenden fazla yönetici, en az yetki ilkesini zayıflatır; günlük işleri yapan kişilere işine uygun rolü verin.
Davet bağlantısının süresi dolarsa ne yaparım?
Kullanıcı satırındaki Hoş geldin ve şifre bağlantısı düğmesine basarak yeni bir bağlantı gönderin. Her bağlantı 24 saat geçerlidir.
Davet ederken “Bu e-posta adresiyle kayıtlı bir kullanıcı zaten var” uyarısı alıyorum. Ne yapmalıyım?
Bu adres Heyşirket'te zaten kayıtlı demektir. Kişiden başka bir iş e-postası isteyin ya da durumu çözmek için info@heysirket.com veya WhatsApp 0530 681 36 16 üzerinden destek ekibine yazın.
Erişimi kapatılan kullanıcıyı geri açabilir miyim?
Evet. Üç nokta menüsünden Erişim durumu alanını Aktif yapıp Erişimi kaydet demeniz yeterlidir.
Davet ederken neden Sahip rolünü göremiyorum?
Sahip rolü firmayı açan kişiye aittir. Tam yetkili ek kişiler için Yönetici — tam yetki rolünü kullanın.
Ekibinizi davet edin Satış, finans, stok ve mali müşavir rollerini ayırarak herkese işine yetecek erişimi verin. Kullanıcıları aç
Yazar: Heyşirket Editör Ekibi