Ürün ve stok · 6 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-12

İrsaliye nasıl düzenlenir? Giden sevk fişi, sevk onayı ve faturaya aktarma

Mal kapıdan çıkmadan önce kayıt altına alınmalı. Bu rehber sevk fişini taslak olarak hazırlamayı, sevki onaylayıp stoğu düşmeyi ve aynı fişten faturaya geçmeyi anlatır.

Kısaca

• Heyşirket'te giden sevk fişleri Ürün ve stok menüsündeki Giden irsaliyeler ekranından Yeni sevk fişi düğmesiyle oluşturulur.
• Taslak sevk fişi stok değiştirmez; stok çıkışı yalnız Sevk et onayıyla, seçilen çıkış deposunda oluşur.
• Sevk edilmiş fişten Fatura taslağı oluştur ile fatura hazırlanır; bu faturada ürün, miktar ve depo değiştirilemez.
• e-İrsaliye mükellefleri irsaliyeyi malın fiili sevkinden önce elektronik ortamda düzenlemek zorundadır; Heyşirket'teki sevk fişi ekranı GİB'e e-İrsaliye iletmez.
• İrsaliyeyle sevk edilen mal için fatura, Vergi Usul Kanunu'na göre teslimden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir.

Atlas Kahve'nin aracı sabah 8'de Nişantaşı Bistro'ya 30 kilo çekirdek götürecek. Şoför yola çıkmadan sorar: “Belgesi nerede?” Fatura daha hazır değil, çünkü bistro ayın sonunda toplu fatura istiyor.

İşte sevk fişi bu boşluğu doldurur: malın kime, hangi depodan, hangi araçla gittiğini faturadan önce kaydeder. Bu rehberin sonunda bir sevki taslaktan faturaya kadar tek akışta yönetebileceksiniz; e-İrsaliye kurallarının sizi ne zaman bağladığını da öğreneceksiniz.

Bölüm 1 · Tur Bu ekranda neler var?

Giden sevk fişleri ekranı, müşteriye gönderilen malların sevk kaydını, taşıma ayrıntılarını ve stok çıkışını yönettiğiniz yerdir. Sol menüde Ürün ve stok grubundaki Giden irsaliyeler bağlantısıyla açılır.

• Arama ve filtre: “Fiş no, müşteri veya sipariş no ara” kutusu ve Tüm durumlar filtresiyle Taslak, Sevk edildi veya İptal fişleri ayırırsınız.
• Sevk fişi / müşteri: Fiş numarası (IRS-yıl-kod biçiminde), müşteri adı, kalem sayısı ve varsa müşteri sipariş numarası.
• Taşıma: Kendi aracımız, Nakliyeci veya Kargo.
• İşlem: Taslakta Sevk et ve İptal; sevk edilmiş fişte Fatura taslağı oluştur veya daha önce oluşturulduysa Fatura taslağını aç.

Fiş satırına tıkladığınızda ayrıntı penceresi açılır: çıkış deposu, adres, taşıyıcı ve sürücü bilgisi ve her kalemin fiyat anlık görüntüsüyle KDV oranı.

Bölüm 2 · Uygulama Adım adım: sevk fişi düzenleyin ve sevki onaylayın

Sevk fişi iki aşamalıdır: önce taslak oluşturulur, mal fiziksel olarak çıkarken Sevk et ile onaylanır. Bu ayrım, hazırlanıp gönderilmeyen bir sevkin stoğu boşuna düşmesini engeller.

Adım adım giden sevk fişi

1. Formu açın

   Giden irsaliyeler ekranında Yeni sevk fişi düğmesine basın. “Yeni giden sevk fişi” formu açılır.

   

2. Müşteri, depo ve tarihi seçin

   Müşteri * listesinden müşteriyi seçin; kayıtlı adresi Sevk adresi alanına otomatik gelir. Çıkış deposu * varsayılan depoyla dolu gelir, gerekirse değiştirin. İrsaliye tarihi * alanını kontrol edin; varsa Müşteri sipariş no yazın.

3. Taşıma bilgilerini girin

   Taşıma yöntemi alanında Kendi aracımız, Nakliyeci veya Kargo seçin. Nakliyeci ve kargoda firma adı zorunludur. Sürücü adı, Sürücü VKN/TCKN, Plaka ve Dorse plakası alanlarını doldurun.

4. Kalemleri ekleyin

   “Sevk kalemleri” bölümünde Ürün seçin listesinden ürünü seçip miktarı yazın; yeni satır için Kalem ekle deyin. Yalnız stok takibi açık ürünler eklenebilir ve aynı ürün bir fişte bir kez yer alır.

5. Taslağı kaydedin

   Taslak sevk fişi oluştur düğmesine basın. Fiş listede Taslak durumuyla görünür; stok henüz değişmemiştir.

   

6. Mal çıkarken sevki onaylayın

   Mal araca yüklendiğinde fiş satırındaki Sevk et düğmesine basın ve onay penceresini kabul edin. Çıkış deposunda her kalem için stok çıkışı oluşur, durum Sevk edildi olur.

   

7. Faturaya aktarın

   Sevk edilmiş fişte Fatura taslağı oluştur düğmesine basın. Fatura ekranı müşteri, kalemler, fiyatlar ve depo dolu olarak açılır; not alanına sevk fişi numarası eklenir. Kontrol edip faturayı tamamlayın.

Bölüm 3 · Fiyat Sevk fişindeki fiyatlar nereden gelir?

Sevk fişindeki her kalem, fiş oluşturulduğu andaki fiyatı “fiyat anlık görüntüsü” olarak saklar. Müşteriye atanmış bir fiyat listesi varsa liste fiyatı, yoksa ürün kartındaki birim fiyat kullanılır.

Bu sayede ay sonunda faturaya geçtiğinizde, arada katalog fiyatı değişmiş olsa bile sevk edilen malın fiyatı korunur. Moda Sahil Kafe'ye 1 Ekim'de liste fiyatıyla giden çekirdek, 15 Ekim'deki zamdan etkilenmez.

Bölüm 4 · Mevzuat İşin mantığı: irsaliye ne zaman, hangi kurala göre düzenlenir?

Sevk irsaliyesi, malın satıcının deposundan çıkıp alıcıya ulaşana kadar yanında bulunması gereken taşıma belgesidir. Fatura satışın, irsaliye ise taşımanın belgesidir; ikisi aynı şey değildir.

Pratik sonuç şudur: ay sonu toplu fatura kesiyorsanız bile her sevkin 7 günlük süresi ayrı işler. Sevk fişlerinizi Sevk edildi filtresiyle haftada bir tarayıp faturası oluşmamış olanları aktarmak, süre aşımını önler. Konunun satış süreci tarafını tekliften faturaya satış süreci yazısında anlattık.

İlk sevk fişinizi hazırlayın Yarın çıkacak sevkiyatı bugün taslak olarak kaydedin; mal yüklenirken tek tıkla onaylayın. Giden irsaliyeleri aç

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi