Stok yönetimi · 12 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-12

Stok yönetimi temelleri: sayım, minimum stok, ABC analizi, maliyet ve irsaliye

Stok, rafta bekleyen nakittir. Bu yazı o nakdi saymayı, korumayı ve doğru değerlemeyi; bir mali müşavirin size masada anlatacağı sırayla ele alıyor.

Kısaca

• Minimum stok, ortalama günlük tüketim ile tedarik süresinin çarpımına emniyet stoğu eklenerek bulunur.
• ABC analizi, ürünleri yıllık tüketim değerine göre sıralayıp sayım ve sipariş dikkatini değeri yüksek az sayıdaki kaleme yoğunlaştırır.
• Fiyatların yükseldiği dönemde FIFO, ortalama maliyete göre daha düşük satılan malın maliyeti ve daha yüksek dönem sonu stok değeri verir.
• İrsaliye malın sevkinden önce düzenlenir; fatura teslimden itibaren en geç 7 gün içinde kesilir.
• Brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerindeki mükellefler, eşiği aştıkları yılı izleyen yılın Temmuz ayı başından itibaren e-İrsaliye düzenlemek zorundadır.

Atlas Kahve Kavurma'nın kurucusu yıl sonu sayımında bir şey fark etti: depoda 1,2 milyon TL'lik yeşil çekirdek duruyordu, ama banka hesabı maaş gününü zor karşılıyordu. Satışlar iyiydi. Para nereye gitmişti?

Cevap rafta duruyordu. Altı ay yetecek kadar Brezilya çekirdeği, iki haftada biten Etiyopya çekirdeğinin yanında bekliyordu. Bu yazıda stok yönetiminin altı temel aracını, bir kavurma atölyesinin gerçek rakamlarıyla göreceksiniz. Yazının sonunda, bu sabah kendi stoğunuza bakıp “hangi ürüne para bağladım?” sorusunu cevaplayabileceksiniz.

Bölüm 1 · Temel Stok yönetimi nedir, neden nakit yönetimidir?

Stok yönetimi, doğru ürünü doğru miktarda, doğru yerde ve doğru maliyetle tutma disiplinidir. Amaç stoğu sıfırlamak değil, satışı kaçırmayacak kadar az, nakdi kilitlemeyecek kadar çok tutmaktır.

Her paket kahve, satılana kadar ödenmiş ama geri dönmemiş paradır. Bu yüzden stok kararları, nakit akışı kararlarıyla aynı masada verilmelidir.

1. Satın alma — Nakit çıkar
2. Mal kabulü — Gelen irsaliye
3. Depoda bekleme — Sayım, transfer, fire
4. Sevk — Giden irsaliye
5. Fatura — Alacak doğar
6. Tahsilat — Nakit geri döner

Bu döngünün her halkasında bir kayıt gerekir. Bir halka eksik kalırsa, stok rakamı ile gerçek arasında fark açılır. Farkın ilk nerede yakalandığına bakalım: sayımda.

Bölüm 2 · Sayım Stok sayımı nasıl yapılır ve ne sıklıkla?

Stok sayımı, kayıttaki miktarı rafta fiziksel olarak sayılan miktarla karşılaştırıp farkı nedeniyle birlikte kayda geçirmektir. Yılda bir kez yapılan dönem sonu sayımı yasal bir alışkanlıktır, ama tek başına yetmez.

Küçük işletmeler için en işe yarayan düzen, döngüsel sayımdır: her hafta tüm depoyu değil, belirli bir ürün grubunu sayarsınız. Değeri yüksek ürünler sık, düşük olanlar seyrek sayılır. Hangi ürünün “yüksek değerli” olduğunu ise birazdan ABC analiziyle belirleyeceğiz.

1. Sayımı sevkiyatsız bir saatte yapın. Mal hareket ederken sayılan rakam güvenilmez.
2. Sayan kişiyi kayıt tutan kişiden ayırın. Aynı kişi hem kayıt hem sayım yaparsa hatalar görünmez kalır.
3. Kör sayım tercih edin. Sayan kişi beklenen miktarı görmeden saysın; sonra karşılaştırın.
4. Farkı nedeniyle yazın. “5 paket eksik” bilgi değildir; “5 paket numune, kayda geçmemiş” bilgidir.

Heyşirket'in sayım formu, her ürün için “Beklenen fiziksel” miktarı gösterir ve yalnız saydığınız ürünleri sayıma dahil eder; boş bıraktıklarınız dışarıda kalır. Bu, döngüsel sayımı doğal olarak destekler. Adımların tamamı depo ve stok hareketleri rehberinde.

Bölüm 3 · Eşik Minimum stok nasıl hesaplanır?

Minimum stok (yeniden sipariş noktası), ortalama günlük tüketim ile tedarik süresinin çarpımına emniyet stoğunun eklenmesiyle bulunur. Stok bu seviyeye indiğinde sipariş verirsiniz ki yeni mal gelene kadar rafta ürün kalsın.

Emniyet stoğu, tedarikçinin gecikmesine veya beklenmedik bir siparişe karşı tuttuğunuz tampondur. Çok yüksek tutarsanız nakit bağlarsınız, sıfır tutarsanız ilk gecikmede satış kaçırırsınız.

Stok 42 pakete indiğinde sipariş verilir. Satış hızı mevsimsel değişiyorsa hesabı her çeyrekte yenileyin.

Ne kadar sipariş vermeli?

Minimum stok ne zaman sipariş vereceğinizi söyler; ne kadar sipariş vereceğiniz ise ayrı bir karardır. Küçük ve sık sipariş nakdi korur ama sipariş başına kargo ve hazırlık maliyetini artırır. Büyük ve seyrek sipariş birim fiyatı düşürebilir ama rafta para bağlar.

Pratik bir yaklaşım şudur: A ürünlerinde tedarikçinin minimum sipariş miktarına yakın, sık siparişler verin; C ürünlerinde ise yılda birkaç kez toplu alın. Tedarikçi hacim indirimi teklif ettiğinde, indirimi fazladan stoğun size nakit olarak maliyetiyle karşılaştırın. Altı aylık stok için verilen %3 indirim, o paranın altı ay boyunca kasanızda olmamasının bedelini her zaman karşılamaz.

Eşiği belirlemek yarım iştir; hangi ürüne ne kadar dikkat edeceğinizi bilmeden her ürüne aynı özeni göstermeye çalışırsınız. Burada ABC analizi devreye girer.

Bölüm 4 · Öncelik ABC analizi nedir, nasıl yapılır?

ABC analizi, ürünleri yıllık tüketim değerine (yıllık satış miktarı × birim maliyet) göre büyükten küçüğe sıralayıp üç gruba ayırma yöntemidir. Uygulamada sık görülen tablo şudur: az sayıda ürün, stok değerinin büyük kısmını oluşturur.

Yüzde aralıkları bir kural değil, başlangıç noktasıdır. Kendi listenizi çıkarmak için son 12 ayın satış miktarlarını ürün bazında toplayın, birim maliyetle çarpın, büyükten küçüğe sıralayın ve kümülatif yüzdeye bakın. Bir hesap tablosu bu iş için fazlasıyla yeterlidir.

ABC analizinin asıl faydası zaman tasarrufudur. Atlas Kahve, 140 kalemin tamamını her ay saymak yerine 18 A ürününü haftalık saymaya başladığında, yıl sonu farkının büyük kısmı daha ilk ayda ortaya çıktı.

Bölüm 5 · Maliyet FIFO mu, ortalama maliyet mi? Stok nasıl değerlenir?

Stok değerleme, satılan malın maliyetini ve dönem sonunda elde kalan stoğun değerini belirleme yöntemidir. Aynı ürünü farklı fiyatlardan aldığınızda, satılan kilonun hangi fiyattan çıktığını bir yöntemle kabul etmeniz gerekir.

• FIFO (ilk giren ilk çıkar): Satılan mal, en eski alış fiyatından çıkmış kabul edilir. Elde kalan stok en yeni fiyatlarla değerlenir.
• Ağırlıklı ortalama maliyet: Dönemdeki tüm alışların toplam tutarı toplam miktara bölünür; satılan ve kalan her kilo aynı ortalama fiyatla değerlenir.

Fiyatların sürekli yükseldiği bir dönemde FIFO, satılan malın maliyetini daha düşük, dolayısıyla dönem kârını daha yüksek gösterir. Ortalama maliyet ise dalgalanmayı yumuşatır. İki yöntem de toplamda aynı parayı anlatır; fark, hangi dönemin kârına yansıdığıdır.

Fiyatı belirlerken hangi maliyeti esas alacağınız da bu seçimden etkilenir. Enflasyon döneminde satış fiyatını eski alış fiyatına göre belirlemek, rafı yenilerken zarar etmek demektir; bunu fiyatlandırma stratejisi yazısında ayrıntılı ele aldık.

Bölüm 6 · Kayıp Fire ve zayi olan mallar nasıl kaydedilir?

Fire, üretim, depolama veya taşıma sırasında malın doğası gereği oluşan miktar kaybıdır; zayi ise kırılma, bozulma, çalınma gibi olağan dışı kayıptır. Kahve kavurmada çekirdek nem kaybettiği için ağırlığın bir kısmı kaçınılmaz olarak eksilir; bu teknik firedir.

Her iki durumda da yapılması gereken aynıdır: miktarı kayda geçirin, nedenini yazın ve belgeleyin. Fark yalnız vergisel sonuçtadır.

Heyşirket'te faturasız bir kaybı Stok hareketi ekle formunda Çıkış hareketiyle kaydedebilir, ya da en sağlıklısı, düzenli sayımda farkın nedenini Genel not alanına yazarak işleyebilirsiniz. Hangi yolu seçerseniz seçin, kaybın tutanağını ayrıca saklayın.

Bölüm 7 · Lokasyon Birden fazla depoda stok nasıl takip edilir?

Birden fazla deposu olan işletmede stok yalnız “ne kadar” değil, “nerede” sorusuyla da takip edilir. Toplamda yeterli malınız olsa bile, mal yanlış depodaysa sipariş gecikir.

İyi bir kural: transferi plan değil, istisna haline getirin. Bir depo sürekli diğerinden mal istiyorsa, minimum stoku o depoda yanlış kurulmuştur. Transfer kayıtlarına üç ayda bir bakmak, stoğu baştan doğru yere koymanızı sağlar. Adımlar için depo transferi rehberine bakabilirsiniz.

Bölüm 8 · Belge İrsaliye ne zaman düzenlenir, e-İrsaliye kimler için zorunlu?

Sevk irsaliyesi, mal satıcının deposundan çıkmadan önce düzenlenen ve taşıma boyunca malın yanında bulunan belgedir. İrsaliyeyle sevk edilen mal için fatura, teslimden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir.

Ay sonu toplu fatura kesen işletmeler için tuzak şudur: her sevkin 7 günlük süresi ayrı işler. Ayın 2'sinde giden malın faturası ayın 30'unu bekleyemez. Sevk edilip faturası kesilmemiş fişleri haftada bir taramak bu riski kapatır. Adım adım akış irsaliye nasıl düzenlenir rehberinde.

Bölüm 9 · Uygulama Bu hafta stoğunuz için neler yapabilirsiniz?

Stok yönetimini düzene sokmak büyük bir proje gerektirmez; doğru sırayla atılan küçük adımlar yeter. Aşağıdaki liste, bir haftada tamamlanabilecek bir başlangıç planıdır.

Bir haftalık stok düzeni planı

• Stoklu ürünlerin kartlarında Stok takibi yap kutusunun işaretli, hizmetlerde kapalı olduğunu kontrol edin.
• Son 12 ayın satışlarıyla ilk ABC listenizi çıkarın ve A ürünlerinizi belirleyin.
• A ürünleri için minimum stok hesabını yapıp karttaki Minimum stok alanına yazın.
• A ürünlerini bu hafta sayın, farkları nedeniyle Stok sayımı üzerinden kaydedin.
• Fire ve numune çıkışları için ekipte kimin, nasıl kayıt gireceğini yazılı hale getirin.
• Sevk edilmiş ama faturası kesilmemiş sevk fişlerini tarayın; 7 günü yaklaşanları faturalayın.
• Brüt satış hasılatınızı 10 milyon TL e-İrsaliye eşiğiyle karşılaştırıp mali müşavirinizle konuşun.
• Stok değerleme yönteminizi mali müşavirinizle teyit edin ve fiyat hesaplarınızda aynı yöntemi kullanın.

Bu adımların ardından yıl sonu sayımı bir sürpriz olmaktan çıkar, sadece bir teyit olur. Atlas Kahve'nin kurucusunun yaşadığı “para rafta kalmış” anı da bir daha yaşanmaz; çünkü hangi ürüne ne kadar para bağladığınızı her hafta görürsünüz.

Stoğunuzun bugünkü fotoğrafına bakın Satılabilir stok, aktif depolar ve eşik altındaki ürünler tek ekranda. İlk döngüsel sayımınızı bu hafta başlatın. Stok ve depoları aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi