e-Belge · 13 dk okuma · Güncellendi: 2026-10-12

e-Defter ve e-Dönüşüm: hangi e-Belge ne zaman zorunlu, işletmenizi nasıl hazırlarsınız?

Bir gün e-Fatura'ya, ertesi yıl e-Defter'e, sonra e-İrsaliye'ye geçtiğinizi fark edersiniz. e-Dönüşüm aslında bir merdivendir; hangi basamakta durduğunuzu bilirseniz bir sonrakine sürprizsiz çıkarsınız.

Kısaca

• Bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler 1 Ocak 2025'ten itibaren e-Defter tutmak zorundadır; bu tarihten sonra işe başlayan bilanço esası mükellefler de defterlerini baştan e-Defter olarak tutar.
• Aylık yüklemede e-Defter beratları, ilgili ayı izleyen dördüncü ayın 10'una (gelir vergisi mükellefleri) veya 14'üne (kurumlar vergisi ve diğer mükellefler) kadar GİB'e yüklenir; Aralık dönemi yıllık beyanname takvimine bağlıdır.
• Genel kural olarak brüt satış hasılatı 3 milyon TL'yi aşan mükellefler izleyen yılın 1 Temmuz'unda e-Fatura'ya, e-Fatura mükellefi olup hasılatı 10 milyon TL'yi aşanlar e-İrsaliye'ye geçer.
• Defter ve belgeler VUK'a göre 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu'na göre 10 yıl saklanır; pratikte 10 yılı esas almak güvenlidir.
• Ön muhasebe programı e-Defter tutmaz; defteri mali müşavir tutar. Ön muhasebenin görevi, deftere girecek belgeleri eksiksiz ve zamanında hazırlamaktır.

Atlas Kahve'nin kurucusu Deniz Hanım, şirketi kurduğu ilk yıl bir defterin noterde onaylatıldığını, ciltlendiğini ve rafa kaldırıldığını hatırlıyor. Bugün aynı şirketin yevmiye defteri hiçbir rafta durmuyor; her ay elektronik olarak oluşturuluyor, imzalanıyor ve beratı GİB'e yükleniyor.

Bu değişim tek bir kararla olmadı. Önce e-Fatura geldi, sonra e-Arşiv, ardından e-Defter. Bir sonraki basamak, belki e-İrsaliye. Yazının sonunda, işletmenizin bu merdivende nerede durduğunu ve bir sonraki zorunluluğa ne kadar uzak olduğunu birkaç soruyla bulabileceksiniz.

Bölüm 1 · Harita e-Dönüşüm nedir, hangi belgeleri kapsar?

e-Dönüşüm, faturadan deftere kadar vergisel belge ve kayıtların kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenmesi, saklanması ve gerektiğinde Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) iletilmesi sürecinin genel adıdır. Her belgenin kendi zorunluluk kuralı vardır; ama hepsi aynı mantıkla birbirine bağlanır.

1. e-İrsaliye — Mal yola çıkar
2. e-Fatura / e-Arşiv — Satış belgelenir
3. Ön muhasebe — Tahsilat ve cari
4. e-Defter — Mali müşavir kaydeder
5. Berat — GİB'e yüklenir

Bu zincirde her halka bir öncekinden beslenir. e-Fatura'nız eksikse defter eksik kalır; defter eksikse beyanname yanlış olur. Bu yüzden önce haritanın tamamına bakalım.

Tablonun en alt satırı, çoğu KOBİ için en az bilinen ama en geniş kapsamlı olanıdır: e-Defter.

Bölüm 2 · e-Defter e-Defter kimler için zorunlu?

e-Defter, yevmiye defteri ile büyük defterin (kebir) elektronik ortamda oluşturulması, mali mühür veya e-imzayla imzalanması ve beratının GİB'e yüklenmesidir. 8 Kasım 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği'ndeki değişiklikle, bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler 1 Ocak 2025'ten itibaren e-Defter uygulamasına dahil edildi.

• Bilanço esasında defter tutanlar: Zorunlu olarak ya da tercihen bilanço esasında defter tutan herkes e-Defter tutar. Limited ve anonim şirketlerin tamamına yakını bu gruptadır.
• Yeni kurulan şirketler: 1 Ocak 2025 ve sonrasında işe başlayan bilanço esası mükellefler, defterlerini işe başlama tarihinden itibaren e-Defter olarak tutar; kâğıt defter tutulamaz.
• e-Fatura'ya geçmek zorunda olanlar: e-Fatura zorunluluğu, e-Defter zorunluluğunu da beraberinde getirir.
• İşletme hesabı esasında defter tutanlar ve serbest meslek erbabı: Kayıtlarını kural olarak GİB'in Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutar; e-Defter ile karıştırmayın.

Bu değişikliğin sevindirici bir yanı da var: e-Defter tutan mükellefler için yevmiye ve büyük defterin noter açılış ve kapanış onayı ortadan kalktı. Envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi defterlerin Türk Ticaret Kanunu'ndaki onay yükümlülükleri ise devam ediyor.

Kimin geçeceği netleşti. Asıl takvim ise her ay yeniden işleyen bir süreçte saklı: berat.

Bölüm 3 · Berat e-Defter beratı nedir, ne zaman yüklenir?

Berat, bir dönemin e-Defter dosyasının özetini taşıyan ve GİB'in onayıyla dönen elektronik belgedir. Defterin kendisi mükellefte kalır; berat ise defterin o dönem için oluşturulduğunu ve değiştirilmediğini kanıtlar.

Kural kısaca şöyle: aylık yüklemede berat, ilgili ayı izleyen dördüncü ayın 10'una (gelir vergisi mükellefleri) veya 14'üne (kurumlar vergisi ve diğer mükellefler) kadar yüklenir. Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercih edenler için süreler üç aylık dönemlere göre belirlenir.

Berat süresi dört ay gibi görünse de, defterin kendisi ay içinde tutulur. Mali müşavirinizin bir ayı kapatabilmesi için o ayın bütün satış, gider ve banka hareketlerinin önüne gelmesi gerekir. Geç gelen her belge, ya düzeltme kaydı ya da gecikmiş bir berat demektir.

Defter tutuldu, beratı yüklendi. Peki bu dosyalar ne kadar süre saklanmalı?

Bölüm 4 · Saklama e-Defter ve e-Belgeler kaç yıl saklanır?

Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesine göre defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl saklanır. Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi ise ticari defterler ve belgeler için 10 yıllık saklama süresi öngörür. Şirketler için pratikte esas alınması gereken süre 10 yıldır.

• 5 yıl VUK md. 253 · vergi açısından saklama
• 10 yıl TTK md. 82 · ticari defter ve belgeler
• 4. ay Aylık berat yükleme · dönemi izleyen

Elektronik saklama, kâğıt saklamadan daha kolay ama daha az affedicidir. Bir rafı kaybetmek zor; bir sunucu hesabını, bir USB belleği ya da e-Belge sağlayıcısındaki erişimi kaybetmek kolaydır. GİB'in ücretsiz portallarının belgeleri sınırlı süre tuttuğunu, kalıcı arşivin sizin sorumluluğunuzda olduğunu unutmayın.

Saklama düzenini kurduktan sonra asıl soru şuna dönüşür: sıradaki zorunluluk ne zaman kapınızı çalacak?

Bölüm 5 · Eşikler e-Fatura'ya ve e-İrsaliye'ye ne zaman geçersiniz?

e-Fatura'ya geçiş, genel kural olarak bir hesap dönemindeki brüt satış hasılatının 3 milyon TL'yi aşmasıyla doğar ve geçiş eşiğin aşıldığı yılı izleyen yılın 1 Temmuz'unda yapılır. e-İrsaliye için eşik, e-Fatura mükellefi olmak şartıyla 10 milyon TL'dir.

Hasılat hesabında yalnız ana faaliyet satışları değil, sabit kıymet satışları da dikkate alınır. Kâr veya tahsilat tutarı değil, faturalanan brüt satış esas alınır. Bu yüzden şirket aracını sattığınız bir yıl, sizi beklemediğiniz bir anda eşiğin üstüne taşıyabilir.

Araç satışı olmasaydı hasılat 2.850.000 TL ile eşiğin altında kalacaktı. Bu örnekte işletme 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-Fatura mükellefi olur. İşletme e-ticaret yapıyorsa 500 bin TL'lik sektörel eşik uygulanabilir; kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.

e-Fatura'ya geçtiğiniz an iki şey değişir. Birincisi, e-Fatura mükelleflerine artık kâğıt veya e-Arşiv değil e-Fatura kesersiniz. İkincisi, e-Defter yükümlülüğü gündeme gelir; bilanço esasındaysanız zaten e-Defter tutuyorsunuzdur. Bu iki belge türünün farkını e-Fatura ile e-Arşiv farkı yazısında ayrıntılı anlattık.

Bölüm 6 · Rol dağılımı Heyşirket e-Dönüşüm merdiveninin neresinde duruyor?

Heyşirket bir ön muhasebe programıdır; e-Defter tutmaz ve beyanname vermez. Görevi, deftere girecek bilgiyi doğru ve zamanında üretmektir: faturayı kesmek, gideri kaydetmek, tahsilatı ve ödemeyi izlemek, sonra hepsini mali müşavirinize eksiksiz ulaştırmak.

Heyşirket'te e-Fatura ve e-Arşiv, bağladığınız e-Belge sağlayıcısı üzerinden kesilir. Bugün kuruluma açık sağlayıcı Trendyol E-Faturam'dır ve pilot aşamadadır. Kurulum adımlarını e-Belge bağlantısı rehberinde anlattık; e-Belge kontörlerinin abonelikten ayrı ve sağlayıcı tarafından fiyatlandırıldığını da hatırlatalım.

Mali müşavirinizin defteri zamanında kapatabilmesi için ona portalda kendi erişimini vermek, e-postayla dosya taşımaktan çok daha düzenlidir. Heyşirket'te mali müşavir için ayrı bir yetki rolü vardır.

Mali müşavirinizi e-Dönüşüm düzeninize dahil edin

1. Kullanıcı olarak davet edin

   Ayarlar › Kullanıcılar bölümünde Kullanıcı davet et düğmesine basın; ad, soyad ve e-posta adresini girin.

   

2. Doğru rolü seçin

   Yetki rolü alanında Mali müşavir rolünü seçin ve Daveti gönder ile daveti iletin. Kullanıcı şifresini kendisi belirler; şifre e-postayla gönderilmez.

   

3. Ay sonu raporlarını paylaşın

   Gelir gider ve KDV raporlarında dönemi seçip CSV indir ile özetleri alın; mali müşaviriniz defteri kapatırken bu özetleri kendi kayıtlarıyla karşılaştırabilir.

   

Bu düzenin ayrıntıları için mali müşavirle çalışma ve ay sonu kapanış kontrol listesi yazılarımıza, ekip erişimleri için ekip ve roller rehberine bakabilirsiniz.

Bölüm 7 · Öz değerlendirme Merdivenin hangi basamağındasınız?

Yazının başında söz verdiğimiz soruların cevabı aşağıdaki listede. Her maddeye dürüstçe “evet” veya “hayır” deyin; “bilmiyorum” dediğiniz her madde, mali müşavirinize soracağınız bir sorudur.

e-Dönüşüm hazırlık listesi

• Şirketim bilanço esasında mı defter tutuyor, yani e-Defter kapsamında mı?
• Son iki yılın brüt satış hasılatını (sabit kıymet satışları dahil) biliyorum.
• Sektörüm 500 bin TL'lik e-Fatura eşiğine tabi mi (e-ticaret, gayrimenkul, motorlu taşıt)?
• e-Fatura mükellefiyim ve hasılatım 10 milyon TL'ye yaklaşıyor mu (e-İrsaliye)?
• Serbest meslek erbabından hizmet alıyorum ve e-SMM'leri düzenli topluyorum.
• e-Defter berat takvimim mali müşavirimin takviminde kayıtlı.
• Faturalar, gider belgeleri ve e-Defter dosyaları en az 10 yıl erişilebilir bir arşivde.
• Mali müşavirimin ön muhasebe kayıtlarıma kendi kullanıcısıyla erişimi var.

e-Dönüşümde geç kalan şirketin sorunu teknoloji değil, takvimdir. Eşiği bir yıl önceden gören şirket, geçişi bir pazartesi sabahı sakin sakin yapar.

Atlas Kahve'nin mali müşaviri

e-Belge bağlantınızı kontrol edin e-Fatura ve e-Arşiv için sağlayıcı kurulumunuzu tamamlayın, mali müşavirinizi kendi rolüyle ekibe ekleyin. E-belge ayarlarını aç

e-Dönüşüm bir kez kurulduğunda kendi kendine işleyen bir düzene dönüşür. Size kalan, eşikleri bir yıl önceden izlemek ve her ayı zamanında kapatmaktır.

Yazar: Heyşirket Editör Ekibi